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Die 6 besten Softwaretools für die Arbeitszeiterfassung im Außendienst

Veröffentlicht am 17.1.2024 von Rosalia Mousse

Im Außendienst gilt: Zeit ist Geld – und dabei zählt jede Minute. Diese sechs Tools zur Zeiterfassung im Außendienst mit einer durchschnittlichen helfen Unternehmen, die Zeiterfassung zu optimieren.

Außendienstteams sind das Rückgrat von Branchen wie Bauwesen, Instandhaltung, Reparatur und Installation. Die Teams sind zwischen verschiedenen Einsatzorten unterwegs und müssen ihre Arbeitszeiten und Ausgaben genau dokumentieren und gegenüber Kunden und Management rechtfertigen können. Nicht zuletzt hatte das Bundesarbeitsgericht im Beschluss vom 13. September 2022 festgestellt, dass die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmern aufzuzeichnen sei. Damit ist die Zeiterfassung auch im Außendienst Pflicht. Viele erfassen ihre Zeit jedoch manuell, eine Vorgehensweise, die langsam, mühsam und fehleranfällig ist. Wie können Unternehmen also diesen Prozess optimieren? 

Zeiterfassungssoftware kann eine gute Lösung bieten. Damit können Vorgesetzte überblicken, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben und Projekte in Anspruch nehmen, und genaue Berichte und Abrechnungen zu Arbeitsstunden erstellen. Meist kann Software für die Arbeitszeiterfassung im Außendienst auch mit anderen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und Tools für die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert werden, um den Außendienst insgesamt effektiv zu verwalten. 

In diesem Artikel findest du die sechs am besten bewerteten Zeiterfassungstools auf GetApp in alphabetischer Reihenfolge. Alle Tools haben in den letzten zwei Jahren eine durchschnittliche Gesamtbewertung von 4,7 von 5 Sternen und mindestens 20 Nutzerbewertungen erhalten. Diese Plattformen helfen dabei, fakturierbare Arbeitsstunden für mehrere Aufgaben und Projekte automatisiert zu erfassen. Weitere Informationen über unsere Auswahlkriterien findest du am Ende des Artikels.

Worauf sollten KMU bei der Wahl von Softwaretools für die Arbeitszeiterfassung im Außendienst achten?

Bei der Wahl von Zeiterfassungssoftware für den Außendienst sollten kleine und mittlere Unternehmen (KMU) die folgenden Faktoren beachten: 

  • Nutzbarkeit auf Mobilgeräten: Da Außendienstteams üblicherweise von unterwegs aus arbeiten, ist es wichtig, dass die Software eine nutzerfreundliche mobile App oder Web-App bietet, die auf Smartphones und Tablets gut funktioniert.
  • Zeiterfassung für Projekte: Außendienstler arbeiten häufig auf Projektbasis bzw. erledigen viele verschiedene Tätigkeiten. Um diese genau zu dokumentieren, verwalten und voneinander abzugrenzen, eignet sich die Projektzeiterfassung. So können Projekte präzise geplant, Ressourcen effizient gemanagt und Compliance-Anforderungen eingehalten werden.
  • Skalierbarkeit: Die Software sollte mit dem Unternehmen mitwachsen können. Für KMU, die expandieren möchten, empfiehlt sich eine Zeiterfassungslösung, die steigende Zahlen an Angestellten verwalten kann, wenn die Belegschaft wächst.
  • Kundensupport: Besonders für Unternehmen, die erst seit kurzem Zeiterfassungstools nutzen, ist ein guter Kundensupport wichtig. Ideal ist Support über verschiedene Kanäle wie Live-Chat, E-Mail oder Telefon.

1.

Balken- und Kreisdiagramme zur Zeit- und Rentabilitätsanalyse in Beebole
Dashboard von Beebole [Quelle: GetApp]
  • Gesamtbewertung: 4,6/5
  • Preis-/Leistungsverhältnis: 4,7/5
  • Funktionen: 4,4/5
  • Benutzerfreundlichkeit: 4,5/5
  • Kundensupport: 4,8/5

Die Zeiterfassungssoftware Beebole bietet einen detailgenauen Überblick über die Teamleistung. Unternehmen können Zeiten für Projekte, Kunden, Aufgaben und Gehaltsabrechnung zentral erfassen. Dabei können Daten über verschiedene Geräte erfasst werden und durch die Synchronisierung zwischen mobiler App und Desktopanwendung können Außendienstteams online und offline arbeiten.

