Eine XRechnung erstellen: Alles zur neuen XRechnung und welche Software bei der Erstellung hilft

Veröffentlicht am 26.2.2021 von Ines Bahr

Was ist eine XRechnung, welche Vorteile bringt sie, und welche Software gibt es, um XRechnungen zu erstellen?

Eine XRechnung erstellen

Seit dem 27. November 2020 besteht für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung zum Rechnungsaustausch in rein elektronischer Form. Papierbasierte oder nonkonforme Rechnungen, die nicht den Formatvorgaben entsprechen, dürfen ab sofort ohne Angabe von Gründen von den Rechnungsempfängern des Bundes abgelehnt werden. Mit dem neuen Rechnungsformat, der sogenannten XRechnung, hat die öffentliche Verwaltung einen Standard für elektronische Rechnungen mit verbindlichen Parametern geschaffen, der es zukünftig allen Marktteilnehmern in der Europäischen Union ermöglichen soll, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu übertragen.

Der Begriff „XRechnung“ steht dabei für „XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“ – man spricht in diesem Zusammenhang auch gerne von einer codierten Rechnung. Die Daten werden dabei so strukturiert, dass sie direkt maschinenlesbar sind. Hinter der Einführung der XRechnung steht der Gedanke, einen IT-gestützten Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von Rechnungen zu schaffen, der sich jedem Nutzer erschließt. So können alle Daten sicher, korrekt und unmittelbar an die Rechnungsempfänger auf Bundesebene übertragen werden. Auf Grundlage der EU-Vorgaben wurde in Deutschland zu diesem Zweck die XRechnung entwickelt.

Vorteile der XRechnung

Mit der Einführung der XRechnung sollen gleich mehrere Probleme angegangen werden. Damit lassen sich nicht nur Rechnungsinhalte, die in einem einheitlichen Format bereitgestellt werden, leichter validieren – die können auch papiersparend übertragen und fehlerfrei ausgelesen werden. Dadurch gestaltet sich die Buchhaltung sehr viel kosten- und umweltschonender. Zudem lassen sich Arbeitsabläufe merklich verkürzen und optimieren. Für Bund und Länder liegt das geschätzte Einsparpotenzial, das das neue Rechnungsformat mit sich bringt, allein hierzulande zwischen 2,5 und  4,5 Milliarden Euro jährlich. Doch auch abseits der Zeit- und Kostenersparnis weiß die XRechnung zu punkten: So profitieren rechnungslegende Unternehmen von Liquiditätsverbesserungen, weil XRechnungen schneller versandt und sofort zugestellt sind. Der Postweg entfällt also. Dadurch erfolgen Zahlungen wesentlicher schneller.

Möglichkeiten, eine XRechnung zu erstellen

Lieferanten an den Bund müssen sich übrigens keine Sorgen machen: Größere IT-Kenntnisse sind nicht nötig, wenn es darum geht, XRechnungen zu erstellen und zu übertragen. Wer sich selbst nicht in die Technik vertiefen kann oder möchte, hat die Möglichkeit, professionelle Programme oder spezielle Generatoren zu verwenden.

Wer grundsätzlich viele Rechnungen ausstellt, ist mit einem speziellen Rechnungsprogramm vermutlich am besten beraten. Es gewährleistet nicht nur, dass die erstellten Rechnungen rechtskonform sind, sondern ermöglicht es auch, ein Mahnwesen zu integrieren.

Alle anderen Nutzer, die nur gelegentlich einmal eine Rechnung ausstellen, fahren wahrscheinlich auch mit einem professionellen Buchhaltungsprogramm gut. Der Vorteil hierbei ist, dass Unternehmer ohnehin Buch führen müssen – und dementsprechend vermutlich schon über ein entsprechendes Programm verfügen.

Nutzer, denen die beiden ersten Möglichkeiten nicht zusagen, sollten darüber nachdenken, ihre Rechnungen zukünftig mit speziellen Generatoren zu erstellen. Hierbei handelt es sich um rein funktionale Programme, die es mit wenigen Klicks ermöglichen, eine XRechnung auszustellen. Dafür müssen lediglich alle wichtigen Rechnungsdaten eingegeben werden – das allerdings manuell. Im Ergebnis haben Nutzer dann zwar eine XRechnung – es handelt sich jedoch keinesfalls um ein Format zur Speicherung, Verwaltung oder Archivierung. Das gilt es, im Hinterkopf zu behalten – gelten doch auch für die neue XRechnung gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Übertragung der XRechnung

XRechnungen können auf unterschiedlichstem Wege übertragen werden. Die Art der Übermittlung wird dabei von der jeweiligen Behörde vorgegeben. Grundsätzlich kannst du zwischen einer E-Mail mit XML-Attachment, VPS (Virtuelle Poststelle des Bundes), EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) und einer De-Mail mit XML-Attachment wählen. Der Versand per Onlineformular und die Übermittlung per PEPPOL sind weitere Möglichkeiten.

