Was machen Compliance Management Systeme?

Veröffentlicht am 27.7.2022 von Ines Bahr

Regelkonformes Verhalten ist eine der wichtigsten Säulen im wirtschaftlichen Umgang. Compliance bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sich Unternehmen an geltende Gesetze und selbsternannte Regeln halten. Ein Compliance Management System (CMS) hilft dabei, Gesetzestreue, ethische Standards und Regelkonformität sicherzustellen. Im Folgenden erfährst du, was Compliance Lösungen sind, welche Vorteile sie mitbringen und wie sie aufgebaut sind.

Was machen Compliance Management Systeme

Compliance Management System Definition 

Fangen wir erst einmal mit der Compliance Management Definition an. Laut der Definition von Compliance Management System umfassen Compliance Lösungen sämtliche Maßnahmen, die darauf abzielen, Imageschäden, Rechtsverstöße, Haftungsschäden und Glaubwürdigkeitseinbußen zu vermeiden – einer der wichtigsten Aspekte im unternehmerischen Betrieb. 

Compliance leitet sich vom englischen Verb “to comply with” ab, was wörtlich übersetzt so viel wie “erfüllen”, “befolgen” oder “entsprechen” bedeutet. Das Compliance Management zielt also auf die Einhaltung von geltenden Gesetzen und internen Regeln ab, um zu verhindern, dass es zu ernsthaften Schäden kommt. 

Mit Hilfe einer Compliance Lösung können Unternehmen sicherstellen, dass sich sowohl die Geschäftsführung als auch die Mitarbeiter an Gesetze und Regeln halten. Daraus resultieren hohe Anforderungen an Compliance Management Systeme. Ihre wichtigste Aufgabe ist es, Regelverstöße präventiv zu verhindern beziehungsweise frühzeitig zu erkennen, um Risiken, die dem Unternehmen an die Substanz gehen könnten, zu minimieren. Compliance Lösungen gibt es wie Sand am Meer. Gerade Unternehmen, die rein präventiv ein Compliance Management System aufbauen, müssen zu Beginn nicht unbedingt auf die teuerste Software setzen, sondern können sich zunächst auch erst einmal an der Verwendung kostenloser Compliance Management Systeme versuchen.

Der Aufbau eines Compliance Management Systems

Für den Aufbau eines Compliance Management Systems kann es hilfreich sein, sich an anerkannte Normen wie zum Beispiel die ISO 37301 zu halten – ergänzt durch weitere Best-Practice-Kenntnisse. Ein besonders wichtiger Standard ist der Prüfungsstandard 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IdW) namens “Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen”, der die notwendigen Elemente von Compliance Lösungen darstellt – und Unternehmen damit eine nützliche Hilfestellung bei der Implementierung und dem Aufbau eines Compliance Management Systems mit an die Hand gibt. 

Das Prozessmodell unterteilt die Implementierung in mehrere konkrete Schritte. Die Grundelemente lauten:

  • Compliance Kultur
  • Compliance Ziele und Scope
  • Compliance Organisation
  • Compliance Risiken
  • Compliance Programm
  • Compliance Kommunikation
  • Compliance Überwachung und Verbesserung
Compliance Management System Definition und Aufbau
Der Aufbau eines Compliance Management Systems (Quelle)

Compliance Kultur definieren sowie Compliance Ziele und Scope festhalten

Damit der Compliance Management System Aufbau gelingt, braucht es zunächst eine einheitliche Compliance Kultur. Ihr Aufbau wird im Wesentlichen durch das Management und die Geschäftsführung geprägt. Ihre Aufgabe ist es, sich für die Umsetzung der Compliance Lösung zu engagieren, indem sie zum Beispiel klärt, welchen Gesetzen und Regeln das Unternehmen überhaupt gerecht werden muss. Da ein Compliance Management System natürlich auch bestimmte Ziele erreichen soll, sind Compliance Ziele und Scope ebenso wichtig. In diesem Schritt gilt es also, das unternehmerische Ziel im Hinblick auf Compliance festzulegen.

Compliance Organisation festlegen 

Anschließend erfolgen die ersten operativen Schritte: Die Kompetenzen und eine Projektorganisation werden festgelegt. Auch die zugehörige Compliance Organisation mitsamt ihrer Rollen, der Aufbau- und Ablauforganisation sowie ihrer Verantwortlichkeiten werden definiert und umgesetzt. Zusätzlich ist nun der Zeitpunkt gekommen, das Dokumentationsmanagement und die Berichtsempfänger zu definieren – abhängig davon, wer für die Einhaltung der Gesetze und Regeln verantwortlich ist.

