Projektaufgaben reduzieren und Projekt-Meilensteine erreichen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Veröffentlicht am 20.12.2019 von Ines Bahr und Lauren Maffeo

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Es gibt einen Trick, um Meilensteine im Projekt erfolgreich zu erreichen – und damit ist nicht gemeint, eine Nachtschicht einzulegen. Wer befürchtet, eine feste Deadline nicht einhalten zu können, kann den Umfang einer der darin enthaltenen Aufgaben reduzieren. Das gilt in besonderem Maße, wenn sich Meilensteine auch aus unwesentlichen Komponenten zusammensetzen.

Vermutlich klingt dieser Ratschlag erst mal kontraintuitiv. Schließlich gehört es zu den Grundsteinen des Projektmanagements, das zu liefern, was man versprochen hat. Doch in manchen Situationen ist es nicht nur akzeptabel, den Projektumfang zu reduzieren, sondern zwingend notwendig, um Projekt-Meilensteine zu erreichen.

Für Projekte, die nicht zum Abschluss gebracht werden, zahlen Unternehmensinhaber*innen einen hohen Preis. Einer Untersuchung vom Project Management Institute zufolge verschwenden Unternehmen 109 Millionen US-Dollar für jede in Projekte investierte Milliarde, wobei große Projekte besonders häufig scheitern. Gleichzeitig sind die Erwartungen an die Projektabwicklung höher als je zuvor. Der Anspruch ist nicht mehr bloß, dass eine Software veröffentlicht wird, sondern dass sie die Unternehmensstrategie vorantreibt.

Doch wenn Projektteams die Grundlagen nicht im Griff haben (und dazu gehört es, Projekt-Meilensteine pünktlich zu erreichen), wird es schwer, Geld zu sparen, statt es zu verschwenden. Und wenn das nicht passiert, führst du wahrscheinlich auch keine Projekte, die zum Wachstum deines Geschäfts beitragen werden. Das Reduzieren von Projektaufgaben kann an dieser Stelle eine entscheidende Rolle spielen.

Was sind Projekt-Meilensteine?

Meilensteine bezeichnen zentrale Punkte in einem Projekt. Angesichts der unterschiedlichen Länge und Dauer verschiedener Projekte können Teams mit Meilensteinen die Start- und Endpunkte wichtiger Phasen markieren.

Die Zahl der Meilensteine in einem Projekt hängt von seiner Dauer ab. Als Faustregel empfiehlt sich etwa ein Meilenstein pro Monat.

screenshot, gantt chart meilensteine übersichtIn Projektmanagement-Software festgelegte Meilensteine (Quelle)

Eine zentrale Eigenschaft eines Projektmanagement-Meilensteins ist: Er nimmt keine Zeit in Anspruch. Im Gegensatz zu Aufgaben, die zu Meilensteinen hinführen und deren Erledigung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, ist die Dauer eines Meilensteins gleich null. Das liegt daran, dass Meilensteine bestimmte Endpunkte innerhalb eines Projekts markieren.

Ein Meilenstein setzt sich aus verschiedenen Aufgaben zusammen. Wenn der Meilenstein beispielsweise darin besteht, einen Bug in einer Software zu fixen, muss eine Reihe bestimmter Anforderungen erledigt werden, bevor dieser Meilenstein erreicht ist.

So lassen sich Projektaufgaben reduzieren

An dem Punkt, an dem das Reduzieren des Projektumfangs erforderlich wird, sind die Projektplanungs- und Scoping-Phasen vermutlich bereits abgeschlossen. In diesen Phasen werden die Projektziele festgelegt und eingeschätzt, wie viel Zeit für das Erreichen der jeweiligen Ziele erforderlich ist. Wenn der Umfang von Projektaufgaben reduziert werden muss, hat üblicherweise bereits die Ausführungsphase des Projekts begonnen.

Das muss jedoch nicht bedeuten, dass die Deadline in Gefahr ist: Das Reduzieren – auch Descoping genannt – sollte sogar Bestandteil der Ausführungsphase von Softwareprojekten sein. Um herauszufinden, ob die Annahmen aus den Planungs- und Scoping-Phasen richtig sind, gilt es zu ermitteln, wie lange die Erledigung einer Aufgabe im Vergleich zur vorherigen Schätzung dauert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Reduzieren von Projektaufgaben in der Ausführungsphase:

1. Die Aufgabe analysieren

Noch bevor andere Personen involviert werden, besteht der erste Schritt darin, die Aufgabe zu analysieren, deren Umfang reduziert werden soll. Vor jeder Argumentation muss genau untersucht werden, welche Auswirkungen dies auf den Meilenstein und das Projekt hätte. Bei dieser Analyse sollte man sich fragen:

  • Wie wichtig ist diese Aufgabe für den Meilenstein? Ist sie ein „Must-have“ oder eher ein „nice to have“, ein nützliches Extra?
  • Warum sollte diese Aufgabe reduziert werden und nicht andere? Gibt es eine bessere Option?
  • Möchten noch andere Beteiligte diese Reduzierung? Wenn ja, was sind ihre Gründe?
  • Welche Auswirkungen wird die Reduzierung dieser Aufgabe auf die anderen Aufgaben des Meilensteins haben?

