Remote arbeiten ist die neue Normalität: Erste Schritte für kleine Unternehmen

Veröffentlicht am 18.3.2020 von Ines Bahr und Zach Capers

Von einem Tag auf den anderen ist Remote arbeiten zur Notwendigkeit geworden und kleine Unternehmen müssen sich schnell anpassen. Mit drei wichtigen Grundbausteinen ist das kein Problem.

Änderungen ereignen sich meist allmählich. Langsam reifen neue Ideen heran, methodisch werden effizientere Prozesse entwickelt und nach und nach neue Technologien eingeführt.

Doch manchmal geschieht etwas, das uns Änderungen ganz plötzlich aufzwingt, ohne dass wir darauf irgendeinen Einfluss haben.

Durch den Ausbruch von COVID-19 (allgemein als Coronavirus bekannt) wandelte sich Remote arbeiten in den letzten Monaten von einer angenehmen Zusatzoption zu einer zwingenden Notwendigkeit, um die kein Unternehmen mehr herumkommt. Auch wenn Fernarbeit und Home-Office schon seit Jahren ein wachsender Trend sind, könnte die aktuelle Krisensituation ein Wendepunkt sein, der den Blick auf das traditionelle Büroleben grundlegend verändert.

Remote arbeiten

Das Home-Office nimmt rapide zu, ist aber nicht überall gern gesehen

Unternehmen auf der ganzen Welt tun momentan ihr Bestes, um auch unter eindeutig außergewöhnlichen Bedingungen den üblichen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Doch natürlich ist in der aktuellen Situation nicht nur die Geschäftskontinuität wichtig, sondern vor allem auch die Sicherheit der Angestellten. Für einen großen Teil der Unternehmen ist Remote-Arbeit die richtige Antwort auf das Problem, und viele von ihnen setzen diese nun zum ersten Mal ein.

Zahlreiche Tätigkeiten erfordern die Anwesenheit vor Ort, sodass das Remote arbeiten für viele immer noch ein Luxus bleibt. Zu den Branchen, in denen am häufigsten remote gearbeitet wird, gehören Informations-, Finanz- und Unternehmensdienstleistungen. Im Bau- und Transportwesen und im Gastgewerbe kommt Remote-Arbeit hingegen selten vor. Zukunftsweisende Technologien wie digitale Zwillinge können zwar in manchen Bereichen die persönliche Anwesenheit überflüssig machen, doch es wird immer Jobs geben, die einfach nicht aus der Ferne ausgeführt werden können.

Nur durch Remote arbeiten können Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben

Unseren Umfragen zufolge fehlen in vielen Unternehmen noch die geeigneten Technologien für Remote-Arbeit oder der Wert dieser Technologien wird vom Management nicht erkannt. Höchstwahrscheinlich ist das auch in vielen Unternehmen der Fall, die sich durch die COVID-19-Pandemie nun erstmals mit Remote-Arbeit beschäftigen müssen.

„Mein Unternehmen hat allen geraten, von zu Hause aus zu arbeiten, um Infektionen zu verhindern“, sagt Marketingspezialistin Chisa Kiriya, die zum ersten Mal von ihrem Zuhause in Japan aus arbeitet. Kiriya erzählt, dass sie sich insgesamt produktiver fühlt und an den Einsatz von Videokonferenzen gewöhnt ist, aber die Kommunikation mit Kolleg*innen als schwieriger empfindet: „Es ist schwer, nur mit E-Mails genau das herüberzubringen, was ich sagen will.“

Das ist gut nachvollziehbar: Das Senden einer E-Mail wirkt vergleichsweise förmlich und lädt wenig zu einem kommunikativen Austausch ein. Gleichzeitig wäre es mühsam und umständlich, mit jeder Person, mit der man am Tag reden muss, eine Videokonferenz zu starten. Daher müssen Unternehmen für die Remote-Arbeit in eine genau dafür geeignete Kommunikationssoftware investieren, die Gespräche möglich macht, die einer persönlichen Interaktion so ähnlich wie möglich sind.

Kiriya glaubt, dass Japan trotz der Bedrohung durch COVID-19 noch nicht bereit dafür sei, seine Kultur der langen Arbeitszeiten in Büros zu verändern. „Ein großer Teil der Leute findet immer noch, dass es wichtig ist, zur Arbeit zu gehen.“

Damit ist Japan nicht allein. Auch in vielen anderen Ländern sind die Arbeitgeber noch wenig bereit, Remote-Arbeit zu akzeptieren, und das häufig, weil sie keinen Wert darin sehen – obwohl vonseiten der Arbeitnehmer*innen der Wunsch nach flexibleren Arbeitsmodellen immer größer wird.

Das Anbieten von Remote-Arbeit sichert Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, wenn es darum geht, talentiertes Personal anzuziehen und zu binden. Wer dies nicht tut, gerät gegenüber anderen Arbeitgebern schnell ins Hintertreffen.

Zum Glück ist es nicht schwierig, eine Remote-Arbeitsprogramm auf die Beine zu stellen.

3 zentrale Elemente eines Remote-Arbeitsprogramms

Die Anforderungen für die Remote-Arbeit unterscheiden sich je nach Branche und Tätigkeit, aber in jedem Fall benötigen alle Mitarbeiter*innen ein VPN, Kollaborationssoftware und eine Videokonferenzplattform.

