Erfahre warum GetApp kostenlos ist

Wie entscheide ich mich für die richtige Projektmanagement-Software?

Veröffentlicht am 2.10.2018 von Ines Bahr

Projektmanagement-Software für agiles und soziales Projektmanagement

Menschen ändern ihre Meinung: Sie bleiben nicht ewig am selben Ort wohnen, sondern ziehen um. Obwohl das natürlich niemanden überrascht, sind viele ältere Theorien zum Projektmanagement tatsächlich davon ausgegangen, dass so etwas einfach nicht vorkommt. Glücklicherweise gibt es heute immer mehr Softwarelösungen, mit denen überall verstreute Teams dennoch zusammenarbeiten können. Entsprechend haben sich Projektmanagement-Tools entwickelt, mit denen Marketingleute, Designer und Entwickler zwei große Trends aufgreifen können:

  • Agile. Immer häufiger ändern sich die Anforderungen des Marktes, noch bevor ein Projekt abgeschlossen ist. Ein agiler Ansatz ermöglicht es den Projektbeteiligten, ihre Ergebnisse noch in der Projektphase so anzupassen, dass sie zu diesen veränderten Nutzer- oder Kundenbedürfnissen passen.
  • Social. Starre Hierarchien sind passé, denn man erreicht viel mehr, wenn jeder seine Ideen einbringen und Initiative zeigen kann. Das zeigt sich besonders in der Zusammenarbeit mit den anderen Mitgliedern eines Teams, ob nun am selben Standort oder anderswo.

Allerdings geht es natürlich beim Agile nicht einfach nur darum, ständig auf irgendwelche Änderungen zu reagieren, und social ist viel mehr als einfach nur die Besprechung der neuesten Aktualisierungen des Projektplans. Projektmanagement-Software kann Teams helfen, aus beiden Konzepten das meiste herauszuholen. Am besten schauen wir uns das mal genauer an. Als Beispiel nehme ich Jira von Atlassian, Workfront, Clarizen, Comindware, Mavenlink und Wrike.

So funktioniert agile Projektmanagement-Software

Agile Projekte laufen in relativ kurzen, wiederkehrenden Etappen ab. Je nach Projekt können die kürzer oder auch länger sein, in der Softwareentwicklung wird schon mal alle 24 Stunden eine neue Programmversion produziert und getestet. Nach jedem dieser Intervalle wird die Liste mit bisher unerfüllten Kundenwünschen durchgegangen, aktualisiert und gegebenenfalls neu priorisiert. Mit diesem Vorgehen kann der Projektmanager bzw. die Projektmanagerin besser entscheiden, was im nächsten Durchgang in Angriff genommen werden soll.

Eine neue Generation von Projektmanagement-Software bietet jetzt eine Reihe von Funktionen, mit denen besser auf sich entwickelnde Marktanforderungen eingegangen werden kann. So liefert Mavenlink seinen Nutzer*innen zum Beispiel Informationen dazu, wann man ein neues Projekt am besten anstößt. Wrike wiederum erleichtert die Kooperation, um so besser und schneller Ergebnisse zu erzielen.

Aufgabenverteilung im agilen Projektmanagement

In agil gestalteten Projekten sind die klassischen Projektmanagement-Aufgaben anders verteilt. Zum Beispiel verteilen die Teams einen großen Teil der zu erledigenden Aufgaben selbst (etwa mit Workfront), auch die Verwaltung des Tagesgeschäfts und das Reporting. Die Priorisierung der Aufgaben wird möglicherweise von einem Scrum-Master angeleitet, der sich seinerseits auf eine automatisiert vorsortierte Planung von Anwendungen wie Comindware verlässt.

Projektziele und wichtige Prioritäten werden vom Produktinhaber festgelegt. Mit Programmen wie Jira, das ein Scrum-basiertes Entwicklungszyklen-Management unterstützt, kann dieser alles im Auge behalten. Außerdem bietet Jira Kanban-Boards (zur Visualisierung des Aufgabenstatus), sobald neue Projekte angelegt sind.

Aber sollte alles agil gestaltet sein?

