Die fünf wichtigsten Change Management Methoden für den Projekterfolg

Veröffentlicht am 19.5.2020 von Ines Bahr und Mario Neumann

Projekte bedeuten Veränderung, dafür werden sie ja aufgelegt. Manche von ihnen greifen tief in bestehende Unternehmensstrukturen ein, verändern Prozesse und Abläufe grundlegend – was unter den Betroffenen zwangsläufig Ängste und Widerstände auslöst und viele Veränderungsprojekte zum Scheitern bringt. Warum ist das so? Welche Change Management Methoden sind besonders wichtig für den Erfolg eines Veränderungsprojekts?

Die wichtigsten Change Management Methoden

Ob Produktion, Logistik, Fertigungsbetrieb oder Händler: Die Geschwindigkeit, mit der sich Prozesse, Branchen und Märkte verändern, war noch nie so hoch wie heute. Kaum ein Unternehmen kann sich der rasanten Entwicklung entziehen. Weder Größe noch Erfahrung schützen vor den disruptiven Auswirkungen der Digitalisierung und Globalisierung.

Ehemals mächtige Marktführer verlieren Marktanteile und werden von neuen, agilen Akteuren auf dem Markt überholt. Nicht erst seit Charles Darwin wissen wir: Nicht die Stärksten oder die Klügsten werden überleben, sondern diejenigen, die sich am schnellsten an Veränderungen anpassen.

Die Fähigkeit zur Veränderung zählt deshalb zu den wichtigsten Voraussetzungen, um als Unternehmen wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier haben jene die Nase vorn, die sich mit professionellen Change Management Methoden für die Herausforderungen der digitalen Welt rüsten. Doch damit Change Management Methoden funktionieren können, sollte man fünf wichtige Erfolgsfaktoren stets im Auge behalten.

Die fünf wichtigsten Change Management Methoden für den Projekterfolg

1. Erfolgsfaktor Zielklarheit

Für ein erfolgreiches Change Management sind zwei Dinge absolut unerlässlich: Erstens Klarheit der übergeordneten Ziele, und zweitens ein belastbarer Konsens darüber, auf welchem Weg diese Ziele erreicht werden sollen. Denn im Verlauf des Veränderungsprozesses wird es mit ziemlicher Sicherheit zu Schwierigkeiten, Krisen und Konflikten kommen. Und da ist es tödlich, wenn entweder Risse im Zusammenhalt der Führungsriege sichtbar werden oder sich gar der Wert des gesamten Unterfangens als zweifelhaft herausstellt.

Aus diesem Grund muss die Strategie schlüssig und das Veränderungskonzept mit allen Beteiligten abgestimmt sein. Denn nur wer die Strategie verstanden hat und von ihrer Schlüssigkeit überzeugt ist, kann auch in kritischen Phasen ein überzeugendes Change Management betreiben: Wer selbst im Stillen zweifelt, ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist, kann schlecht andere überzeugen.

  • Führungskräfte sollten eine emotional aufgeladene Vision präsentieren, mit der sich die Mitarbeiter identifizieren können und die die Richtung weist.
  • Menschen, die von einer Veränderung betroffen sind, müssen die Vision, den bevorstehenden Weg und das Ziel verstehen. Dialog mit den Menschen ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Projekte, bei denen keine Zielklarheit herrscht, sollten am besten gar nicht erst gestartet werden. Denn jedes Veränderungsvorhaben braucht eine dauerhafte Energiequelle, damit es auch Krisen, Konflikte und Schwierigkeiten überstehen kann.

2. Erfolgsfaktor Führung

Erfolgreiche Veränderung ist immer ein Gemeinschaftswerk. Sie lebt davon, dass unzählige Mitarbeiter an vielen Stellen des Unternehmens die richtigen Zahnräder bewegen, Probleme lösen, Ideen entwickeln und diese im Zusammenspiel umsetzen. Dabei kommt den Führungskräften eine wichtige Rolle zu. Sie müssen geschlossen hinter der Veränderung stehen und sie ehrlich mittragen. Von ihnen hängt es ab, ob kurzfristig auftretende Turbulenzen, aufkeimende Widerstände oder Verweigerungshaltungen überwunden werden können. Das Vorhaben ist zum Scheitern verurteilt, wenn nicht die gesamte Führungsriege geschlossen hinter dem Wandel steht.

