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Die 4 besten kostenlosen Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer in Deutschland

Veröffentlicht am 4.7.2023 von Rosalia Mousse

Was Onlinezahlungen betrifft, hatte Deutschland bisher eine konservative Herangehensweise. In den vergangenen Jahren haben die meisten Kunden Banküberweisungen gegenüber Karten oder digitalen Wallets bevorzugt. Doch wie so vieles im Technologiebereich wandelt sich der Markt rapide.

Das EU-basierte FinTech-Entwicklungsunternehmen Nexi stellte in seinem European eCommerce Report 2021 (Bericht in Englisch) fest, dass E-Wallets in Europa die Rechnungen überholen. Dieser Wechsel hin zu digitalen Zahlungen und elektronisch gestellten Rechnungen bietet KMU in Deutschland neue Chancen. Mit Rechnungsprogrammen für kleine Unternehmen, die dynamische Funktionen bieten und die verschiedensten Transaktionsarten unterstützen, können Unternehmen ihre Geschäftstätigkeit ausweiten und den wachsenden Anforderungen dieses florierenden und sich verändernden Marktes gerecht werden.

Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer: Kostenlose und deutschsprachige Tools

In diesem Artikel findest du die 4 besten kostenlosen Rechnungssoftware für Kleinunternehmer auf GetApp, aufgelistet in alphabetischer Reihenfolge. Für diese Liste haben wir Produkte in Betracht gezogen, die mindestens 20 Nutzerbewertungen bei einer Gesamtbewertung von mindestens 4,5 von 5 Sternen erhalten haben und die in einer deutschsprachigen Version zur Verfügung stehen. Die Tools richten sich an kleine Unternehmen mit Finanz- und Buchhaltungsaktivitäten und ermöglichen es ihnen, in großem Umfang Rechnungen zu erstellen. Dazu bieten sie Funktionen zur Verwaltung mehrerer Währungen, Warnungen/Benachrichtigungen und Optionen zur Anzeige des Rechnungsverlaufs. Weitere Informationen über unsere Auswahlmethodik findest du am Ende des Artikels.

Rechnungserstellung mit PandaDoc, einer kostenlosen Rechnungssoftware für Kleinunternehmer
Preistabelle in PandaDoc (Quelle)
  • Benutzerfreundlichkeit:  4,4/5
  • Kundenservice: 4,3/5
  • Funktionen: 4,3/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,2/5

PandaDoc ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-Tool, mit dem Kleinunternehmer die unterschiedlichsten Dokumente wie Verträge, Angebote, Budgetpläne und Rechnungen erstellen, teilen und gemeinsam bearbeiten können. Primär dient es als papierlose Alternative für die Dokumentenverwaltung, mit der Unternehmen ihre Verkaufsrechnungen oder andere gemeinsam genutzte Dokumente genehmigen und elektronisch signieren können. Dazu kommen Funktionen für die Fortschrittsverfolgung, um die Bearbeitung zu beschleunigen und Teammitglieder auf den gleichen Stand zu bringen. Teams können den Rechnungsverlauf einsehen und integrierte Warnungen und Benachrichtigungen nutzen.

Eine Chatfunktion und die Möglichkeit, Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten, erleichtern die Kommunikation im Team. PandaDoc bietet anpassbare Formularvorlagen und CRM-Integrationen (Customer Relationship Management) (Artikel in Englisch) und unterstützt mehrere Zahlungsmethoden sowie die Automatisierung wiederkehrender Zahlungen.

Die Nutzung der eSign-Version von PandaDoc und eine 15-minütige Demo stehen kostenlos zur Verfügung. Mit dieser können Unternehmen bereits vorformulierte Dokumente hochladen, sie sicher unterzeichnen und direkt über PandaDoc Zahlungen dafür annehmen. Das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer kann zudem 14 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Testversion bietet sämtliche Funktionen der Vollversion, beschränkt jedoch den Dokumentenversand auf bis zu 50 Dokumente und bis zu 5 Empfänger pro Dokument. Mit der kostenlosen eSign-Version können Nutzer bis zu 5 Dokumente pro Monat erstellen. Dazu kommen unbegrenzte elektronische Signaturen, geschützte PDFs, E-Mail-Benachrichtigungen, benutzerdefinierte Ordner, Tags und eine Canvas-API.

