Bring Ordnung ins Chaos mit diesen 5 kostenlosen Projektmanagement-Tools

Veröffentlicht am 29.6.2022 von Rosalia Pavlakoudis

Als Team erfolgreich zusammenarbeiten, die Produktivität steigern und den Fortschritt dokumentieren: das und mehr ermöglichen Projektmanagement-Softwares. Wir haben verschiedene Tools verglichen und stellen dir hier die 5 besten kostenlosen Programme für dein Projektmanagement vor.

Kostenlose Projektmanagement-Tools Header

Projektmanagement-Tools gibt es zuhauf: Mit unterschiedlichen Spezialisierungen und Funktionen, für Teams verschiedener Größen und in diversen Preisklassen. Hier die richtige Wahl für das eigene Team zu treffen ist gar nicht so einfach. 

Um dir bei der Auswahl zu helfen, stellen wir dir in diesem Artikel die 5 besten kostenlosen Projektmanagementprogramme gemäß unserer Selektionskriterien vor. Die ausgewählten Programme bieten die Hauptfunktionen der Kategorie Projektmanagement-Software, d. h. Funktionen für die Kollaboration, Aufgabenmanagement und Berichterstattung, und haben mindestens 100 Nutzerbewertungen auf GetApp in den letzten 2 Jahren bei einer Gesamtbewertung von mindestens 4,6 Sternen erhalten. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge gelistet. Unsere ausführliche Methodik findest du am Ende des Artikels.

1. Asana

Zeitleiste in Asana
Zeitleiste in Asana (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4.5/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4.4/5
  • Funktionen: 4.3/5
  • Bedienkomfort: 4.3/5
  • Kundenbetreuung: 4.3/5

Asana bietet alle grundlegenden Projektmanagement-Funktionen, mithilfe derer erreicht werden soll, die Produktivität innerhalb des Teams zu steigern und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten: Projekte und Aufgaben erstellen und mit Teamkollegen teilen, Prioritäten und Workflows einrichten und in Zeitleisten visualisieren, Benachrichtigungen erhalten und Fristen hinzufügen, Berichte in Echtzeit erhalten und daraus lernen. Die Software bietet außerdem eine Reihe von Vorlagen, welche als Grundlage für Projekte verwendet werden können. 

Eine weitere Funktion von Asana ist die Aufstellung von benutzerdefinierten Regeln. Eine  benutzerdefinierte Regeln wäre zum Beispiel, jede Aufgabe, die in den Abschnitt “Erledigt” verschoben wird, automatisch als erledigt zu markieren. Ziel ist, Routineaufgaben zu automatisieren, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren.

Was bietet die kostenlose Version von Asana?

Asana ist in drei Preismodellen erhältlich. Das Basic-Modell des Projektmanagement-Tools ist kostenlos und für Einzelpersonen oder Teams gedacht, die gerade erst mit dem Projektmanagement beginnen. Die wichtigsten Funktionen umfassen:

  • Unbegrenzte Aufgabenanzahl
  • Unbegrenzte Projektanzahl
  • Unbegrenzte Aktivitätsprotokolle
  • Unbegrenzter Speicherplatz (100 MB pro Datei)
  • Zusammenarbeit mit bis zu 15 Teammitgliedern

Darüber hinaus stehen Usern die Tarife Premium sowie Business zur Verfügung, die gegen einen Aufpreis zusätzliche Funktionen bieten, wie zum Beispiel unbegrenzte Dashboards sowie einen Workflow Builder. Für beide gibt es eine Testversion.

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2. Todoist

Projektübersicht in Todoist
Projektübersicht in Todoist (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4.6/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4.5/5
  • Funktionen: 4.4/5
  • Bedienkomfort: 4.6/5
  • Kundenbetreuung: 4.4/5

Todoist ist stark am Stil von To-Do-Listen ausgerichtet und eignet sich besonders für kleinere Projekte und das Tagesgeschäft. Teams können große Projekte in Unterprojekte segmentieren und sie mit Beschriftungen, Filtern und Prioritätsstufen kategorisieren, benutzerdefinierte Anweisungslisten erstellen, wiederkehrende Aufgaben einrichten, Kommentare und Erinnerungen einfügen, Abgabefristen vergeben und laufende Aufgaben verfolgen.

Eine weitere Funktion von Todoist ist “Karma”. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe erfolgreich und fristgerecht abgeschlossen hat, erhält er dafür Karmapunkte und kann so diverse Karma-Level wie Beginner, Intermediate, Master und Grand Master erreichen. Dies soll Teams dazu anspornen, ihre Produktivitätsziele wie geplant zu erreichen. Aber Achtung: Bei Aufgaben, die 4 oder mehr Tage überfällig sind, verliert man Karmapunkte. 

Was bietet die kostenlose Version von Todoist?

