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Kostenplanung Projekt: Mit unserer kostenlosen Vorlage das Projektbudget in den Griff bekommen

Veröffentlicht am 1.8.2023 von Rosalia Mousse

Die Kostenplanung für Projekte dient der möglichst genauen Schätzung der Projektgesamtkosten. Wir erklären, was zur Kostenplanung gehört, inklusive einer kostenlosen Vorlage für deine Kostenplanung im Projektmanagement. 

Kostenplanung Projekt: Kostenplanung Projektmanagement Vorlage

Stelle dir folgendes Szenario vor: Du steckst mitten in einem neuen, aufregenden Projekt.. Vielleicht hast du dafür sogar andere Projekte zurückgestellt. Die Arbeit geht gut voran und das Vorhaben verspricht, ein voller Erfolg zu werden, als die Nachricht von der Finanzabteilung kommt: Das Projektbudget hat sich erschöpft und das Projekt kann ohne neue finanzielle Ressourcen nicht weitergeführt werden. 

Kaum etwas ist ärgerlicher, als wenn das Geld für ein Projekt früher als erwartet ausgeht. Um das zu vermeiden, ist es unerlässlich, eine genaue Kostenplanung für Projekte aufzustellen und fortlaufend zu aktualisieren. 

Um dir dabei zu helfen, beantworten wir in diesem Artikel die Fragen

  • „Was sind Kostenpläne?”
  • „Warum wird eine Kostenplanung durchgeführt?”
  • „Was gehört zur Kostenplanung?”
  • „Was muss ein Kostenplan enthalten?”, bzw. „Wie macht man eine Kostenplanung?”

und stellen dir für dein Projektmanagement eine Kostenplanung-Vorlage kostenlos zum Download zur Verfügung. 

Kostenplanung Projekt: Kostenlose Vorlage

Downloade unser kostenlose Vorlage für deine Kostenplanung im Projektmanagement

Projektbudgets planen: Was sind Kostenpläne und warum werden sie durchgeführt?

Kostenpläne sind nichts anderes als die Budgetplanung für Projekte. Sie werden vor Beginn eines Projekts erstellt, um die Kosten für beispielsweise die einzelnen Arbeitspakete, das involvierte Personal, bzw. die Dienstleistungen Dritter richtig zu berechnen. Berücksichtige jedoch, dass es sich bei der Kostenplanung nur um eine Schätzung handelt und die realen Ausgaben höchstwahrscheinlich von deinem Plan abweichen werden, sodass im Projektverlauf immer wieder Anpassungen im Projektkostenplan vorgenommen werden sollten. 

Warum wird eine Kostenplanung durchgeführt, fragst du dich? Wenngleich es sich nur um Schätzungen handelt, ist ein detaillierter Kostenplan insbesondere aus zwei Gründen sinnvoll:

  1. Die Planung: Für eine erfolgreiche Unternehmensführung ist die korrekte Überwachung des Cashflows unvermeidlich. Das schließt auch die Ressourcenplanung für alle Projekte ein. Um zu wissen, ob ein Projekt überhaupt durchführbar ist, wo sich die größten Kostentreiber verstecken und ob das Projekt letztlich rentabel ist, zeigt sich im Projektkostenplan.  
  2. Die Bilanz: Die ständige Überwachung der Soll- und Ist-Werte (d.h. die geplanten und tatsächlichen Kosten) ist eine Form des Projektcontrollings. Mit einer Abweichungsanalyse kann festgestellt werden, ob und inwiefern Soll- und Ist-Werte voneinander abweichen. Fallen die tatsächlichen Ausgaben niedriger aus als geplant, handelt es sich um eine positive Abweichung. Ansonsten sind sie negativ. Die Überwachung dieser Werte ist wichtig, um Maßnahmen gegen negative Abweichungen zu entwickeln und auch für zukünftige Planungsprozesse einzukalkulieren

Was gehört zur Kostenplanung?

Damit ein Projekt Erfolg hat, müssen zahlreiche Elemente beachtet und der Einsatz verschiedener Ressourcen geplant werden: Neben der Organisation der einzelnen Akteure, der Überwachung der Fortschritte und dem Zeitplan spielt die Kostenplanung eine große Rolle, denn auch die finanziellen Ressourcen müssen eingeteilt werden: In der Kostenplanung sind also alle für ein Projekt notwendigen Kosten enthalten.

Grundsätzlich wird zwischen Fixkosten und variablen Kosten unterschieden. Dabei unterscheiden sich die beiden Kostenarten hauptsächlich darin, dass variable Kosten vom Verbrauch abhängen, Fixkosten dagegen nicht.