Außerdem bietet Beebole Einblicke in Zeitmanagement, Kosten, Überstunden, Abwesenheiten und mehr. Berichte und Dashboards mit Leistungskennzahlen (KPIs) lassen sich ganz an die Anforderungen verschiedener Teams und Nutzer anpassen. Eine API (Programmierschnittschnelle) erleichtert die Integration mit anderen ERP- oder Gehaltsabrechnungssystemen.

Hauptfunktionen von Beebole 

  • Kunden- und Projektverfolgung
  • Mitarbeiterdatenbank 
  • Ein-Klick-Timer 
  • Stundenzettelmanagement, -genehmigung und -tracking
  • Automatisierte Erinnerungen  
  • Analyse-Dashboards und Berichterstellung 

Beepole Kosten

Die Plattform ist nur in einer Preisversion verfügbar, die unbegrenzt viele Kunden, Projekte, Aufgaben und anpassbare Berichte unterstützt. Neue Nutzer können Beebole 30 Tage kostenlos testen und den gesamten Funktionsumfang ausprobieren.

2.

Zeiterfassung in Clockify mit Anzeige der Arbeitsstunden
Zeiterfassung in Clockify [Quelle: GetApp]
  • Gesamtbewertung: 4,7/5
  • Preis-/Leistungsverhältnis: 4,7/5
  • Funktionen: 4,6/5
  • Benutzerfreundlichkeit: 4,7/5
  • Kundensupport: 4,6/5 

Mit Clockify können Nutzer per Stoppuhrfunktion die für Aufgaben verwendete Zeit erfassen. Das Tool ist auf die Benutzung von unterwegs aus ausgelegt: Die mobile App unterstützt die Offline-Zeiterfassung, sodass Zeiten und Aufgaben auch an Orten ohne Internetempfang erfasst werden können.

Auch Projektmanagementfunktionen sind verfügbar. Nutzer können Zeiteinträge nach Projekt, Aufgabe und Status kategorisieren und so den Tracking- und Abrechnungsprozess besser organisieren. Dazu kommen Funktionen wie automatisches Starten und Stoppen, Inaktivitätserkennung (die Zeit, in der Nutzer nicht mit einer Plattform interagieren) und Erinnerungen, die helfen, möglichst genaue Zeiteinträge für die Abrechnung zu erhalten.

Hauptfunktionen von Clockify 

  • Abwesenheitserkennung
  • Erinnerungen
  • Kalenderverwaltung
  • Mitarbeiterdatenbank 
  • Gerundete Zeiteinträge
  • Sperren und Verwalten von Stundenzetteln
  • Benutzerdefinierte Berichterstellung und Exportoptionen 

Clockify Kosten

Die grundlegenden Zeiterfassungsfunktionen von Clockify sind kostenlos, aber es gibt auch mehrere Bezahlversionen (Basic, Standard, Pro und Enterprise) für Nutzer mit umfassenderen Anforderungen. Die Basic-Version bietet zusätzlich Verwaltungsfunktionen, die Standard-Version Funktionen für Rechnungsstellung und Abwesenheitsverwaltung. In der Pro-Version, die 7 Tage kostenlos getestet werden kann, gibt es Planungs- und Prognosetools. Die Enterprise-Version bietet umfassende Kontrolloptionen mit erweiterten Sicherheitsfunktionen, die für größere Unternehmen ideal sind.

3.