Die Grundfunktionen dieses Projektmanagement-Tools sind kostenlos. Dazu gehört:

  • 5 aktive Projekte
  • 5 Teammitglieder pro Projekt
  • 5 MB Datei-Uploads
  • 3 Filter
  • Aktivitätsverlauf der letzten Woche

Für mehr Features und höheren Kapazitäten können Nutzer jederzeit zum Pro- oder Business-Plan wechseln. Diese werden pro Nutzer und Monat abgerechnet. Für den Pro-Tarif wird zudem eine Testversion angeboten. 

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3. Freedcamp

Aufgaben zuordnen in Freedcamp
Aufgaben zuordnen in Freedcamp (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4.6/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4.7/5
  • Funktionen: 4.4/5
  • Bedienkomfort: 4.5/5
  • Kundenbetreuung: 4.6/5

Freedcamp soll Mitarbeiter dabei unterstützen, an Projekten zusammenzuarbeiten und Aufgaben auf einer einheitlichen Plattform zu planen, zu organisieren und zu verwalten. Dafür bietet die Software ein umfangreiches Paket an Funktionen, wie zum Beispiel Kanban-Tafeln, Projektvorlagen, Issue Tracker, Wiki, CRM und Widget Boards.

Der Fokus von Freedcamp liegt auf dem Aufgaben- und Projektmanagement. Für das Aufgabenmanagement können zum Beispiel sich wiederholende Aufgaben eingerichtet werden, etwa für jeden zweiten Montag des Monats. Mit dem Timer können Teams den benötigten und betriebenen Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben einstellen und in Berichten nachverfolgen.

Für das Projektmanagement bietet Freedcamp unter anderem Ressourcen-Planung, mit deren Hilfe Ressourcen verwaltet und zugeordnet werden können. Ein interaktives Gantt-Diagramm gehört ebenfalls zu den verfügbaren Funktionen der Software. Gantt-Diagramme helfen Teams dabei, die Zeitleiste eines Projekts oder eines Arbeitsvorgangs zu visualisieren. Damit können sie zum Beispiel Abhängigkeiten setzen und ändern sowie den Fortschritt einer Aufgabe in Prozent sehen.

Was bietet die kostenlose Version von Freedcamp?

Die kostenlose Version des Projektmanagement-Tools enthält die wichtigsten Anwendungsfunktionen wie:

  • Unbegrenzte Anzahl von Projekten, Aufgaben, Speicherplatz und Benutzer
  • Kalender
  • Diskussionen
  • Meilensteine
  • Zeiterfassung

Die kostenpflichtigen Pläne sind unterteilt in Pro, Business und Enterprise und unterscheiden sich jeweils in den zur Verfügung stehenden Funktionen. Unternehmen können diese drei Modelle 14 Tage lang kostenlos testen.

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4. MeisterTask

Kanban-Board in MeisterTask
Kanban-Board in MeisterTask (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4.7/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4.6/5
  • Funktionen: 4.4/5
  • Bedienkomfort: 4.7/5
  • Kundenbetreuung: 4.5/5

Projektmanagement made in Germany: Die Software arbeitet auf Grundlage des Kanban-Systems zur Digitalisierung von Workflows, also der Erstellung von Listen mit Aufgaben, die es gilt, abzuarbeiten. Um eine größere Flexibilität zu ermöglichen, sind die Spalten des Kanban-Boards anpassbar. Du kannst sie umbenennen und so viele Spalten wie nötig hinzufügen. Das Dashboard dient dabei als Ausgangspunkt und zeigt anstehende Aufgaben, Nachrichten, erfasste Zeit und weitere benutzerdefinierte Informationen.

Einige der wichtigsten Funktionen von MeisterTask für Unternehmen umfassen das Administratorkonto, Zeitleisten sowie Statistiken und Berichte. Das Administratorkonto erlaubt Projekt- und Teamleitern, einen oder mehrere Administratoren zu benennen, die Berechtigungen, Lizenzen und Rechnungen verwalten. Mit Zeitleisten kannst du Aufgaben in einem Kalender mit Farbcodierung visualisieren. Statistiken und Berichte dienen dem Zweck, die Produktivität deines Teams stets im Blick zu behalten und wo es geht zu optimieren. Wie viele Aufgaben wurden letzten Monat erledigt? Wie sieht die Planung für die nächste Woche aus? Werden Fristen eingehalten? Dies und mehr kann mit Berichten erfasst und das Gelernte in praktische Maßnahmen umgesetzt werden. 

Was bietet die kostenlose Version von MeisterTask?

Der Basic-Tarif ist die kostenlose Version der Projektmanagementsoftware. Es umfasst Aufgabenplanung mit den folgenden Funktionen:   

  • Bis zu 3 Projekte
  • Unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern
  • Individuell anpassbare Boards
  • Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten
  • Dateianhänge mit bis zu 20 MB pro Datei

Wer mehr will, muss zu einem der drei gebührenpflichtigen Tarife Pro, Business oder Enterprise upgraden. Der Preis für das Enterprise-Modell ist auf Anfrage erhältlich.