Beispiele für Fixkosten, die für die Kostenplanung im Projekt berücksichtigt werden sollten, sind:

  • Gehälter
  • Gebäudemieten
  • Versicherungen
  • Gebühren für Software-Lizenzen
  • Leasinggebühren und Reparaturtarife für Maschinen

Unter variable Kosten für das Projektbudget fallen zum Beispiel:

  • Materialkosten 
  • Energiekosten für Produktionsstätten
  • Dienstleistungen externer Unternehmen

Was muss ein Kostenplan enthalten? Unsere Vorlage für die Kostenplanung im Projektmanagement

Unsere Excel-Vorlage für die Kostenplanung im Projekt ist ein einfaches Formular, mit dem du deine Ausgaben schnell überblicken kannst. Die Vorlage besteht aus diesen vier Reitern:

1. Personalkosten 

Der Tab „Personalkosten” ist dafür gedacht, alle Personen aufzulisten, die direkt im Projekt mitwirken. Dafür stehen Felder für den Namen, die Rolle im Projekt, die fachlichen Qualifikationen sowie den Stundensatz mit und ohne Gemeinkosten zur Verfügung.

Kostenplanung-Projektmanagement-Vorlage: Personalkosten

2. Partner

Hier kannst du alle Projektpartner und deren Beauftragungsstatus eintragen. Das können zum Beispiel Lieferanten, Forschungspartner oder Unternehmen sein, die Räumlichkeiten für Tagungen, Events oder als Coworking Spaces sein. 

Projektbudget planen Excelvorlage: Partner

3. Arbeitspakete-Planung

Normalerweise ist ein Projekt in Arbeitspakete unterteilt. Das können einzelne oder ein Verbund von Aufgaben sein. So kann ein Arbeitspaket im Rahmen einer Produktentwicklung beispielsweise das Marketingkonzept sein, welches wiederum in mehrere Einzelaufgaben unterteilt ist, wie die Marketingunterlagen und -strategie sowie die Planung des Produktlaunches. Auf diesem Tabellenblatt kannst du alle Arbeitspakete, die für dein Projekt notwendig sind, eintragen, inklusive dem Beginn- und Enddatum und die Lieferergebnisse. In unserer Excel-Vorlage für die Kostenplanung im Projektmanagement werden die Kosten je Arbeitspaket automatisch aufsummiert. 

Kostenplanung Projektmanagement Excel: Arbeitspakete

4. Kostenplanung

Das Kostenplanung-Tabellenblatt dient der Ausplanung der Projektkosten für die Arbeitspakete. Hier solltest du nur die zum Projekt zugehörigen Kosten erfassen, da die Gemeinkosten bereits unter dem Tab Personalkosten auf die Personalkosten umgelegt werden. In diesem Tabellenblatt werden die Kostenarten automatisch aufsummiert und die Gesamtsumme gebildet (Zellen G2 bis G7). Weiterhin werden die Spalten G, H und J automatisch berechnet:

  • Spalte G: per SVERWEIS übernommen aus „Personalkosten“
  • Spalte H: berechnet aus Stunden und Stundensatz
  • Spalte J: Summe aus Spalte H und Spalte I
Projektbudget Vorlage: Kostenplanung

Eine Projektbudget-Vorlage in Excel ist ein nützliches Werkzeug, hat aber auch Grenzen. Wofür unser Template verwendet werden kann und wann umfangreichere Tools sinnvoller sind, erfährst du im nächsten Abschnitt. 

Kostenplanung Projekt: Welche Software-Tools eignen sich?

Die Kostenplanung für Projekte muss nicht aufwendig sein und lässt sich mit unserer Vorlage vornehmlich für kleine Projekte durchführen. Bei größeren, komplexen oder projektübergreifenden Projekten empfiehlt sich jedoch die Nutzung einer zu deinem Unternehmen und deinem Bedarf passenden Projektmanagement-Software. 

Die Vorteile dieser Software sind unter anderem, dass sie die Aufgabenzuweisung automatisieren, Funktionen für das Reporting sowie Projekttracking umfassen und Kollaborationstools bieten.  

Weitere verwandte Softwarelösungen sind zum Beispiel:

Die Bedeutung der Kostenplanung für ein Projekt

Bei der Projektplanung steht häufig im Vordergrund, dass ein Projekt fristgerecht abgeschlossen und nicht so sehr, dass es wirtschaftlich umgesetzt wird. Das kann zu ernsthaften Problemen und im schlimmsten Fall dazu führen, dass ein Projekt aufgrund fehlender finanzieller Mittel nicht zu Ende geführt wird. 

Das Ziel der Kostenplanung ist, alle anfallenden Ausgaben aufzuschlüsseln sowie eine Gesamtsumme aufzuzeigen, anhand derer entschieden werden kann, ob ein Projekt sich für das Unternehmen lohnt oder nicht. 

Insofern bietet dir ein Projektkostenplan mehrere Vorteile. Nicht nur lässt sich damit eine Übersicht der zu erwartenden Kosten, der Kostentreiber und eventuell Kostenfallen erstellen. Du kannst mit seiner Hilfe Projekte auch in den wirtschaftlichen Kontext deines Unternehmens einordnen sowie ihn zur Festlegung interner Budgets für zukünftige Projekte heranziehen. 

 Kostenplanung Projektmanagement: Vorlage

Lade jetzt unsere kostenlose Excel-Vorlage für die Kostenplanung deiner Projekte herunter 

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Projektmanagement-Software-Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.


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Über den Autor oder die Autorin

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.