Compliance Risiken ermitteln

Gesetzliche Regelungen zur Form und Ausprägung eines Compliance Management Systems gibt es zwar nicht – grundsätzlich empfiehlt es sich zu Beginn des Prozesses jedoch, eine umfangreiche Risikoanalyse durchzuführen, damit die Implementierung der Compliance Lösung gelingt. Im Rahmen einer Soll-Ist-Analyse lassen sich Defizite zuverlässig identifizieren. Teil der Risikoanalyse sollte es auch sein, unternehmensspezifische ethische und moralische Grundsätze zu definieren, um Compliance Risiken auf ein Minimum zu reduzieren. 

Compliance Programm festhalten und Compliance Kommunikation planen

Ein besonders wichtiger Aspekt im Compliance Management ist die Tatsache, dass Gesetze und Regeln sich ständig ändern. Hinzu kommen unternehmensinterne Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation. Entsprechend muss gewährleistet sein, dass Veränderungen zeitnah und vollständig abgebildet werden können. Auf diese Art und Weise werden nach und nach die grundsätzlichen Strukturen für ein Compliance Management System geschaffen. 

Die Implementierung der Maßnahmen sollte den Rahmen liefern, den es braucht, um Gesetze und Regeln zuverlässig umzusetzen. Zu diesem Zweck geben Compliance Lösungen Mindestanforderungen für Prozesse und Verfahren vor, die für Compliance relevant sind. Das Compliance Programm umfasst alle Maßnahmen, die sicherstellen sollen, dass es nicht zu Verstößen kommt. Diese Maßnahmen müssen nicht nur implementiert, sondern im Rahmen einer effizienten Compliance Kommunikation auch sachgerecht an die betroffenen Personen weitergegeben werden.

Compliance Überwachung und Verbesserung mit einplanen

Schließlich ist das Compliance Management System dauerhaft zu überwachen, um Optimierungspotenziale aufdecken und umsetzen zu können. Handelt es sich um ein großes Unternehmen, kann auch ein lokaler Compliance Manager eingesetzt werden, um die entsprechenden Berichte zu erstellen. Sie helfen dabei, das Compliance Management System kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren.

 Wie hilft Software beim Compliance Management?

Unternehmerische Compliance ist ein komplexes Feld, das nicht nur Zeit und Geld kostet, sondern auch Ärger mit sich bringen kann, wenn es dennoch zu einem Verstoß gegen gesetzlich-moralische Vorgaben kommt. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, beim Compliance Management auf eine spezielle Software zu setzen. 

Mit ihrer Hilfe können Mitarbeiter in Compliance Abteilungen ohne großen Aufwand Listen und Berichte erstellen. Auch Risikoanalysen können mit Hilfe von Compliance Lösungen zuverlässig und transparent durchgeführt werden. Alle Dokumente, Richtlinien und Informationen werden lückenlos und revisionssicher an einem Ort gespeichert. Dadurch wird das Compliance Management automatisch transparenter und nachvollziehbarer. Das ist vor allem dann von Bedeutung, wenn es doch zu einem Verstoß kommt und Behörden die Compliance Maßnahmen detailliert prüfen. 

Zusätzlich erwirken Compliance Management Systeme gegenüber Investoren, Stakeholdern, Versicherungen und Geschäftspartnern den Nachweis, dass Gesetze und Regeln vom Unternehmen eingehalten werden, was auf beiden Seiten zu mehr Vertrauen führt. Auf diese Art und Weise führen Compliance Management Systeme zu geringeren Versicherungskosten, einer größeren Bereitschaft, gemeinsame Geschäfte abzuschließen sowie günstigeren Finanzierungskonditionen. Bei Ausschreibungen wird ein bestehendes Compliance Management System heutzutage von vielen Kunden vorausgesetzt.

Compliance – ein Thema für jedes Unternehmen 

Das Thema Compliance ist für jedes Unternehmen egal welcher Größe und Branche von Bedeutung, denn die Einhaltung von Gesetzen und Regeln geht uns alle etwas an. Es lässt sich jedoch festhalten, dass Unternehmen je nach individuellem Risikoprofil mehr oder weniger Handlungsbedarf haben. 

Idealerweise wird ein Compliance Management System aufgebaut, noch bevor es zu gravierenden Problemen kommt. Dabei wird am besten Schritt für Schritt vorgegangen. Um überhaupt mit dem Aufbau eines Compliance Managements System anzufangen, ist nicht direkt eine Software erforderlich. Es kann sich aber durchaus lohnen, schon am Anfang der Implementierung auf eine schlanke Compliance Lösung zu setzen. So können sich Unternehmen auf Dauer nicht nur Zeit und Geld, sondern vor allem auch jede Menge Ärger ersparen.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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