Oh, hätte man doch nur das Gedächtnis eines Elefanten! Manchmal scheint es, als müssten wir uns heutzutage an mehr erinnern als je zuvor. All die To-Do-Listen, Termine, Anrufe, E-Mails, Aufgaben, Projekte und Meeting-Notizen, die einem im Kopf herumschwirren, können ein ziemlicher Alptraum werden. Noch viel schlimmer wird es, wenn nicht nur die eigenen Aufgaben, sondern die eines ganzen Teams koordiniert, abgestimmt und im Auge behalten werden müssen.
Stift und Papier reichen da häufig nicht mehr aus. Wie also wird man der unzähligen Dinge Herr, die man erledigen oder sich merken muss? Zum Glück gibt es vielfältige Software-Tools für das Aufgabenmanagement, die wunderbar dafür geeignet ist.
Wir haben an dieser Stelle sechs Anwendungen herausgesucht, die eine große Hilfe sein können, wenn man sich besser organisieren, seine Aufgaben strukturieren und den Alltag ein kleines bisschen einfacher machen möchte.
Schlechtes Gedächtnis? Macht nichts! Diese 6 Apps für die Aufgabenverwaltung schaffen Abhilfe
Wrike
Es ist ärgerlich, zu vergessen, dass man etwas erledigen sollte. Noch nerviger ist es, Kolleg*innen an die Erledigung von Aufgaben erinnern zu müssen, die sie selbst vergessen haben. Mit
schlägt man diese zwei vergesslichen Fliegen mit einer Klappe.Die Aufgabenverwaltungssoftware bietet Funktionen zum Erstellen von Aufgaben und Unteraufgaben, zum Festlegen von Fälligkeiten und zum Anhängen von Dateien. Zu ihren größten Stärken gehören die umfassenden Möglichkeiten zur Zusammenarbeit: Verteilte Teams können all ihre Aufgaben an einem zentralen Ort einheitlich verwalten, sodass immer jeder genau weiß, was noch zu tun ist.
Auch die Zeiterfassung wird mit Wrike zum Kinderspiel: Man kann nicht nur nachverfolgen, wie viel Zeit mit der Arbeit an bestimmten Gruppen von Aufgaben verbracht wurde, sondern auf dieser Grundlage außerdem Berichte erstellen – das ist gelegentlich unheimlich praktisch, etwa um nach Stundensatz abzurechnen.
Wrike ist für bis zu fünf Nutzer kostenlos und es stehen unterschiedliche Preismodelle zur Auswahl.
JIRA
Wer sich mehr Struktur in seinem Arbeitsalltag wünscht, sollte einmal einen Blick auf
werfen. Das ab einem Preis von 10 USD pro Monat erhältliche Tool kann bei der Einrichtung und Verwaltung zwar etwas umständlich sein, doch gleichzeitig ist es für die Organisation täglicher Aufgaben sehr nützlich.Besonders für Softwareentwickler ist das Agile Development Board von Jira praktisch: Dort können sie alle unterschiedlichen Einzel- und Unteraufgaben, die zu einem Projekt gehören, anlegen und den jeweils zuständigen Personen zuweisen. Es ist möglich, Fälligkeitsdaten festzulegen und sich Benachrichtigungen ausgeben zu lassen, wenn der Status einer Aufgabe geändert wird oder diese ganz abgeschlossen wird. Somit muss man niemandem im Team mehr Bescheid sagen, was zu tun ist (und was bereits erledigt wurde).
Einer der großen Vorteile von JIRA ist, dass die Software in zahlreiche andere Anwendungen integriert und somit leicht mit Unternehmensanwendungen für CRM, Kundenservice, Personalwesen und mehr verknüpft werden kann.
WorkflowMax
Mit
muss man kein besonders organisierter Mensch sein, um Projekte erfolgreich zu planen und sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird. Die Anwendung umfasst Funktionen zum Nachverfolgen von Aufträgen, mit denen alle Zugriffsberechtigten jederzeit den Status laufender Aufträge und die bereits erreichten Zwischenziele einsehen und sich sogar einen Kalender anzeigen lassen können, in dem die Fälligkeit einzelner Aufgaben vermerkt ist.Gleichzeitig ist WorkflowMax viel mehr als nur ein Tool zur Aufgabenverwaltung. Zu den vielen nützlichen Funktionen gehören ein Dashboard zum Verwalten der Vertriebspipeline, anpassbare Vorlagen für die Angebotserstellung, die Erstellung von Stundenzetteln sowie die Kostenberechnung für Aufträge.