Nicht wenige Projekte scheitern an schlechter Kommunikation. Umso wichtiger ist es, klar darzulegen, warum das eigene Team gerade diese Aufgabe reduzieren sollte und wie dies den Einfluss des Teams auf die Geschäftsstrategie erhöhen wird.

2. Das Aufgabenziel und die Nutzeranforderungen gegeneinander abwägen

Sobald diese Argumentation niedergeschrieben wurde, gilt es zu erklären, wie die entsprechende Aufgabe – und ihr Descoping – das Nutzererlebnis verbessern werden. Wenn es sich beispielsweise um ein Projekt zur Entwicklung eines großen Softwareprodukts handelt, könnte die zu reduzierende „Aufgabe“ etwa ein Feature-Request von Nutzer*innen sein.

Um herauszufinden, ob diese Aufgabe in vollem Umfang ausgeführt werden sollte oder nicht, empfiehlt es sich, die eigenen Analysen mit den Bedürfnissen der Nutzer*innen in Bezug auf diese Funktion in Verbindung zu setzen. Wurde die Funktion von mehreren Nutzern gewünscht? Oder war es andersherum: Wurde sie kürzlich als „nice to have“-Zusatz zum Meilenstein aus dem Backlog geholt?

Im letzteren Fall handelt es sich um einen idealen Descoping-Kandidaten. Wenn eine harte Deadline ansteht, sollten unwesentliche Aufgaben ganz nach hinten auf die Prioritätenliste gesetzt werden.

3. Mit Ideenmanagement die Priorität der Aufgabe ermitteln

Deutlich einfacher wird das Zusammenbringen von Nutzeranforderungen und Aufgaben, wenn Ideenmanagement betrieben wird – ein Prozess, bei dem Ideen von Kolleginnen und Kunden gesammelt, kuratiert und priorisiert werden. So lässt sich ermitteln, ob die neue Funktion aus unserem Beispiel bereits vorher als wichtiger Punkt angesehen wurde und wo sie sich in der Hierarchie befindet.

Anfragen zur Reduzierung des Projektumfangs haben gleich viel bessere Chancen, wenn sie damit begründet werden, was Kolleg*innen und Kund*innen wollen. Ideenmanagement-Software (oder Projektmanagement-Software mit Funktionen für das Ideenmanagement) können dabei helfen, eine Aufgabe im Verhältnis zu den anderen, vom Projektteam verwalteten Ideen zu visualisieren.

Wer belegen kann, dass Stakeholder bestimmte Komponenten priorisieren, hat ein schlagkräftiges Argument dafür, dass sich alle Ressourcen darauf konzentrieren sollten und das Erreichen der Projekt-Meilensteine vorrangig behandelt wird.

4. Arbeitsaufwand vs. Stakeholder-Wert analysieren

Auch wenn eine solche Anfrage genehmigt wurde, ist noch nicht alles in trockenen Tüchern. Sobald geklärt ist, dass die Aufgabe, die reduziert werden soll, keine hohe Priorität für die Stakeholder hat, muss immer noch herausgefunden werden, wie viel Aufwand das dem Team spart.

Remy Kouffman, CEO von Knockout.AI und ehemaliger VP of Product and Business Development bei Destini Global, definiert dies als den Aufwand, den das Team erbringen muss, im Verhältnis zum tatsächlichen, an die Stakeholder gelieferten Wert. Der geringe Wert für die Stakeholder wurde bereits im vorherigen Schritt bestätigt, also muss als Nächstes ermittelt werden, wie das Descoping die Arbeit des Teams ändert.

„Dies kann beispielsweise mit der sogenannten ‚Stack-Rank-Methode‘ herausgefunden werden“, erklärt Kaufmann. „Bei dieser Methode wird jede Funktion auf einer Skala von eins bis fünf und jede potentielle Aufgabe nach dem Arbeitsaufwand (LOE bzw. Level of Effort) und dem Kundennutzen (CV bzw. Customer Value) eingeordnet.

Der Gesamtwert kann anschließend mit allen anderen Aufgaben oder Funktionen abgeglichen werden, um die wichtigsten zu ermitteln“, fährt Kaufmann fort. „Dies bietet außerdem eine zugänglichere Möglichkeit, den Entscheidungsprozess mit dem Rest des Teams zu teilen, damit alle auf demselben Stand sind.“

5. Das Projektteam um Feedback bitten

Die Stack-Rank-Methode bietet eine solide Grundlage für die nächste Phase dieses Prozesses. Bevor der Umfang einer Aufgabe reduziert werden kann, sollten das Projektteam und alle Stakeholder zusammenberufen werden.