1. VPNs zum Schutz von Unternehmensdaten

Die meisten Remote-Mitarbeiter*innen arbeiten vermutlich von zu Hause aus, gelegentlich auch in Cafés und an anderen öffentlichen Orten mit WLAN. Dabei sollten ihre Verbindungen unbedingt mit einem Virtual Private Network (VPN) gesichert werden, das die Unternehmensdaten abschirmt und den Zugriff auf Cloud-Dienste schützt.

VPNs bieten eine verschlüsselte Verbindung zum Internet, die verhindert, dass Dritte die Netzwerkaktivität einsehen können. Wenn während der Remote-Arbeit sensible Geschäftsdaten übertragen werden, sollte ganz besonders auf die Nutzung eines VPN geachtet werden. Da VPNs den Internet-Traffic verarbeiten, ist es allerdings wichtig, die Nutzungsbedingungen eines Anbieters gründlich zu lesen und sicherzustellen, dass er keine Aktivitätsprotokolle erstellt.

2. Kollaborationslösungen für die unkomplizierte Zusammenarbeit

Schon im Büro kann es schwierig genug sein, die Zusammenarbeit gut zu organisieren, und über das Internet ist manches noch komplizierter, vor allem, wenn Teams noch nicht daran gewöhnt sind. Unternehmen sollten sich daher beim Planen der Remote-Arbeit genau überlegen, wie die Angestellten miteinander kommunizieren und Aufgaben planen und erledigen werden.

Zu diesem Zweck ist eine Vielzahl an cloudbasierten Kommunikationstools und Projektmanagementlösungen verfügbar, mit denen Teams unkompliziert interagieren und erfolgreich zusammenarbeiten können. Die Lösungen bieten in der Regel eine kostenlose Version oder eine Testversion an, sodass man sie vor einer finanziellen Investition gründlich testen kann, um herauszufinden, ob sie den eigenen Anforderungen entsprechen.

3. Videokonferenzplattformen zum Überbrücken von räumlicher Distanz

Die technischen Möglichkeiten für Videokonferenzen haben sich in den letzten zehn Jahren deutlich verbessert, doch viele Unternehmen tun sich mit ihnen immer noch schwer. Ein Teil des Problems ist die mangelnde Interoperabilität: Anders als bei E-Mails, Telefonanrufen oder Textnachrichten müssen alle Teilnehmer*innen einer Videokonferenz dieselbe Anwendung nutzen.

Deshalb ist es wichtig, festzulegen, welche Videokonferenzplattform von den Angestellten genutzt wird. Das Angebot an voll ausgestatteten Standalone-Lösungen ist groß, doch auch einige Kollaborationstools bieten grundlegende Videokonferenzfunktionen. Es empfiehlt sich, eine Lösung zu wählen, die in andere bereits verwendete Software integriert werden kann.

Tipps für eine erfolgreiche Videokonferenz

  • Sichtbarkeit für alle: Stell sicher, dass alle Teilnehmer*innen einander gut sehen können oder zumindest genau wissen, wer noch alles anwesend ist. Dazu müssen alle beim Meeting angemeldet sein und digital teilnehmen, selbst wenn sich einige Personen im selben Raum befinden.
  • Timing ist alles: Es ist nicht immer einfach, den besten Zeitpunkt für ein Remote-Meeting zu finden. Denk an mögliche Zeitverschiebungen durch unterschiedliche Zeitzonen oder die Sommerzeit.
  • Professionelles Auftreten: Videokonferenzen laden dazu ein, sich einfach im Schlafanzug an den Laptop zu setzen, doch sie sollten genauso betrachtet werden wie ein persönliches Treffen. In Bürokleidung machst du einen besseren Eindruck und kannst dich geistig besser auf deine Arbeit einstellen.
  • Keine Störungen: Vermeide Unterbrechungen, indem du Telefone stumm schaltest, ein „Bitte nicht stören“-Schild an deine Tür hängst und so weit wie möglich nicht mit anderen Personen im Raum interagierst.
  • Gute Beleuchtung: Denk auch an das Licht in dem Raum, in dem du dich befindest. Zu viel Licht von hinten kann dich als Silhouette erscheinen lassen, Licht von oben sorgt für unvorteilhafte Schatten und Sonnenlicht von der Seite kann blenden. Eine gleichmäßige Umgebungsbeleuchtung, die hauptsächlich von vorne kommt, lässt dich im besten Licht erscheinen.
  • Augenkontakt halten: Man neigt dazu, bei Videokonferenzen entweder auf das Bild der Person zu schauen, mit der man sich gerade unterhält, oder auf sich selbst in der Ecke des Bildschirms. Versuch, immer wieder in die Kamera zu schauen, um Augenkontakt herzustellen.
  • Für Sicherheit sorgen: Wenn du unbedingt von einem öffentlichen Ort aus teilnehmen musst (beispielsweise einem Café), behalte deine Umgebung im Blick, nutze einen Sichtschutz für deinen Bildschutz und achte darauf, keine sensiblen Informationen in Hörweite von anderen preiszugeben.
  • Einen Plan B haben: Für jede Videokonferenz sollte es einen Backup-Plan geben für den Fall, dass etwas nicht funktioniert. Richte die Alternativlösung im Voraus ein, damit bei technischen Schwierigkeiten keine Zeit verloren geht.

Remote arbeiten ist mehr als ein Trend

Die COVID-19-Pandemie ist eine globale Krise, der mit den unterschiedlichsten Strategien begegnet werden muss – und Remote-Arbeit ist nur eine davon. Für viele bedeutet das Arbeiten von zu Hause eine abrupte Veränderung, doch schon ein paar wenige Tools reichen aus, damit sich kleine Unternehmen schnell anpassen und alle Beteiligten produktiv und sicher arbeiten können.


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