Die Reisekostenabrechnung als Weg zu einer besseren Gleichstellung von Angestellten

Veröffentlicht am 6.11.2019 von Ines Bahr und Lauren Maffeo

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In einer kürzlich in Großbritannien durchgeführten Studie haben ein Drittel aller Arbeitnehmer*innen angegeben, dass große oder unerwartete berufliche Ausgaben sie vor finanzielle Probleme stellen können. Bei Konzernangestellten hält sich das Problem dank interner Richtlinien in Grenzen, bei Angestellten in KMU ist das Risiko höher. Und es ist nicht das einzige Problem in dieser Hinsicht.

Wer weiß, wie eine Reisekostenabrechnung auszusehen hat und was genau absetzbar ist, kann bei der nächsten Steuererklärung beträchtliche Summen sparen. Das gilt für Privatpersonen wie für kleine Unternehmen. Und auch Spesenmanagement-Software kann KMU helfen. Andersherum gilt: Wer nicht informiert und vorbereitet ist, den kann es am Ende des Steuerjahres schon mal kalt erwischen.

Sauber absetzen

Ein Unternehmen kann eine ganze Reihe Dinge absetzen. Dazu gehören unter anderem Reisekosten, Spesen und Bewirtungskosten. Aber Obacht: Das fällt in eine der Kategorien, bei denen das Finanzamt gerne mal besonders gründlich hinschaut!

Wenn Mitarbeiter*innen hier Rückerstattungen brauchen, muss das Unternehmen nachweisen können, dass diese auch tatsächlich valide sind. Statistisch gesehen sind die Chancen auf eine Betriebsprüfung für KMU in Deutschland eher gering, so wurden 2015 etwa 1,03 % aller Kleinstbetriebe, 3,22 % der Kleinbetriebe und 6,35 % der Mittelbetriebe kontrolliert.
Ob geprüft wird, ist normalerweise kein Zufall. Geprüft wird, wer von einem Finanzamtssachbearbeiter oder einer Sachbearbeiterin zur Prüfung vorgeschlagen wird. Auslöser dafür sind Verdachtsmomente, zum Beispiel:

  • Auffällig starke Umsatzschwankungen
  • Nicht vollständig erklärte Einnahmen
  • Im Verhältnis zum Umsatz außergewöhnlich hohe abgesetzte Ausgaben

Zu dieser dritten Gruppe gehören neben unverhältnismäßig hohen Materialkosten auch Reise- und Bewirtungskosten. Dokumentieren Mitarbeiter*innen ihre Ausgaben manuell, entstehen Inkonsistenzen, die wiederum zusätzliche Verwirrung stiften.

Dazu kommt, dass Angestellte so ihre Ausgaben oft nicht zeitnah einreichen, sondern am Ende des Jahres gesammelt. Wer kurz vor Ende des Steuerjahres noch schnell eine Reihe größerer Ausgaben geltend macht (in unserem Beispiel hohe Mitarbeiterausgaben), sieht schnell verdächtig aus.

Das Problem

Das Ausmaß des Problems wird in einer Umfrage von Allstar in Großbritannien besonders deutlich. Dabei kam heraus: Je geringer das Einkommen der Befragten, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, mit der sie eine Spesenabrechnung einreichen.

Insgesamt gab außerdem eine(r) von 10 Befragten an, für die eigenen Ausgaben aufzukommen, obwohl ihr Unternehmen eine Reisespesen-Richtlinie hat. Von 2.000 Befragen sagte über ein Drittel, dass sie das Einreichen ihrer Ausgaben vergäßen, und beinahe 60 % machen Ausgaben von unter 5 £ (knapp 6 €) nicht geltend.

Außerdem zeigten sich signifikante Unterschiede zwischen dem Abrechnungsverhalten von Männern und Frauen. Männer berichteten, im Schnitt 184,34 £ im Monat abzurechnen, Frauen 92,95 £.

Quartz hat sich die Studie ebenfalls angeschaut und weist darauf hin, dass

  • über 60 % der Frauen angeben, keine monatlichen Hotelausgaben zu haben. Bei den Männern sind das 47 %.
  • die Wahrscheinlichkeit deutlich höher war, dass Frauen monatliche Spesen unter 10 £ haben, während Männer beinahe doppelt so oft Spesen über 100 £ abrechnen.
  • Außerdem gaben Frauen häufiger an, dass ihre Ausgaben zu klein seien, um die Spesenabrechnung zu rechtfertigen und dass es ihnen peinlich wäre, danach zu fragen.

