Schritt für Schritt zum Projektlebenszyklus oder wie ich mit Methode meine Projekt-Performance verbessere

Veröffentlicht am 27.12.2019 von Ankita Singh und Ines Bahr

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Von den über 2.200 potentiellen Käufern von Projektmanagement-Software, die wir von GetApp zwischen 2016 und 2018 befragt haben, gaben 64 % die „mangelnde Effizienz und schlechte Organisation von Projekten“ als ihr größtes Problem an.

Doch es gibt Hoffnung: Auch kleine Unternehmen können aus dem Teufelskreis der Umsatzeinbußen ausbrechen, die sich aus schlecht gemanagten Projekten ergeben. Dafür müssen nur die Prozesse im eigenen Projektmanagement auf die Probe gestellt werden.

Projektmanager*innen tun gut daran, durch den Einsatz von standardisierten Prozessen Fehler auszumerzen. Das gilt auch für die methodische Überwachung des Projektlebenszyklus. Werden derartige Vorgehensweisen umfassend in allen Abteilungen umgesetzt, kann man nicht nur das Risiko eines Scheiterns von Projekten verringern, sondern auch gleichzeitig die Ergebnisse eines Vorhabens verbessern.

Mit diesem Artikel wollen wir dazu beitragen, den Projekterfolg dauerhaft zu sichern, indem wir dir einen fünfstufigen Plan für Verwaltung und Ausarbeitung eines Projektlebenszyklus an die Hand geben. Es geht um diese 5 Schritte, die sich jeweils einer Phase im Projektlebenszyklus zuordnen lassen und die wir gleich noch einzeln besprechen werden:

So verwaltest du die 5 Schritte des Projektlebenszyklus

grafik - schritt für schritt projektlebenszyklus
1. Definitionsphase: Lege eine detaillierte Projektagenda fest

Eine sorgfältige Definition verbessert die Aussicht auf Projekterfolg. Um ein erfolgreiches Projekt anzustoßen, braucht es zuerst einmal ein überzeugendes Geschäftsszenario. In diesem Dokument wird der Rahmen des Projektes abgesteckt, Ziel, Umfang und Vision werden hier festgehalten. Ein detaillierter Business-Plan hilft darüber hinaus dabei, die Finanzierung des Projektes festzuzurren, weil er solide Argumente liefert.

So leitest du ein erfolgreiches Projekt ein und sicherst seinen Erfolg von Anfang an:

  • Projektcarta oder Geschäftsszenario erstellen: Die Carta bzw. das Szenario dient dazu, Vision, Ziele, Umfang, Stakeholder, Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Weiterhin werden hier auch gleich der übergeordnete Ablauf und das Budget des Projektes abgesteckt.
  • Machbarkeitsstudie für das Geschäftsszenario durchführen: Hier gilt es, festzulegen, welches unternehmerische Problem durch das Projekt gelöst werden soll.
  • Stakeholder identifizieren: Im Vorfeld muss klar sein, wer bzw. welche Teams und Abteilungen von einem Projekt wie betroffen sind. Auch die Erwartungen der Beteiligten müssen abgeklopft werden.
Profitipp:
Denke daran, von vorneherein auch die Komponente des Chancenmanagements einzuplanen, sodass du bei einer positiven Abweichung vom Plan über ausreichend Ressourcen verfügst, um angemessen zu reagieren..

2. Planungsphase: Projekt-Roadmap und Teamzusammenstellung

Über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes gibt allzu oft die Qualität der Projektplanung den Ausschlag. Entsprechend kann die Bedeutung dieser Phase gar nicht häufig genug unterstrichen werden.

In diesem Teil wird der Projektplan erstellt und dokumentiert, je nach Umfang in einem oder mehreren Dokumenten. In diesem Plan wird festgehalten, was das Team wie tun wird. Er umfasst die für den Projekterfolg wesentlichen Prozesse aus allen Bereichen (Finanzen, Qualitätssicherung, Projektentwicklung usw.).