Letztere Option eignet sich vor allem für den Massenversand von Rechnungen: Entwickelt in der EU, zielt PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) darauf ab, die Übermittlung von Daten im Beschaffungswesen sicher, effizient und zuverlässig zu gestalten. In Europa hat sich PEPPOL längst als vielgenutztes Protokoll etabliert. Es darf daher davon ausgegangen werden, dass es von allen Behörden in Deutschland unterstützt werden wird.

Softwares, um XRechnungen zu erstellen

Der Großteil der Unternehmen wird sich für die Erstellung und Übertragung von XRechnungen voraussichtlich einer Software bedienen. Insbesondere die größten Anbieter von Buchhaltungsprogrammen haben in diesem Zusammenhang die Notwendigkeit erkannt, die XRechnung zu implementieren. Um den Lieferanten an den Bund die Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften zu erleichtern, haben sie Softwarelösungen entwickelt, die darauf abzielen, die Vorteile der XRechnung nutzbar zu machen.

Software kann also bei der Erzeugung, Prüfung, Freigabe, Einbindung und Visualisierung von XRechnungen helfen. In Deutschland gibt es gleich mehrere Softwarelösungen, die Lieferanten an den Bund beim Erstellen und Übertragen von XRechnungen unterstützen sollen. Drei davon seien im Folgenden beispielhaft vorgestellt.

Eine XRechnung erstellen mit sevDesk

sevDesk

Das Programm sevDesk für Gründer, Freiberufler und Selbstständige hat die Vorgaben zur XRechnung unter Berücksichtigung hoher Sicherheitsstandards integriert. Der webbasierte Clouddienst, der sich irgendwo zwischen Warenwirtschaft, Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Buchhaltungssoftware bewegt, soll dabei helfen, Rechnungen zu erstellen und Buchhaltungsprozesse zu automatisieren. Die IT-Sicherheit ist dabei durch die Bindung an die strengen deutschen Datenschutzgesetze gewährleistet. Mit der aktivierten ZUGFeRD-2-Funktion hast du ab sofort die Möglichkeit, digitale, elektronisch auslesbare Dokumente im XML-Format zu erstellen und zu übermitteln. Zuvor muss über „Einstellungen“ > „System“ > „Aufträge und Rechnungen“ die ZUGFeRD-2-Funktion aktiviert werden – entweder pro einzelner Rechnung oder für alle Rechnungen. Zusätzlich liegen deine XRechnungen auch zum Download bereit. Die Verarbeitung und Archivierung erfolgt GoBD-konform. Eine App ist vorhanden. Die Kosten variieren – grundsätzlich ist sevDesk aber ab 6,90 Euro pro Monat erhältlich.

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XRechnung mit DATEV

DATEV

Das Buchhaltungsprogramm DATEV bietet Unternehmern, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern, die Rechnungen an Rechnungsempfänger auf Bundesebene erstellen, die Möglichkeit, die neue Funktion XRechnung zu nutzen. Die Software versendet XRechnungen automatisch gemäß der gesetzlichen Vorschriften. Rechnungsempfänger des Bundes können die XRechnungen aufgrund ihrer strukturierten Daten unkompliziert weiterverarbeiten. Die Übermittlung ist sicher. Um in DATEV eine XRechnung zu erstellen und zu übertragen, findest du im Rechnungsfenster in der Registerkarte „Rechnungsfunktionen“ die neue Gruppe „Rechnungsausgabe“. Hier hast du ab sofort die Möglichkeit, XRechnung als Format auszuwählen. Im Fenster „Elektronische Rechnung“ kannst du nicht nur Rechnungsdaten erfassen, sondern auch XRechnungen per E-Mail an die öffentliche Verwaltung übermitteln. Eine App ist vorhanden. Die Kosten variieren. 

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Eine XRechnung erstellen mit lexoffice

lexoffice

Das Programm lexoffice für Gründer, Freelancer und Einzelunternehmer soll nicht nur die Buchhaltung erleichtern, sondern auch bei wiederkehrenden Aufgaben wie dem Schreiben von Rechnungen, der Erstellung von Angeboten und der Verwaltung von Kundendaten helfen. Die webbasierte Cloudlösung hat die Vorschriften zur XRechnungen unter Beachtung hoher Sicherheitsstandards rechtzeitig integriert. Die Rechenzentren von lexoffice sind nach DIN ISO 27001 geprüft. Zusätzlich werden Datenschutz und Datensicherheit regelmäßig von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestätigt. Um in lexoffice eine XRechnung zu erstellen, benötigst du eine Leitweg-ID und deine Lieferantennummer, die du von deiner Behörde erhältst. Nachdem du beide Werte in die entsprechenden Felder eingetragen hast, wird unter Berücksichtigung aller Vorgaben automatisch eine Rechnung im neuen Rechnungsformat erstellt. Anschließend kannst du die XRechnung per Klick abschließen, speichern und herunterladen. Nun kannst du sie entweder per E-Mail an die Behörde verschicken – oder in deinem Internetbrowser hochladen. In Zukunft soll es darüber hinaus auch möglich sein, XRechnungen direkt aus lexoffice heraus per E-Mail zu übermitteln. Eine App ist vorhanden. Die Kosten variieren – grundsätzlich ist lexoffice aber ab 7,90 Euro pro Monat erhältlich.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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