WorkflowMax ist ab 15 USD pro Monat für einen Nutzer erhältlich, eine kostenlose Testversion ist verfügbar.
Insightly
Die Kunden sind das, was ein Unternehmen am Leben hält – und es ist unverzeihlich, sie aus dem Blick zu verlieren.
hilft dabei, bessere Kundenbeziehungen aufzubauen und keine Chancen zu übersehen. Die Software ist nicht nur ein voll funktionsfähiges CRM-System, sondern gleichzeitig ein Projektmanagement-Tool mit praktischen Funktionen zur Aufgabenverwaltung.Insightly bietet einen Aufgabenverwaltungsbereich, der auf vielfältige Weise genutzt werden kann: zum Erstellen von To-Do-Listen, zum Protokollieren von Meetings oder Telefonaten und zum Einrichten von E-Mail-Erinnerungen. Mithilfe von Listen mit allen bis zum Projektabschluss zu erledigenden Aufgaben und Funktionen zum Zuweisen dieser Aufgaben an Kollegen behält man mühelos den Überblick darüber, was von wem zu tun ist.
Die Preise für Insightly beginnen bei 12 USD, für bis zu zwei Nutzer ist die Software sogar kostenlos.
Trello
ist ein sehr beliebtes, in deutscher Sprache verfügbares Tool für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle, vom Erstellen privater To-Do-Listen und Notizen bis hin zum Verwalten gesamter Projekte.
In Trello können Aufgaben aller Art in Form von Karten und Boards organisiert werden. Durch seine Flexibilität lässt sich das Tool für die unterschiedlichsten Zwecke nutzen, ob zum Planen von Unterrichtsstunden, für Mitteilungen im Team oder zur Ideensammlung. In der Anwendung lassen sich Benachrichtigungen anzeigen, wenn bestimmte Aufgaben fällig sind.
Trello nutzt ein Freemium-Modell und kann somit kostenlos verwendet werden. In den Business Class- und Enterprise-Versionen bietet es zudem Zusatzfunktionen für eine effektive und sichere Teamkommunikation. So geht nie wieder etwas unter.
Todoist
ist ein etabliertes und viel genutztes Tool zur Aufgabenverwaltung, das auf Deutsch zur Verfügung steht und intuitive, benutzerfreundliche mobile Apps bietet. Mit Todoist können To-Do-Listen erstellt, in Projekte unterteilt, gemeinsam mit anderen bearbeitet und mit Kommentaren versehen werden. Auch erweiterte Funktionen wie das Erstellen von Unteraufgaben, das Zuweisen von Aufgaben an andere sowie das Anhängen von Dateien sind verfügbar.
Durch die Zapier-Integration und die native Integration der G Suite kann Todoist mit zahlreichen anderen Business-Lösungen verknüpft werden. So ist es beispielsweise möglich, Aufgaben im Google-Kalender anzuzeigen.
Die kostenlose Basisversion erlaubt bis zu 80 aktive Projekte mit fünf Nutzern pro Projekt. Todoist Premium bietet für 32 € pro Jahr 200 Projekte und 25 Personen pro Projekt, außerdem nützliche Funktionen wie Erinnerungen, standortbasierte Benachrichtigungen, Kommentare, Datei-Uploads, Produktivitäts-Tracking und Vorlagen.
Wie geht es weiter?
Um herauszufinden, welches Tool das Richtige für die eigenen Ansprüche ist, lohnt es sich, sich einfach anzumelden und die verschiedenen Anwendungen auszuprobieren. Noch nicht überzeugt? Unser Ranking der besten Onlinetools zur Aufgabenverwaltung umfasst noch mehr praktische Tools, die dabei helfen, bei der Arbeit einen klaren Kopf zu behalten.