Bildschirm der Connecteam-App mit Arbeitsplan und Aufgabenliste
Wöchentliche Schichtübersicht in der mobilen Connecteam-App [Quelle: GetApp]
  • Gesamtbewertung: 4,8/5
  • Preis-/Leistungsverhältnis: 4,8/5
  • Funktionen: 4,6/5
  • Benutzerfreundlichkeit: 4,7/5
  • Kundensupport: 4,9/5

Connecteam ermöglicht Nutzern im Außendienst eine reibungslose und genaue Zeiterfassung. Dafür stehen eine app-interne Zeiterfassung sowie eine App für vor Ort genutzte Kiosksysteme zur Verfügung. Die virtuelle Geofencing-Funktion hilft sicherzustellen, dass die Zeiterfassung am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt gestartet und gestoppt wird. Optionen für manuelle Eingaben in digitalen Stundenzetteln helfen zusätzlich, Fehler zu reduzieren.

Die Geofencing-Technologie von Connecteam sorgt für Echtzeit-Transparenz und sendet Benachrichtigungen bei verspätetem Arbeitsbeginn. Außerdem können Manager über eine zentrale Plattform Anwesenheiten und Abwesenheiten im Blick behalten und Urlaubsanfragen oder Überstunden verwalten. Nutzer können Stundenzettel als PDF- oder XLS-Dateien exportieren, um sie für die Gehaltsabrechnung zu nutzen. 

Hauptfunktionen von Connecteam 

  • Echtzeit-Ein- und Ausstempeln
  • Stundenzettel mit erweiterten Verlaufs- und Verwaltungsfunktionen
  • Push-Erinnerungsbenachrichtigungen 
  • Mitarbeiterdatenbank 
  • Kalenderverwaltung
  • GPS-Stempel
  • Lohnabrechnungsintegration

Connceteam Kosten

Connecteam bietet eine kostenlose „Small Business“-Version sowie die drei Bezahlversionen Basic, Advanced und Expert. Alle Versionen sind auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten und können 14 Tage gratis getestet werden.

4.

Aufgabenübersicht und Zeiterfassung in Monitask
Aufgabenübersicht für einen Mitarbeiter mit in verschiedenen Apps verbrachter Zeit[Quelle: GetApp]
  • Gesamtbewertung: 4,8/5
  • Preis-/Leistungsverhältnis: 4,8/5
  • Funktionen: 4,7/5
  • Benutzerfreundlichkeit: 4,8/5
  • Kundensupport: 4,8/5

Die Zeiterfassungs- und Projektmanagementsoftware Monitask unterstützt Unternehmen beim Verbessern der Teamproduktivität und der Projektverwaltung. Mit Zeiterfassungsfunktionen können die abrechenbaren Stunden und Aktivitäten von Teammitgliedern erfasst werden, um Projekt-Deadlines und die Teameffizienz im Griff zu behalten. Dazu kommen Tools für das Monitoring von Angestellten, die remote arbeiten, etwa in Form von Screenshot-Monitoring oder Live-Dashboards.

Monitask kann in Projektmanagementlösungen wie Asana und Trello integriert werden, um Projektabläufe und die Teamkommunikation zu organisieren. Berichts- und Analysetools liefern Einblicke in die Teamleistung und die Projektkosten, damit Unternehmen ihren Betrieb und ihre Produktivität verbessern können.

Hauptfunktionen von Monitask  

  • Zeiterfassung und Stundenzettelverwaltung
  • Tracking der Internetnutzung
  • Gehaltsabrechnung
  • Mitarbeiterdatenbank 
  • Aktivitätsmonitoring
  • Erfassung und Speicherung mehrfacher Screenshots 
  • Drittanbieterintegrationen

Monitask Kosten

Monitask ist in den drei Versionen Pro, Business und Enterprise verfügbar, je nach Anforderungen eines Unternehmens. Alle Funktionen können 10 Tage lang in einer kostenlosen Testversion ausprobiert werden. Die Pro-Version umfasst Funktionen für Teammanagement, Inaktivitätserkennung, Teamanalysen und Aktivitätsmonitoring. In den Business- und Enterprise-Versionen sind zusätzlich VIP-Support, Auditprotokolle, E-Mail-Berichte und mehr verfügbar.

5.

