Es kann ganz schön ärgerlich sein, wenn man immer wieder nach vorhandenen Informationen suchen muss, weil sie plötzlich nirgends mehr aufzufinden sind, oder wenn die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen schlecht funktioniert. Evernote kann bei solchen Problemen helfen.
Evernote ist ein cloudbasiertes Tool, mit dem Nutzer gemeinsam an Notizen, To-Do-Listen und Dateien arbeiten können, Feedback und Ideen austauschen, Texte und Skizzen redigieren und mehr.
Besonders praktisch ist eine Funktion, um interessante Inhalte aus dem Internet zu archivieren. Über eine Browser-Erweiterung kann man mühelos ganze Webseiten (mit Text, Grafiken und Links) in Evernote-Notizen ablegen.
Auch eine Integration in andere Anwendungen ist möglich, beispielsweise mit MailChimp für das E-Mail-Marketing, Trello für das Projektmanagement oder dem Customer-Relationship-Management-Tool Zoho CRM.
Es stehen drei Tarife zur Verfügung, der kleinste ist kostenlos. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist der Business-Tarif zu 13,99 € pro Nutzer und Monat am besten geeignet. Er bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen, 20 GB Uploads pro Monat, eine zentrale Nutzerverwaltung und natürlich die Funktionen der anderen Versionen.
Das Tool ist gut, aber trotzdem kann es sein, dass Evernote nicht für jeden die richtige Kollaborationssoftware ist. Wenn man eine Plattform erfolgreich nutzen will, ist es entscheidend, die optimale Kombination von Funktionen und Integrationen zum richtigen Preis zu finden – und aus diesem Grund wollen wir auch einige Alternativen zu Evernote vorstellen, die definitiv einen Blick wert sind.
monday.com
monday.com (ehemals dapulse) ist ein cloudbasiertes Projektmanagement- und Kollaborationstool, das mit einer intuitiven Benutzeroberfläche für eine einfache Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams sorgt. Die kooperative Arbeitsumgebung bietet Funktionen zum zentralen Verwalten, Planen und Nachverfolgen von Aufgaben. Zu den grundlegenden Funktionen gehören Zeiterfassung, Echtzeit-Benachrichtigungen, Nutzerzugriffskontrolle, Tagging und Dateimanagement.
Um die Zusammenarbeit zu verbessern, kann man in monday.com die unterschiedlichen Phasen von Aufgaben farbig kennzeichnen. Außerdem können Nutzer Screenshots oder andere Dateien per Drag and Drop in die „Update-Box“ ziehen und direkt mit allen Projektbeteiligten teilen, um die Planung und Zusammenarbeit weiter zu beschleunigen.
Jeder „Pulse“ – das heißt, jedes einzelne Element, also zum Beispiel ein einzelnes Projekt oder eine Aufgabe – verfügt über eine eigene, anpassbare E-Mail-Adresse. Nutzer*innen können an diese Adresse schreiben und so ganz einfach einen Kommentar direkt im Feed veröffentlichen.
Wenn das Team bereits andere Tools wie Dropbox oder Google Drive für das Dateimanagement nutzt, ist der Übergang zu monday.com besonders unkompliziert: Diese und andere Apps können einfach integriert werden.
Preise: Ab 25 USD pro Monat für fünf Nutzer (Abrechnung jährlich).
Flowingly
Flowingly ist für all diejenigen interessant, die eher nach einem Tool für die Automatisierung von Geschäftsprozessen suchen. Mit Flowingly können Geschäftsprozesse gestaltet, implementiert, getestet und verbessert werden.
Die Lösung bietet Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Deadline-Tracking, automatische Erinnerungen und Berechtigungsmanagement.
Man kann Anweisungen für Teammitglieder hinzufügen und so zum Beispiel sicherstellen, dass sich alle an bewährte Prozesse halten. Außerdem ermöglicht die App das Speichern und Verwalten von Vereinbarungen, Standards und anderen Dokumenten, die für die Best Practices im Unternehmen wichtig sind.
Flowingly bietet Vorlagen zur Automatisierung von Aufgaben in Personalwesen und Recruiting, beispielsweise von Abwesenheitsanträgen und -genehmigungen, Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie Leistungsbeurteilungen. Auch die automatisierte Ausgabenverwaltung wird unterstützt.
Vertriebs- und Marketingteams können mit der App Vertriebspipeline, Genehmigungsprozesse für Preisnachlässe und Content Marketing automatisieren.