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5. Zoho Sprints

Scrum-Boards in Zoho Sprints
Mit personalisierbaren Scrum-Boards in Zoho Sprints Projekte überblicken (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4.5/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4.5/5
  • Funktionen: 4.4/5
  • Bedienkomfort: 4.5/5
  • Kundenbetreuung: 4.3/5

Drag-and-Drop-Planungstools, Scrum-Boards, Timer, Besprechungsplanung, Dashboards, Berichte und Teamaktivitätsfeeds sind nur einige der Funktionen, mit denen Zoho Sprints für agile Teams aufwartet. 

Da Zoho Sprints als agiles Projektmanagement-Tool entwickelt wurde, sollen die Funktionen genau das vorantreiben – Agilität. So können Teams über den Projekt-Feed kollaborieren, indem sie Benachrichtigungen über Aktualisierungen erhalten, Ideen sammeln, Projektaktivitäten mit einer chronologische Zeitleiste überblicken, Status-Updates zu Modulen, Fehlerbehebungen und zu überprüfenden Elementen posten und Feedback einholen.

Personalisierbare Scrum-Boards helfen dabei, den Workflow anzuzeigen. Dabei kannst du die herkömmlichen Spalten “Zu erledigen”, “In Bearbeitung” und “Fertig” verwenden, oder an die spezifischen Bedürfnisse deines Teams anpassen. Mit der Festlegung der WIP-Grenzwerte (Work In Progress) soll die Überforderung des Teams vermieden und Kapazitäten optimal genutzt werden. 

Was bietet die kostenlose Version von Zoho Sprints

Der kostenlose Plan ist beschränkt auf:

  • 5 Projekte
  • 5 Benutzer 
  • 500 MB Speicherplatz. 

Reicht dies nicht aus, um den Bedarf deines Teams zu decken, stehen diverse kostenpflichtige Modelle zur Verfügung, die nach Anzahl der Benutzer pro Monat gestaffelt sind und 15 Tage kostenlos getestet werden können. Wählen Teams die jährliche Abrechnung zahlen sie zudem nur für 10 Monate.

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Hilfreiche Fragen bei der Wahl eines kostenlosen Projektmanagement-Tools

Welchen Bedarf will ich decken?

Um das passende kostenloses Projektmanagement-Tool zu finden, ist zunächst wichtig, die Bedürfnisse deines Teams zu kennen. Nützliche Fragen, die du dir dazu stellen kannst, sind: Welches Ziel will mein Team erreichen und wie kann eine Projektmanagement-Software dabei helfen? Welche “Pain Points” müssen dafür angegangen werden? Vor welchen Herausforderungen stehen wir aktuell?

Inwiefern ist die Software limitiert?

Sobald du weißt, wie das Projektmanagement-Tool in deinem Team zum Einsatz kommen soll, kannst du dich im nächsten Schritt mit den Funktionen beschäftigen, auf die du nicht verzichten kannst. Kostenlose Projektmanagement-Softwares können in ihrer Ausstattung sehr eingeschränkt sein, also solltest du genau wissen, was du brauchst. Frage dich zum Beispiel, für wie viele Teammitglieder das Tool zugänglich sein muss und ob du spezielle Features oder Integrationsmöglichkeiten benötigst. 

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Projektmanagement-Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

Methodologie:

Für diese Liste wählten wir zunächst Tools mit mindestens 100 Nutzerbewertungen auf GetApp innerhalb der letzten zwei Jahre aus (Stand vom 16. Juni 2022).

Anschließend haben wir diese Tools nach Reihenfolge ihrer Gesamtbewertung (von der höchsten bis zur niedrigsten) sortiert, wobei wir eine Mindestbewertung von 4,6 von 5 Sternen zugrunde gelegt haben.

Wir wählten die fünf Tools, welche die Hauptfunktion der Kategorie Projektmanagement-Software boten: Kollaboration, Aufgabenmanagement und Berichterstattung.

Außerdem mussten die Produkte unserer Definition von Projektmanagement-Software entsprechen: Projektmanagement-Software hilft Teams bei der Planung und Verwaltung von Arbeitsabläufen, der Organisation von Aufgaben und Aktivitäten und der Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Diese Tools erfassen die Arbeitsausführung und bieten Live-Benachrichtigungen und Ansichten, die für die verschiedenen Beteiligten relevant sind.

Weitere Auswahlkriterien waren: 

  • Die Software hat eine deutsche Website
  • Die Software ist auf Deutsch verfügbar
  • Die Software wird als kostenlose Version für Teams angeboten

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Über den Autor oder die Autorin

Content Analyst für GetApp. Absolventin der HHU Düsseldorf, wohnhaft in Barcelona. Am Wochenende findet man mich meistens am Strand oder beim Brunch.

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