Ganz besonders deutlich zeigt die Allstar-Umfrage, wie wenig Angestellte eigentlich über die Abrechnungsrichtlinien in ihren Unternehmen wissen. Zwei Drittel aller Angestellten haben die firmeninterne Richtlinie nicht gelesen. Bei Angestellten großer Unternehmen hingegen war die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie mit internen Regelungen vertraut sind.

Nun hat Allstar in der Umfrage nicht angegeben, wie viele Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeiter*innen bzw. wie viele Unternehmen mit unter 100 Mitarbeiter*innen eine Reisekostenrichtlinie haben und ihren Angestellten zugänglich machen. Da ist also eine Deutungslücke. Aber in gewisser Hinsicht ist es nicht unerwartet, dass Ausgaben in großen Unternehmen eher geltend gemacht werden: Da sind die Prozesse meist automatisiert.

Egal, ob Firmenkreditkarte oder Upload in ein Spesenmanagementsystem, feste Prozesse erleichtern die Abrechnung. Im Gegensatz dazu ist der Aufwand für die Angestellten deutlich höher, wenn sie erst in Vorleistung gehen und die Unterlagen dann händisch über ihre persönlichen Geräte oder E-Mail-Konten hochladen müssen. Insofern ist nicht abwegig, dass diese Vorgehensweise weniger verbreitet ist.

Aber diese Ungerechtigkeit kannst du deinen Mitarbeitern (und ganz besonders den Mitarbeiterinnen!) ersparen. Und zwar, indem du eine Strategie erarbeitest, um deine Angestellten über deine Regelungen aufzuklären. Das ist zwar vielleicht keine spannende Aufgabe, aber es kann viel Zeit und Geld sparen – dir und deinen Mitarbeiter*innen. Nicht zuletzt kann es dazu beitragen, das Geschlechterungleichgewicht zumindest teilweise auszugleichen.

Die Lösung: Eine Richtlinie für die Reisekostenabrechnung – auch für die Budgetplanung

Hat man ein paar Jahre allein gearbeitet, bevor man seine(n) erste(n) Mitarbeiter*in eingestellt hat, ist das Erstellen einer Spesenrichtlinie sicher nicht das Erste, was einem einfällt. Das Problem daran: Sind erst einmal Teammitglieder da, die Ausgaben einreichen wollen, müssen und sollen, muss es eigentlich sofort geordnete Bahnen annehmen. Sonst ist das finanzielle Risiko fürs Unternehmen einfach zu groß. Denn nicht nur Reisekostenmanipulation und Spesenbetrug werden geahndet, auch für echte Fehler kann es Ärger geben.

Das wiederum bringt Unternehmen in Gefahr, besonders kleinere, die Strafzahlungen unter Umständen nicht so einfach wegstecken können.

„Geht die Sache vor Gericht, können Unternehmen [und gegebenenfalls die Eigentümer*innen] unter Umständen haftbar sein.“ Darauf verweist Chris Pang, der hier bei Capterra für Ausgabenverwaltungssoftware zuständig ist. „Sie haben keinen Überblick über laufende Ausgaben und können deshalb nicht vernünftig budgetieren. Wenn alle Mitarbeiter*innen ihre Ausgaben am Ende des Jahres einreichen und die Kosten nicht eingeplant sind, kann das ein echtes Problem werden.“

Zur Vermeidung derartiger Schwierigkeiten empfiehlt sich eine Spesenrichtlinie, die am besten gleich in die Budgetplanung eingebunden werden sollte. Hierfür wird im ersten Schritt eine Liste mit allen Mitarbeiter*innen erstellt, die beruflich Geld für Reisen oder anderweitige Ausgaben vorstrecken müssen. Im zweiten Schritt wird abgeschätzt, wie hoch diese Kosten am Tag sind und um wie viele Tage es eigentlich geht. Diese prognostizierten Kosten können dann als eigener Posten ins Budget aufgenommen werden.

Wie hoch diese Posten im Einzelnen sind, hängt von mehreren Faktoren ab. So haben Vertriebler*innen, die viel reisen und dabei auch mal Kund*innen einladen, sicher höhere Auslagen als Angestellte, die an kostengünstigen Weiterbildungen der örtlichen IHK teilnehmen. Entsprechend sollte nicht pauschal, sondern für jede Abteilung, ja am besten jede(n) Kolleg*in einzeln in Abhängigkeit der jeweiligen Tätigkeit eine Vorhersage getroffen werden.