  • Etabliere eine schlagkräftige Kerntruppe, die den Rückhalt der Geschäftsführung genießt und über hinreichend Expertise und Sachverstand – auch für die „dreckigen Details“ – verfügt.
  • Die beiden zentralen Aufgaben von Führung im Change Management sind erstens, Orientierung zu vermitteln, zweitens für eine zügige Umsetzung der festgelegten Ziele zu sorgen.

Das Führen eines Veränderungsprozesses kostet Zeit. Räume also deinen Terminkalender frei, um das Vorhaben zum Erfolg führen zu können.

3. Erfolgsfaktor Kommunikation

Für ein erfolgreiches Change Management ist von entscheidender Bedeutung, dass der Kommunikationsfaden zwischen der Geschäftsleitung, Projektteams und dem “Rest der Belegschaft” nicht abreißt – zumal dieser Rest in Großunternehmen aus einigen zehntausend Mitarbeitern und Führungskräften bestehen kann. Die regelmäßige Information über den Projektstand, Zwischenergebnisse und vom Management getroffene Entscheidungen ist daher ebenso unverzichtbar wie der Dialog: das Aufnehmen von Reaktionen und Feedback ebenso wie die Auseinandersetzung mit Ängsten, Widerständen und Konflikten.

  • Veränderungen verursachen Ängste und Unsicherheiten. Eine frühzeitige und offene Kommunikation des geplanten Wandels gibt Orientierung und Sicherheit.
  • Tausche dich mit den Mitarbeitern aus, höre zu und verstehe die Bedürfnisse und Sorgen der Betroffenen. Vermittele aber auch die Dringlichkeit und erläutere die Gründe für die Veränderungen.

Bleibe kontinuierlich – auch außerhalb deiner eigenen Hierarchieebene – im Dialog mit den Menschen. Frühstücksrunden und Mitarbeiterversammlungen sind gute Gelegenheiten, wieder und wieder über die Veränderungen zu sprechen.

In der jetzigen Situation kannst du mithilfe von Videokonferenz-Software mit deinem Team verbunden bleiben.

4. Erfolgsfaktor Einbindung

Dass die Firmenspitze die Richtung vorgibt, heißt nicht, dass sie den Rest der Belegschaft hinter sich lassen darf. Ohne engagierte Führungskräfte und Mitarbeiter lässt sich weder eine neue Strategie, noch eine Veränderung nachhaltig erfolgreich etablieren. Gerade das mittlere Management wie auch die Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt können eine Change-Initiative blockieren – oder beschleunigen. Mitarbeiter haben eine andere Haltung zu bevorstehenden Veränderungen, wenn sie sich persönlich einbringen dürfen.

  • Versuche, alle betroffenen Mitarbeiter aktiv einzubinden und in den Change-Prozess zu integrieren. Schaffe den Mitarbeitern Raum und Möglichkeit, sich einzubringen und Teile der Veränderung selbst zu gestalten.
  • In jedem Team gibt es Kollegen ohne Leitungsfunktion, aber mit Charisma und Überzeugungskraft. Solche Mitarbeiter bringen den Change voran.

Ignoriere Widerstände in der Belegschaft nicht, sondern finde die Ursachen heraus. Bestenfalls kannst du diese Widerstände in positive Veränderungsenergie umwandeln.

5. Erfolgsfaktor Erfolgserlebnisse

Jedes Veränderungsprojekt erlebt früher oder später eine Durststrecke. Nach der anfänglichen Euphorie machen sich erste Ermüdungserscheinungen und Zweifel breit. Es stellt sich heraus, dass manches doch schwieriger und aufwendiger ist, als es zunächst den Anschein hatte. Den Mühen stehen bislang wenig greifbare Resultate gegenüber …

Das ist Wasser auf die Mühlen der Skeptiker und Besserwisser. Ganz schnell wagen sich die Gegner der Veränderung aus ihrer Deckung – sie wittern Morgenluft. Auch die Mitläufer wechseln kurzerhand die Seiten, denn sie haben es schließlich „schon immer gewusst“ … Kurz: Die Stimmung kippt, das Projekt gerät unter Druck, möglicherweise droht sogar das Scheitern.

  • Um die Motivation hoch zu halten und Skeptikern den Wind aus den Segeln zu nehmen, solltest du zeitnah erste sichtbare Erfolge erzielen.
  • So ärgerlich all dieser Opportunismus ist, die dahinter stehende Entwicklung ist so vorhersehbar, dass es fahrlässig wäre, nicht von Anfang an darauf vorbereitet zu sein.

Quick Wins sind eine Sache der Einstellung. Denn kleine Erfolge gibt es immer, man schenkt ihnen im Alltag oft nur nicht die notwendige Beachtung.

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