Die folgenden Schritte garantieren einen erfolgreichen Projektplan:

  • Erstelle eine Projekt-Roadmap: Zuerst müssen Projektziele und Zeitrahmen festgesteckt werden. Zeichne einen Zeitstrahl und trage die Meilensteine ein, um jederzeit den Überblick über den Ist-Stand zu haben. Auf Grundlage dieser Zwischen- und der übergeordneten Projektziele erstellst du dann ein Scope Statement.
  • Veranschlage ein Budget und erstelle daraus einen Finanzplan: Es gilt, für ein Projekt den Finanzrahmen zu stecken. Bestimme die Kosten und den erwarteten ROI.
  • Stelle ein geeignetes Projektteam zusammen:Schau dir deine verfügbaren Ressourcen genau an und stelle ein Team zusammen, das alle Aufgaben erfolgreich abschließen kann.
  • Erkenne eventuelle Probleme:Eine Liste vorhersehbarer Risiken ist von unschätzbarem Wert, wenn eines der erwarteten Szenarien tatsächlich eintritt. Sie hilft dabei, die Qualität auch in unruhigem Fahrwasser zu gewährleisten. Typische Risiken sind zum Beispiel Budgetkürzungen oder mangelnde Personalressourcen.
  • Entwickle einen Kommunikationsplan:Für die Kommunikation mit deinen internen und externen Stakeholdern braucht es von Beginn der Definitionsphase an eine geeignete Strategie. Wenn du schon dabei bist, erstelle auch gleich einen Zeitplan für die regelmäßige Kommunikation.
Profitipp: 
Halte regelmäßige Projektmeetings mit anderen Abteilungen, zum Beispiel der Business Intelligence, dem Produktdesign oder dem Marketing. So hast du genug Zeit, dich allen Aspekten zu widmen und kannst gleichzeitig sicherstellen, dass deine Zeitpläne realistisch bleiben.

3. Realisierungsphase: Setze deine Pläne in die Tat um

Die Realisierungsphase ist die längste Phase im Projektlebenszyklus, denn jetzt geht es daran, die im Vorfeld ausgearbeiteten Projektpläne in die Tat umzusetzen. In dieser Phase müssen Ergebnisse erzielt und den Kunden vorgestellt werden. Im Verlauf der Realisierungsphase sollte ein Projektmanager bzw. eine Projektmanagerin damit betraut sein, Menschen, Prozesse und Kommunikation zu beaufsichtigen.

Mit den folgenden Hinweisen läuft die Realisierungsphase reibungslos:

  • Organisiere Arbeitsabläufe:Weise den entsprechenden Teammitgliedern ihre Aufgaben zu. Erkläre ihnen die Verantwortlichkeiten und Abhängigkeitsbeziehungen, die für einen störungsfreien Ablauf unerlässlich sind.
  • Halte regelmäßige Team-Meetings:Regelmäßige Meetings mit sämtlichen Teammitgliedern helfen dabei, allen einen Überblick über den Fortschritt der einzelnen Personen und Aufgaben zu verschaffen. So werden Ziele eingehalten und die an ihnen arbeitenden Kolleg*innen haben gleichzeitig die Möglichkeit, Bedenken oder Risiken im passenden Rahmen anzusprechen.
  • Kommuniziere mit den Kunden:Es ist wichtig, dass deine Kunden in dieser Phase immer über den Projektfortschritt informiert sind.
Profitipp:
Besprich, wie du in dieser Phase mit Kundenfeedback umgehen willst, wie häufig du nach Rückmeldungen fragen möchtest und wie lange es dauern soll, die entsprechenden Änderungen einzuarbeiten. Auf diese Weise werden möglicherweise kostspielige Konflikte vermieden, weil es nicht erforderlich sein wird, in den letzten Zügen des Projektes noch größere Modifikationen vorzunehmen.

4. Monitoring und Controlling: Grundlegende Kennzahlen als Bewertungsgrundlage

Diese Phase verläuft im Grunde zeitgleich mit der Realisierungsphase und wird deshalb in einigen Übersichten nicht einzeln aufgeführt. Wir halten sie aber für so grundlegend, dass wir ihr hier einen eigenen Abschnitt widmen. Der Grundgedanke: Stelle fortwährend sicher, dass alles nach Plan verläuft. Projektmanager*innen können jederzeit in ihr Projekt eingreifen und Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.