Rechnungsmanagement-Dashboard in Paymo, einem kostenlos nutzbaren Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer
Rechnungsmanagement in Paymo (Quelle)
  • Benutzerfreundlichkeit:  4,6/5
  • Kundenservice: 4,7/5
  • Funktionen: 4,5/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,6/5

Paymo ist ein Projektmanagement-Tool mit integrierten Rechnungsstellungs-Tools. Nutzer können Projekte planen und Arbeitszeiten erfassen. Durch das Fakturierungstool für mehrere Währungen, das Rechnungsmanagement-Dashboard und integrierte Warnmeldungen wird der Projekttracker zur modernen Alternative zum herkömmlichen Rechnungsmanagement.

Neben Funktionen wie Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen bietet Paymo die Option zur Projektabrechnung. Projektmanager können ihre Projekte zeitlich planen, Aufgaben zuweisen, Fortschritte verfolgen und genutzte Ressourcen sowie die damit verbundenen Ausgaben einsehen. Auf Basis all dieser Daten erstellt das einfache Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer automatisch detailgenaue Rechnungsdokumente und ordnet sie den entsprechenden Zahlungen zu. Backoffice-Teams können Ausgaben genehmigen und Rechnungen für sie erstellen. Sie können die für jedes Projekt veranschlagte Zeit einsehen und Projektberichte erstellen, in denen alle Kosten auf die Sekunde genau ausgewiesen werden.

Das kostenlose Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer kann in allen Versionen 15 Tage kostenlos getestet werden. Je nach Version sind unbegrenzt viele Kunden, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und aktive Timer sowie ein kostenloses Onboarding verfügbar. Für den persönlichen Gebrauch gibt es eine Gratisversion mit maximal 3 Kunden und 50 Aufgaben, die jedoch weder Integrationen noch die oben genannten kostenpflichtigen Funktionen bietet.

Akzeptierte Zahlungsarten in PayPal, das von Kleinunternehmern kostenlos zur Rechnungsstellung genutzt werden kann
Zahlungsoptionen in PayPal (Quelle)
  • Benutzerfreundlichkeit:  4,6/5
  • Kundenservice: 4,3/5
  • Funktionen: 4,6/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,5/5

Mit PayPal können Unternehmen online auf sichere Weise Zahlungen empfangen. Kunden können über eine Vielzahl an Zahlungsmethoden für Produkte oder Dienstleistungen bezahlen, ohne gegenüber dem Verkäufer ihre finanziellen Daten preiszugeben. Mit einem PayPal Business-Konto können KMU jeder Branche benutzerdefinierte Rechnungen mit Branding erstellen und versenden, sodass ihre Kunden sie über einen per E-Mail erhaltenen Link aufrufen können. Außerdem können Nutzer ihren Rechnungsverlauf einsehen, Zahlungen verfolgen, die Rechnungsstellung zeitlich planen, wiederkehrende Rechnungen erstellen und Benachrichtigungen bei ausstehenden Zahlungen erhalten.

PayPal unterstützt 25 Währungen und ist in mehr als 200 Ländern verfügbar, sodass es für KMU mit Kunden und Geschäftstätigkeiten auf der ganzen Welt geeignet ist. Die Plattform unterstützt Teilzahlungen, das Erhalten von Trinkgeld und die Option, Steuersätze für die spätere Verwendung zu speichern.

Unternehmen können bis zu 50 Rechnungsvorlagen kostenlos erstellen und online oder über die App downloaden. Mit einem PayPal Business-Konto erhalten sie außerdem Zugriff auf Funktionen wie den Rechnungsverlauf, den Rechnungsversand per E-Mail und die Zahlungsverfolgung. PayPal ist nicht in bestimmten Preisversionen verfügbar, sondern erhebt für jede Transaktion eine Händlergebühr.