Immer langsam mit den jungen Pferden. Nur weil manche Projekte sich mit agilen Methoden viel besser leiten lassen, sind traditionelle Projektmanagement-Ansätze noch lange nicht passé. Eines der deutlichsten Beispiele ist das klassische Wasserfallmodell. Bis zur Entstehung von Agile war das so ziemlich die einzige in der Softwareentwicklung verwendete Projektmanagement-Technik.

Das Modell erfordert zu Projektbeginn einen detaillierten, oft statischen Plan. Erst wenn eine Phase komplett abgeschlossen ist, kann man zur nächsten übergehen. Das ist für IT-Projekte zwar möglicherweise zu restriktiv, für Bauprojekte hingegen von grundlegender Bedeutung. Da ist es nach wie vor nur selten sinnvoll, mit dem Dach anzufangen, bevor der Rest vom Haus steht.

Projektmanagement-Software holt die Beteiligten da ab, wo sie gerade sind

Klassische Projektmanagement-Software hat oft eine steile Lernkurve. Der Schwerpunkt dieser Tools liegt auf hierarchischer Kontrolle und sorgfältiger Berichterstattung. Diese Lösungen sind oft auf Nutzer*innen zugeschnitten, die mit den Konzepten und Begrifflichkeiten des Projektmanagements vertraut sind und mit komplexen Oberflächen umgehen können.

Neuere Projektmanagement-Programme verfolgen einen anderen Ansatz. Sie funktionieren so, dass sich möglichst viele Beteiligte ins Projektmanagement einbringen. Entsprechend bieten sie soziale Funktionen (wie das Markieren und Erwähnen von Teammitgliedern, eine E-Mail-Integration und mehr), die Teams die Kommunikation erleichtern. Außerdem lassen sie sich in bereits verwendete Apps einbinden. Hier ein paar Beispiele:

  • Mit E-Mails kann inzwischen so ziemlich jeder umgehen. Wrike nutzt das und verwandelt E-Mails in Aufgaben, die dann verwaltet werden können. (Das Tool wurde ursprünglich als E-Mail-Integration entwickelt.)
  • Mit Comindware und Workfront kann Microsoft Outlook ein Fenster ins Projektmanagement darstellen.
  • Tools wie Accelo, Asana, Workfront, Mavenlink und Wrike können in die G Suite von Google eingebunden und damit zum Beispiel mit Kalender und Kontakten synchronisiert werden.
  • Bei Jira haben Nutzer die Wahl, ob sie Projektinformationen per E-Mail, Chat oder RSS-Feed erhalten wollen.
  • Clarizen kann vielfältig integriert werden: Salesforce, Box, Intacct, Quickbooks, Jira, Sharepoint und Google Drive.
  • kann seinerseits mit Quickbooks verbunden werden (für die Buchhaltung), mit Sage CRM (für das Customer Relationship Management), mit Zendesk (für Helpdesk-Aktivitäten) und anderen mehr.

Social Project Management

Facebook und Twitter haben es vorgemacht, das Projektmanagement hat sich angeschlossen und ist sozial geworden. Anders als traditionelle Projektmanagement-Software haben soziale Projektmanagement-Anwendungen drei grundlegende Merkmale.

  1. Sie helfen Kolleg*innen aus verschiedenen Teams, indem sie ihnen eine gemeinsame Kommunikationsplattform zur Verfügung stellen. Sie verhindern, dass wichtige Informationen in E-Mail-Posteingängen verloren gehen.
  2. Sie haben echte Projektmanagement-Funktionen. Anders als Kollaborations-Software, die auf kleinere Projekte beschränkt ist, können Projektmanagement-Lösungen mit sozialen Funktionen auch für wirklich große Projekte eingesetzt werden.
  3. Sie bieten Projektteams und Sponsoren einen Aktivitäten-Stream, sodass jede*r jederzeit den Projektstatus einsehen kann.

Für diese Bedürfnisse bieten sich zum Beispiel folgende Programme an:

Wrike bietet eine Mikroblog-Funktion für den Aktivitäten-Stream, aber auch soziale Features wie Kommentare und Newsfeeds.  Clarizen seinerseits kann Konversationen aus dem Newsfeed eines Nutzers mit Aufgaben, Handlungen und anderen Einträgen verbinden, ein praktischer Teil seiner projektspezifischen Kooperationsfunktionen.