Dafür brauchen sie allerdings immer einen guten Überblick. Den sichern sie sich am besten so:

  • Projektfortschritt messen:Mit Leistungskennzahlen, auch KPI (Key Performance Indicator) genannt, lässt sich nachverfolgen, ob alle Aufgaben tatsächlich im Zeitplan liegen. Dafür muss man natürlich vermerken, ob Zwischenziele pünktlich geliefert werden. Dasselbe gilt für Ausgaben. Behält die Projektmanagerin oder der Projektmanager alle Kosten im Auge, können sie nicht unerwartet aus dem Ruder laufen.
  • Risikoevaluierung und Problemlösungsstrategien:Alle eventuell im Projekt entstehenden Risiken sollten im Auge behalten werden. Hier sind möglicherweise Anpassungen erforderlich oder es müssen Wege gefunden werden, um all diese Klippen zu umschiffen und Umfang und Budget unter Kontrolle zu halten. Diese Lösungsstrategien sollten dokumentiert werden, so braucht man bei zukünftigen Projekten das Rad nicht neu zu erfinden, sondern kann einfach auf Erprobtes zurückgreifen.
Profitipp:
Setze dich ab und zu mit deinem Team zusammen und besprich zusätzliche finanzielle Möglichkeiten. Auf diese Weise behältst du dein Projekt immer im Blick und hast ein besseres Gefühl für die Gesamtkosten. Möglicherweise lassen sich so Bereiche identifizieren, in denen du Kosten einsparen und dadurch zusätzliche Gewinne generieren kannst.

5. Abschlussphase: Abschlussbericht vorbereiten

In dieser Phase ist die eigentliche Projektarbeit abgeschlossen. Jetzt gilt es, sie Revue passieren zu lassen und auszuwerten. Projektmanager*innen müssen in dieser Phase das Projekt in Hinblick auf Dauer, Prozesseinhaltung und Ressourcenverwendung prüfen. Schwächen werden evaluiert und Strategien entwickelt, um diesen Problemen in Zukunft besser zu begegnen.

Zum erfolgreichen Projektabschluss gehört die:

  • Neuauswertung der Ressourcen:Du musst die Leistung deiner Teammitglieder hinsichtlich der Qualität und Pünktlichkeit ihrer Arbeit auswerten. Die Verträge mit Externen müssen beendet, Interne dem nächsten Projekt zugewiesen werden.
  • Abschlussbesprechung:Trommele ein letztes Mal dein Team zusammen und schließe das Projekt offiziell ab. Besprich dabei Erreichtes, Verfehltes, Risiken, Erfolge und Misserfolge. Dabei kannst du viel für zukünftige Projekte lernen.
  • Dokumentation des Projektabschlusses und Erstellung des Projektberichts:Ist ein Projekt abgeschlossen, müssen alle Aspekte dokumentiert werden. Nimm eine letzte Analyse der Gesamtleistung vor. Durchkämme alle Phasen deines Projektes und erstelle einen Bericht für die Stakeholder, in dem du erreichte Ziele, erledigte Aufgaben, eingehaltene Deadlines, das endgültige Budget, die verwendeten Ressourcen, alle Probleme usw. festhältst.
Profitipp:
Halte eine Abschlussbesprechung mit deinen Kunden und lass dir darlegen, wie sie die Leistung deines Teams im Projekt und die Qualität der Ergebnisse einschätzen. Dieses Feedback kannst du dann ausarbeiten und in dein zukünftiges Projektmanagement einfließen lassen und so die Leistung deines Teams verbessern. Das wiederum erhöht das Vertrauen deiner Kunden, stärkt das Image deiner Marke und dich als vertrauenswürdigen Dienstleister oder vertrauenswürdige Dienstleisterin.

Nächste Schritte

Auf dem Weg zum sorgfältig ausgearbeiteten Projektlebenszyklus solltest du als Nächstes Folgendes tun:

  • Entscheide dich für eine Projektmanagement-Plattform, die sich an den von dir gewünschten Lebenszyklus anpassen kann, und Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Dokumentations-Features bietet.
  • Hole bei deinem Team Feedback zur Erstellung des Projektlebenszyklus ein und berücksichtige ihre Vorschläge, wenn du die Methode für dich anpasst. Denn das wirst du tun müssen, nur dann funktioniert sie auch für dich und deine Situation.

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