Welche Vorteile bietet das Upgrade auf die Google App Suite kleinen Unternehmen?

Veröffentlicht am 21.1.2019 von Ines Bahr und Suzie Blaszkiewicz

Google App Suite

G Suite? Google App Suite? Google Apps for Work? Google Apps für Unternehmen? Was ist der Unterschied zwischen alledem?

Eigentlich nichts. Was früher als Google Apps for Work bezeichnet wurde (neben zahlreichen inoffiziellen Bezeichnungen oder Bezeichnungen von einzelnen Anwendungen wie Google Drive oder Google Docs), heißt mittlerweile offiziell G Suite: Googles Anwendungspaket für Unternehmen. Es gehört zur Google Cloud, die alle Enterprise-Angebote von Google umfasst.

Gut, das hätten wir also geklärt. Die wichtigere Frage ist: Braucht man das wirklich? Nahezu jedes kleine Unternehmen nutzt Gmail, Google Drive, Docs und Sheets zur Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Viele zögern nun, zur Google G Suite, einer schicken, aber kostenpflichtigen Version der sonst kostenfreien Google-Tools, zu wechseln.

Die G Suite ist ab 4 € pro Nutzer und Monat in der Basic-Version und für 8 € pro Nutzer und Monat in der Business-Version verfügbar, die zusätzliche Funktionen und mehr Speicherplatz bietet. Es gibt auch eine Enterprise-Version für 23 € mit erweiterten Sicherheitsfunktionen.

Ob sich die größeren Pakete der Google App Suite lohnen oder nicht, hängt ganz von den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen ab. An sich hat die G Suite so einiges zu bieten, was den Preis durchaus wert sein kann. In diesem Artikel wollen wir die Unterschiede zwischen der G Suite und den herkömmlichen Google-Apps aufzeigen, einige der Vorteile und neuen Funktionen der G Suite herausstellen und auch die Sicherheitsfunktionen kurz ansprechen.

Gmail, Hangouts und Google Drive für kleine Unternehmen

Gmail gehört mit seinem intelligenten Posteingang, dem einfachen Zugriff auf das Chat-Tool Hangouts und die Verbindung zum Cloud-Speicher Google Drive zu den beliebtesten E-Mail-Anbietern und ist fast jedem ein Begriff. Was ist an der G Suite anders?

Gmail

Gmail ist der Grundpfeiler eines jeden Google-Kontos.

  • Ohne G Suite: Bei der Einrichtung eines Gmail-Kontos erhält man eine kontoname@gmail.com-E-Mailadresse sowie 15 GB Speicherplatz für alles, was in Gmail bzw. Google Drive gespeichert wird.
  • Mit G Suite: Die G Suite ermöglicht das Einrichten von personalisierten konto@unternehmensname.com-Mailadressen und von Mailing-Gruppen mit Alias-Adressen wie sales@unternehmensname.com. Außerdem erhältst du für Gmail und Google Drive den doppelten Speicherplatz, nämlich insgesamt 30 GB.

Hangouts

Hangouts (früher bekannt als GChat) ist Googles Tool für Chats und Videokonferenzen.

  • Ohne G Suite: Du kannst bis zu 150 Personen in einem Gespräch zusammenbringen und Videoanrufe mit bis zu 25 Personen durchführen.
  • Mit G Suite: Google Hangouts bietet zwei Features für Unternehmen: Hangouts Meet und Hangouts Chat. Hangouts Meet ermöglicht je nach G Suite-Version Videokonferenzen mit bis zu 100 Personen. Externe Teilnehmer können sich über einen freigegebenen Link einwählen, ohne sich anmelden oder ein Plugin herunterladen zu müssen. Hangouts Chat ist eine Kommunikationsplattform für Teams, in der virtuelle Chatrooms für einzelne Projekte erstellt werden und Dateien und Ordner aus der Google App Suite in diesen Chats geteilt werden können.
Google App Suite Hangouts

Drive

Google Drive hat die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Dateifreigabe mit den praktischen Tools Sheets, Docs und Slides revolutioniert und ist für viele Teams der zentrale Ort für die Zusammenarbeit.

  • Ohne G Suite: Für Gmail und Drive stehen insgesamt 15 GB Speicherplatz zur Verfügung. Dateien können in Ordnern organisiert werden und Favoriten- und Suchfunktionen ermöglichen einen schnellen Zugriff. Man kann Dateien unkompliziert per Link oder über die E-Mail-Adresse der anderen Personen freigeben, um sie gemeinsam zu bearbeiten.
  • Mit G Suite: In der G Suite Basic stehen 30 GB Speicherplatz zur Verfügung. In der G Suite Enterprise, G Suite Business und G Suite for Education hängt der Speicherplatz von der Nutzerzahl ab und ist ab fünf Nutzern unbegrenzt. In der G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education und Drive Enterprise sind außerdem Teamablagen verfügbar, gemeinsam nutzbare Bereiche, in denen die Dateien dem gesamten Team statt einer Einzelperson gehören. So ist es nicht mehr nötig, Berechtigungen für einzelne Dokumente oder Ordner zu erteilen.
Google App Suite Drive

Die Google App Suite wird immer intelligenter

Seit der Umbenennung in G Suite hat Google seinen Apps einige leistungsstarke Machine-Learning-Funktionen zukommen lassen.