Jira ermöglicht mit seinen anpassbaren Aktivitäten-Streams die Erfassung aller möglichen Dinge: Ideen, Erfordernisse, Handlungen und Aufgaben.  Comindware hat eine Lösung fürs Projektmanagement entwickelt, die sich auf die Team-Network-Software aufsetzen lässt und so eine effiziente firmenübergreifende Kommunikation ermöglicht.

bezeichnet sich als „dynamic project management software“ und bietet kontextgebundene Funktionen für die Zusammenarbeit. Dazu gehören das Markieren von Teammitgliedern mit dem @-Zeichen, das Hinzufügen von Tags für Gruppenaufgaben und der Upload von Dateien sowie das Einbinden von Live-Dokumenten von Google Drive, und Box.

bietet eine Gesprächsplattform für Gruppen einschließlich Direktnachrichten und automatisierten Updates.

Nicht ganz dasselbe wie Projektmanagement 2.0

„Social Project Management“ und „Projektmanagement 2.0“ werden gelegentlich synonym verwendet, aber es gibt ein paar kleine, feine Unterschiede. Das Projektmanagement 2.0 entstand infolge bestimmter technologischer Möglichkeiten wie Blogs, Wikis und Kollaborations-Software.

Es fördert die Zugänglichkeit von Informationen für das gesamte Team und flache Hierarchien, in denen der Projektmanager oder die Projektmanagerin als „Servant Leader“ mit anpackt, anstatt wie bei traditionellen Modellen eher die Funktion eines Controllers einzunehmen. Das klingt natürlich ähnlich (und ist es auch). Aber trotz des Namens fehlen im Projektmanagement 2.0 sowohl Planungsfunktionen als auch die grafische Visualisierung von Timelines und Interdependenzen. Diese werden jedoch mit zunehmendem Projektumfang immer wichtiger.

So oder so: Grundlage ist das magische Dreieck

Das „magische Dreieck“ (auch Iron Triangle oder Triple Constraint genannt) zeigt die Eckpunkte bzw. Randbedingungen des Projektmanagements. Es ist die bildliche Darstellung all der Kompromisse, die Projektmanager*innen eingehen müssen. Ganz gleich, welches Projektmanagement-System und welche Methode oder Software man verwendet: Diese Beschränkungen sind unausweichlich.

Agile oder Wasserfall, kooperativ oder hierarchisch – jedes Projekt bewegt sich zwischen den Polen Zeit, Kosten und Inhalt bzw. Umfang. Kommt es an einem der drei Faktoren zu Veränderungen, hat das Folgen für mindestens einen weiteren Faktor. Deshalb brauchen Anwendungen für das Projektmanagement solide Funktionen, mit denen Teams alle drei Achsen im Blick behalten können. Zu diesen Funktionen gehören:

  • Zeiterfassung (Mavenlink hat ein integriertes Tool hierfür, wie Jira oder die dynamische Zeitleiste von Wrike)
  • Verwaltung von Umfang und Anforderungen (Wrike und Workfront mit den interaktiven Gantt-Diagrammen oder die vorausschauende Planung von Comindware)
  • Projektbezogenes Budgetmanagement (wie bestimmte Features in Mavenlink und Clarizen)
  • Projektportfoliomanagement (zum Beispiel Clarizen) zur Abstimmung mehrerer Projekte

Welche Projektmanagement-Software passt also für mich am besten? Wer sich nicht sicher ist, liest am besten noch ein paar Kritiken oder beschäftigt sich mit der Liste an Projektmanagement-Lösungen auf der Seite von GetApp. Auch eine kostenlose Testversion von einer dieser Anwendungen kann ein guter Ausgangspunkt sein, um die Vorteile einer einfacheren Projektkontrolle und verbesserter Ergebnisse schätzen zu lernen.


Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten. Gender Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Über den Autor oder die Autorin

Ines ist Senior Content Analyst für GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt in Barcelona.

Ines ist Senior Content Analyst für GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt in Barcelona.