In diesem Meeting wird begründet, warum dieser Vorgang sinnvoll ist, und man sich auf andere Dinge stärker konzentrieren sollte. Voraussetzung dafür ist, dass zuvor die Priorität der Aufgabe im Verhältnis zum Aufwand analysiert wurde, der von dem Team erwartet wird.

Bei diesem Meeting dreht sich aber längst nicht alles nur um die Person, die den Vorschlag einbringt: Genauso wichtig ist das Feedback vom Rest des Teams. Projektmanagement-Beraterin Cerila Gaillard rät dazu, dem Team folgende Fragen zu stellen:

  • Wie wirkt sich diese Entscheidung auf die anderen Aufgaben in unserem Projektplan aus?
  • Wird das Reduzieren dieser Aufgabe zu erhöhten Kosten führen? Falls ja, werden sich diese Kosten auf diese oder andere Aufgaben auswirken?
  • Ist es durchführbar, diese Aufgabe zu reduzieren? Falls nicht, was werden wir stattdessen priorisieren?
  • Schafft das Reduzieren dieser Aufgabe neue Risiken im Projekt? Falls ja, worin bestehen sie?

Besonders wichtig ist die Beantwortung dieser Fragen, wenn das Descoping von anderen Mitgliedern des Projektteams durchgeführt werden soll. Es gilt herauszufinden, wie sich die gewünschte Vorgehensweise auf die tägliche Arbeit der Teammitglieder auswirkt. Die Zusammenarbeit im gesamten Team ist dabei besonders wichtig: Jeder übersieht mal etwas oder betrachtet die Dinge nicht ganz objektiv und die gemeinsame Analyse der Situation hilft dabei, auch wirklich nichts zu übersehen.

6. Das Endergebnis analysieren

Sobald das Feedback aller Beteiligten erfasst wurde, ist es Zeit zu entscheiden, ob das Reduzieren der Aufgabe immer noch die beste Lösung ist.

Vielleicht haben die Überlegungen ergeben, dass es zwar sinnvoll wäre, aber mehr Aufwand bedeutet als erwartet. Vielleicht hat ein Stakeholder im Meeting erwähnt, dass dadurch Risiken entstehen, an die bei der Analyse noch nicht gedacht wurde.

Der letzte Schritt besteht also darin, als Projektleiter*in alle Daten noch einmal zu prüfen und sich zu fragen, ob die ursprünglichen Annahmen korrekt waren. So wichtig das Feedback des Teams auch ist, die endgültige Entscheidung liegt bei der Projektleitung, deren Rolle klar definiert sein sollte.

Selbst in kleinen Teams können Projekte zum Stillstand kommen, wenn niemand klar die Leitung übernimmt und Dinge festlegt. Die Aufgabe der Projektmanager*innen ist es, so fundierte Entscheidungen wie möglich dazu zu treffen, was für das Team, das Projekt und die Stakeholder am besten ist. Dabei sollten immer die Interessen des gesamten Teams in Vordergrund stehen – das stärkt auch das Vertrauen und die Zusammenarbeit für zukünftige Projekte.

7. Den Prozess schriftlich festhalten

Ein letzter Tipp: Wenn Projektaufgaben reduziert werden, sollten keine Details aus der Projektmanagementsoftware gelöscht werden. Selbst wenn es nötig ist, Punkte vorerst zu streichen, um einen bevorstehenden Meilenstein zu erreichen, kann es gut sein, dass sie in einen zukünftigen Meilenstein wieder aufgenommen werden.

Auch hier gilt die gute alte Regel, immer alles zu dokumentieren. Wenn die verwendete Projektmanagementsoftware über eine Dokumentenablage oder Wiki-Funktionen verfügt, sollten diese Optionen genutzt werden, um alle Einzelheiten zum Descoping-Prozess aufzuschreiben, beispielsweise welche Aufgaben wann und warum im Umfang reduziert wurden und für welche zukünftigen Meilensteine sie wieder relevant werden.

Möglicherweise muss die Aufgabe zu einem zukünftigen Zeitpunkt verändert werden, doch das sollte kein Grund dagegen sein, sie jetzt erst mal nach hinten zu verschieben. Selbst wenn später einige Aspekte geändert werden müssen, steht eine solide Grundlage zur Verfügung, wenn sie dann schließlich implementiert werden soll. In der Zwischenzeit ist erst mal Grund zur Freude: Schließlich ist der nächste Meilenstein im Projekt einen Schritt näher gerückt! Das Team und die Stakeholder werden es danken.

 

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