Mit Zoho Invoice können kleine Unternehmen kostenlos Rechnungen per App und Apple Watch versenden
Mobile Nutzung von Zoho Invoice (Quelle)
  • Benutzerfreundlichkeit:  4,7/5
  • Kundenservice: 4,6/5
  • Funktionen: 4,5/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,7/5

Zoho Invoice ist ein von der Zoho Corporation entwickeltes cloudbasiertes Fakturierungstool für Kleinunternehmer, KMU und Nichtregierungsorganisationen (NGOs). Nutzer können personalisierte Rechnungen erstellen, teilen und verwalten. Dabei können sie die Rechnungen in den Währungen ihrer Kunden ausstellen und mit ihrem Branding versehen. Zoho Invoice ermöglicht das Erstellen von steuerkonformen Rechnungen in mehr als 15 Sprachen, die von jedem Gerät einschließlich Smartwatches aus gesendet und mit den bestehenden Zahlungsgateways der Nutzer verbunden werden können. Die Nutzer können Kostenvoranschläge nach der Genehmigung in Rechnungen umwandeln, Rechnungen auf Basis genauer Stundenzahlen erstellen und ihren Kunden über ein eigenes Kundenportal Zugriff auf ihre Rechnungen gewähren.

Mit dem Abrechnungstool von Zoho Invoice können Nutzer ihre Arbeitszeiten verfolgen, Ausgaben erfassen und automatisch Rechnungen an Kunden stellen. Manager können den Angestellten rollenbasierten Zugriff gewähren und ihnen so einen genaueren Einblick in ihre Arbeitsstunden bieten.

Zoho Invoice ist vollständig kostenlos. Nach der Anmeldung können KMU Rechnungen an mehrere Kunden stellen, lokale Währungen und Steuersätze anwenden und Rechnungsdokumente einschließlich Rechnungen, Gutschriften und Vorschusszahlungen anlegen. Außerdem können sie Belege scannen, Ausgaben verfolgen und Zahlungen per Bargeld, Scheck oder Überweisung akzeptieren. Auch Nutzerberechtigungen, Projektberichte, Zeiterfassungsfunktionen und Integrationen sind verfügbar.

So profitierst du von einem Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Mit einem Fakturierungsprogramm können kleine Unternehmen ihre Rechnungsstellung zuverlässiger und effektiver gestalten und leichter international expandieren, indem sie die Zahlung in unterschiedlichen Währungen und über verschiedene Zahlungsmethoden ermöglichen. Besonders hilfreich für Unternehmen in Deutschland sind daher Tools, die eine Vielzahl an Währungen, Zahlungsoptionen und Steuersätzen unterstützen, um den sich ständig wandelnden Anforderungen der Kunden gerecht zu werden – egal ob als Marketingagentur, Manufaktur oder Onlinehändler.

Du möchtest mehr erfahren? Wirf einen Blick in unser Softwareverzeichnis für Rechnungs- und Fakturierungssoftware und entdecke weitere Produkte.


Methodik

Um in diese Liste aufgenommen zu werden, mussten die vier Softwaretools unserer Definition von Rechnungsstellungs-Tools und den nachfolgenden Kriterien entsprechen:

  • Alle genannten Tools entsprechen der folgenden Definition: Mit Rechnungs- bzw. Fakturierungssoftware können Unternehmen Rechnungen erstellen und Zahlungen akzeptieren. Die Tools ermöglichen den effektiven Umgang mit komplexen Konten, die mehrere Kunden und Produktlinien umfassen, und bieten Optionen für die Vertragsverwaltung und das Customer Relationship Management. Sie sind so konzipiert, dass sie in Kombination mit Buchhaltungstools genutzt werden können.
  • Die Tools bieten die folgenden Kernfunktionen:
    • Rechnungserstellung
    • Rechnungsverlauf
    • Online-Rechnungsstellung
  • Alle gelisteten Tools bieten eine kostenlose Version.
  • Sie haben in den letzten zwei Jahren (28. April 2021 bis 28. April 2023) mehr als 20 Nutzerbewertungen
  • bei einer Mindestbewertung von 4/5 Sternen in den Bereichen Benutzerfreundlichkeit, Kundenservice, Preis-Leistungs-Verhältnis und Funktionen sowie als Gesamtbewertung erhalten.
  • Die Tools verfügen über eine lokale Version oder Domain für Deutschland.
  • Aus der durch diese Auswahl entstandenen Liste haben wir die vier Tools mit den höchsten Nutzerbewertungen in den letzten zwei Jahren ausgewählt.


Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten. Gender Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Über den Autor oder die Autorin

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.