Preise: Verfügbar auf Anfrage.
Wrike
Viele von uns kennen das Problem nur allzu gut: Täglich müssen wir auf Hunderte von E-Mails reagieren. Das Projektmanagement-Tool Wrike will sich dieser Herausforderung stellen und den gesamten Kooperationsprozess verbessern. Es bietet Funktionen für Dateimanagement und -freigabe, Aufgabenverwaltung, Projektverfolgung, Zeiterfassung und die Prüfung von Genehmigungen.
Das Tool kann von Einzelanwendern, Freiberuflern, Unternehmen und Teams verschiedener Größen gleichermaßen verwendet werden. Automatisierte Anfrageformulare machen es leicht, schon zu Beginn eines Projekts alle relevanten Informationen von den Beteiligten einzuholen. Die Formulare sind anpassbar und können so für unterschiedliche Arbeitsabläufe eingesetzt werden.
Auch der Genehmigungsprozess für Projekte und Aufgaben, der häufig Abläufe verzögert, kann mit Wrike optimiert werden. Nutzer*innen können Bereiche von Grafiken, Videos oder Dokumenten markieren und mit Kommentaren versehen, um auf etwas aufmerksam zu machen und eine zeitige Genehmigung sicherzustellen.
Die API von Wrike ermöglicht die Integration mit Kollaborationstools wie Box und Dropbox, CRM-Systemen wie HubSpot CRM und Zoho CRM sowie Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und mehr.
Preise: Gratis für bis zu fünf Nutzer; die Professional-Version für 5, 10 oder 15 Nutzer*innen (mit Jahresvertrag) steht ab 9,80 USD pro Nutzer und Monat zur Verfügung
Quip
Wer bei der Zusammenarbeit im Team Zeit sparen will, könnte auch mit Quip gut beraten sein.
Quip ist ein cloudbasiertes Kollaborationstool, das sich als zentrale Schnittstelle für das gemeinsame Projektmanagement anbietet und mit Funktionen wie Projektverfolgung, gemeinsamer Bearbeitung, Dokumentenspeicherung, Projektworkflow-Erstellung, Dokumentenwiederherstellung und Dateifreigabe für eine gute Kommunikation im Team sorgt.
Mit Quip können Dokumente im Offline-Modus bearbeitet werden und werden anschließend aktualisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
Zu den besonders nützlichen Funktionen gehört der in jedem Dokument integrierte Chat, über den man unmittelbar zusammenarbeiten und andere Teammitglieder erwähnen kann. An allen Gesprächen kann man auch über die mobile App teilnehmen.
Über die API können die Nutzer unter anderem Workflows automatisieren, eigene Bots erstellen und Daten integrieren. Zu den Anwendungen, die in Quip eingebunden werden können, gehören Salesforce, Google Docs, Twitter, Zendesk, GitHub und Slack.
Preise: Ab 30 USD pro Monat für ein Team mit 5 Personen; plus 10 USD monatlich für jede weitere Person (jährliche Abrechnung).
Asana
Das cloudbasierte Projektmanagement-Tool Asana vereinfacht mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und Funktionen wie dem Nachverfolgen von Fälligkeitsterminen, Dateimanagement, Aufgabenverwaltung, dem Erstellen von Projekt-Workflows, Kommentaren und einer Inbox für Aufgaben die Projekt- und Aufgabenverwaltung.
Für alle projektbezogenen Aktivitäten werden Benachrichtigungen in Echtzeit gesendet. Nutzer können Projekte und Aufgaben kommentieren, teilen und mit anderen Teammitgliedern besprechen, wodurch E-Mails überflüssig werden.
In der Liste „Meine Aufgaben“ lässt sich die Priorität einzelner Aufgaben festlegen und der „Fokusmodus“, in dem nur eine einzige Aufgabe angezeigt wird, verbessert die Konzentration. Projekte und Personen können als Favoriten gespeichert werden, sodass man über die Navigationsleiste schnell auf sie zugreifen kann.
Zu den Integrationen von Asana gehören MailChimp für das E-Mail-Marketing, Evernote für die Zusammenarbeit, PipeDrive für das Customer Relationship Management, Zendesk und LiveAgent für Kundenservice und Support sowie Campaign Monitor für die Marketing-Automatisierung.
Preise: Die Basisversion für bis zu 15 Teammitglieder ist kostenlos. Die Premium Version ist ab 9,99 USD pro Nutzer und Monat verfügbar (Abrechnung jährlich).