  • Docs: Die Erkunden-Funktion nutzt maschinelles Lernen, um über eine Websuche Themen, Informationen und Bilder zu Dokumenten vorzuschlagen oder ähnliche Dokumente in der eigenen Google Drive-Ablage anzuzeigen.
Google App Suite Docs
  • Sheets: Wer Formeln zu kompliziert findet, wird sich über die Erkunden-Funktion in Google Sheets freuen. Die Daten werden automatisch in Tabellen und Diagrammen analysiert und man kann ganz einfach in normaler Sprache eingeben, welche Daten man angezeigt bekommen möchte, um per maschineller Sprachverarbeitung eine Formel vorgeschlagen zu bekommen. In einer Tabelle mit Traffic-Daten für eine Website lässt sich so beispielsweise durch die Frage „Was ist die durchschnittliche Besucherzahl pro Beitrag?“ mühelos eine entsprechende Formel erstellen.
  • Kalender: Google Kalender bietet in der G Suite eine intelligente Planungsfunktion, die voraussagt, wann Teammitglieder verfügbar sein werden, und anhand dessen Termine für Meetings vorschlägt.
  • Drive: Wer Drive für Android nutzt, findet dort einen praktischen Schnellzugriffsbereich, der Dokumente vorschlägt, die kürzlich verwendet wurden oder die man möglicherweise aufgrund von Terminen im Kalender oder der Kommunikation mit Kollegen benötigt.
  • Sites: Google Sites bietet eine Art Intranet, in dem Unternehmen Informationen in Form von Teamwebsites mit Mitarbeiter*innen teilen können. Auf den Websites lassen sich ganz einfach per Drag-and-Drop Inhalte einfügen. In den Sicherheitseinstellungen lässt sich festlegen, ob der Zugriff eingeschränkt oder für externe Beteiligte geöffnet werden soll. Natürlich sind die Sites auch für Mobilgeräte optimiert, sodass die Inhalte auf jedem Gerät ansprechend dargestellt werden.
  • Cloud Search: Die Cloud Search ist eine intelligente Suchfunktion, die die leistungsstarken Such-Algorithmen von Google für die Suche nach Dateien, E-Mails, Dateien oder auch Personen im eigenen Unternehmensverzeichnis nutzt. So soll alles, wonach im Unternehmen gesucht wird, leicht auffindbar gemacht werden. Mithilfe von maschinellem Lernen werden Suchanfragen vervollständigt und kontextbezogene Ergebnisse sowie auf der vorhergegangenen Nutzung beruhende Vorschläge angezeigt.

Wie sieht es mit der Sicherheit aus?

Für große Unternehmen, die über Google als Software-Suite ihrer Wahl für die Zusammenarbeit nachdachten, war das Thema Sicherheit schon immer problematisch. Mittlerweile hat die Google App Suite bei der Sicherheit deutlich aufgeholt. So ist sie beispielsweise nach dem internationalen Sicherheitsstandard ISO 27001 zertifiziert, Kundendaten werden verschlüsselt gespeichert und die G Suite kann im Einklang mit den EU-Datenschutzanforderungen verwendet werden. Die Admin-Konsole bietet Administratoren Zugriff auf Sicherheitsfunktionen wie die Einmalanmeldung (SSO).

  • Vault: Mit Google Vault können Dateien, Nachrichten und E-Mails über die Standard-Aufbewahrungszeit hinaus aufbewahrt, durchsucht und exportiert werden. Außerdem kann man Inhalte in geschlossenen Konten durchsuchen, Prüfberichte erstellen oder festlegen, dass Daten nach einer gewissen Zeit automatisch gelöscht werden. Für Nutzer der G Suite Basic kostet Google Vault zusätzlich 4 € pro Nutzer und Monat.
  • Admin: Google Admin ermöglicht Administratoren die unkomplizierte Verwaltung der G Suite. Hier können sie beispielsweise Nutzer*innen anlegen, Zugriffsrechte vergeben oder entziehen sowie eine zweistufige Verifizierung einrichten. Die Mobilgeräteverwaltung macht es möglich, Apps für Mitarbeiter*innen bereitzustellen, die Daten auf Mobilgeräten zu schützen, Sicherheitseinstellungen festzulegen und die Nutzung zu überwachen – auch in Unternehmen, in denen Mitarbeiter ihre eigenen Geräte verwenden (BYOD).
Google App Suite Support

Das G-Suite-Abo beinhaltet einen E-Mail- und Telefon-Support rund um die Uhr.

Ist es den Preis wert?

Zweifellos macht Google alles richtig, um Unternehmen, die den Schritt in die Cloud wagen wollen, ein verlockendes Angebot zu machen. Wer bereits die Apps von Google verwendet, wird mit dem Übergang zur G Suite keinerlei Probleme haben. Wer bisher beispielsweise Microsoft Office 365 nutzt, hat eventuell weniger Gründe für den Wechsel.

Gleichzeitig liegen viele der Vorteile beim Wechsel zur G Suite auf der Hand: Einige dienen eher der Bequemlichkeit (wie die Schnellzugriffs- oder Erkundungsfunktionen), während andere die Nutzbarkeit der Software deutlich erhöhen (personalisierte E-Mail-Adressen, mehr Speicherplatz und Teamablagen) oder für mehr Sicherheit sorgen.

Wer die Google G Suite zunächst einmal testen möchte, kann sie 14 Tage lang kostenlos testen.

Auch der Vergleich mit Microsoft Office 365 könnte für einige Nutzer*innen interessant sein.


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Über die Autoren

Senior Content Analyst für GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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Suzie was a content analyst for GetApp.

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