Auf der Grundlage lässt sich dann eine saubere, detaillierte und damit auch hilfreiche Abrechnungsrichtlinie erstellen, in der man zum Beispiel Spesen auf 30 €/Tag beschränkt. Sind die Regeln erst einmal aufgestellt und alle Angestellten damit vertraut, können und werden sie sich auch daran halten und weder zu viel noch zu wenig abrechnen.

Die Richtlinie Angestellten und Externen zugängig machen

Das Erstellen einer Reisekosten- und Spesenrichtlinie mag ein wenig nerven, ist aber im Grunde der einfache Teil. Viel schwerer wird es, diese Richtlinie bei deinen Mitarbeiter*innen bekanntzumachen und dafür zu sorgen, dass sie sich daran halten. Denn sie kann nur eingehalten werden, wenn sie tatsächlich jede*r kennt und bei Fragen einfach darauf zugreifen kann, ohne erst jemanden aus der Buchhaltung aufzustöbern.

Hierfür empfiehlt sich zum Beispiel die Ablage deiner Spesenmanagement-Software oder im Mitarbeiterbereich deiner HR-Software. Liegt die Richtlinie an einem Ort, wo alle jederzeit darauf zugreifen können, wird die Compliance schnell steigen, denn dann können die Mitarbeiter*innen im Zweifelsfall einfach schnell nachschauen, wie etwas zu handhaben ist.

Die Richtlinie als Teil des Onboarding-Prozesses

Große Unternehmen erschlagen Neuzugänge am Anfang geradezu mit Material. Das ist für alle Beteiligten frustrierend, hat aber den großen Vorteil, dass alle neuen Mitarbeiter*innen wissen, was bei der Spesenabrechnung von ihnen erwartet wird und wie sie durchstarten können, ohne später ewig einzelne Informationen zusammentragen zu müssen.

Entsprechend empfiehlt es sich, bei der nächsten Neuanstellung (oder beim nächsten „festen Freien“) gleich auf die Richtlinie hinzuweisen und den oder die Betreffende wissen zu lassen, wo sie eingesehen werden kann.

Auch die Kontaktdaten eines Ansprechpartners sollten die neuen Mitarbeiter*innen haben, zum Beispiel die des entsprechenden Buchhalters oder der HR-Leiterin. Oder eben deine eigenen. Gib ihnen zu verstehen, dass sie sich bei Abrechnungsfragen jederzeit an dich wenden können.

„In Konzernen sind sich die Angestellten häufiger der Tatsache bewusst, dass es eine Richtlinie für die Dienstreiseabrechnung gibt und halten sich so eher an die Vorgaben des Arbeitgebers“, so Pang.

Und führt man die Richtlinie gleich zu Beginn ein, baut man späteren Rückfragen vor. Außerdem wissen alle Kolleg*innen dann genau, was sie geltend machen können und was nicht, sodass die Überlegung, dass eine Ausgaben „zu klein zum Einreichen“ sei, endgültig der Vergangenheit angehört.

Das meiste aus einer Spesenmanagement-Software herausholen

Ein vernünftiges Buchhaltungssystem ist für ein Unternehmen beinahe so wichtig wie ein solides Produkt. Und das ganz unabhängig davon, ob du nun auf automatisierte Prozesse setzt oder lieber Hand anlegst.

Auch eine dezidierte Lösung für das Spesenmanagement kann helfen. Pang zufolge bieten die hilfreichsten Tools folgende Features:

  • Apps für Smartphones und Tablets
  • Die Möglichkeit, Kreditkartenkonten einzubinden
  • Digitale Erfassung von Belegen

Deine Buchhaltungssoftware bietet keine ausreichenden Funktionen für die Reisekostenabrechnung? Dann schau dir doch mal an, ob sich vielleicht eine Spesenmanagementlösung integrieren lässt.

So können Auslagen auch über die klassische Buchhaltungssoftware sauber verwaltet werden, ohne dass gleich eine Neuanschaffung fällig ist.

In Quickbooks lassen sich zum Beispiel folgende Anwendungen einbinden:

 

Eine umfassende Liste mit entsprechenden Produkten findest du hier!

 

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