Gantt-Diagramm mit Projektaufgaben und -zuweisungen in Paymo
Arbeitslast und Zeitplan von Nutzern in Paymo [Quelle: GetApp]
  • Gesamtbewertung: 4,7/5
  • Preis-/Leistungsverhältnis: 4,6/5
  • Funktionen: 4,5/5
  • Benutzerfreundlichkeit: 4,6/5
  • Kundensupport: 4,7/5 

Paymo bietet ein per Webbrowser nutzbares System für Projektmanagement und Zeiterfassung. Nutzer können Projekte und Aufgaben auswählen, Notizen hinzufügen und fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten per Start-Stopp-Timer erfassen. Außerdem kann die Software die mit verschiedenen Anwendungen und Websites verbrachte Zeit erfassen und einen täglichen Überblick über die Arbeitsaktivitäten einschließlich Inaktivitätszeiten liefern.

Per Drag-und-Drop-Funktion können Nutzer Arbeitsstunden manuell eingeben und Zeiteinträge auf einem Stundenzettel anzeigen. Es können Zeiten für mehrere Aufgaben gleichzeitig getrackt werden und Nutzer können zwischen verschiedenen Stundenzettel-Layouts wechseln und die Einstellungen an ihre Vorlieben anpassen. In Echtzeit aktualisierte Live-Berichte visualisieren Zeitdaten mit Torten- und Balkendiagrammen und geben so eine schnelle Übersicht darüber, wie sich Arbeitszeiten auf Projekte und Kunden verteilen.

Hauptfunktionen von Paymo 

  • Web-Timer
  • Automatische Zeiterfassung
  • Kalenderverwaltung
  • Mitarbeiterdatenbank 
  • Drag-and-Drop-Planung
  • Echtzeitberichte
  • Visuelle Diagramme

Paymo Kosten

Paymo ist in den Versionen Free, Starter, Small Office und Business verfügbar. Die Free-Version bietet grundlegende Zeiterfassungsfunktionen, während in der Business-Version umfassendere Projektmanagementfunktionen wie Gantt-Diagramme für Portfolios und Online-Remotesupport angeboten werden. Alle Versionen können 15 Tage gratis getestet werden.

6.

Timeular mit buntem Tortendiagramm der monatlichen Aktivitätsdauer
Visuelle Zeiterfassung für verschiedene Projektaktivitäten in Timeular [Quelle: GetApp]
  • Gesamtbewertung: 4,6/5
  • Preis-/Leistungsverhältnis: 4,2/5
  • Funktionen: 4,4/5
  • Benutzerfreundlichkeit: 4,5/5
  • Kundensupport: 4,6/5 

Mit Timeular können Außendienstmitarbeiter Einträge per Kalenderansicht manuell erfassen oder den Timeular-Tracker, ein physisches Gerät, nutzen, um Gewohnheiten für eine regelmäßige Zeiterfassung aufzubauen. Auch per Tastaturkürzel können Zeiten erfasst werden, ohne Arbeitsabläufe zu unterbrechen.

Mit der „Quicktrack“-Funktion können Nutzer schnell zwischen Aufgaben wechseln, ohne die Hauptoberfläche der App öffnen zu müssen. Das Kontext-Tracking dokumentiert automatisch die genutzten Apps und Websites, sodass Stundenzettel einfach vervollständigt werden können. Außerdem können Nutzer Kalenderereignisse von Plattformen wie Apple, Outlook oder Google in Zeiteinträge umwandeln.

Hauptfunktionen von Timeular 

  • Automatische Zeiterfassung
  • Zeiterfassungs-Erinnerungen 
  • Mitarbeiterdatenbank  
  • Stundenzettelverwaltung
  • Apps für Web, Mobilgeräte und Desktop
  • Anpassbare Berichte 
  • API-Zugriff 

Timeular Kosten

Timeular ist in den Versionen Personal, Personal Pro und Team verfügbar. Die Personal-Version richtet sich an Einzelnutzer, Personal Pro an Fachkräfte, die Rechnungen und Abwesenheiten verwalten müssen. Die Team-Version ist für größere Gruppen geeignet und bietet Funktionen für die Zusammenarbeit. Jede Version kann gratis getestet werden.

Du möchtest mehr erfahren? Wirf einen Blick in unser Softwareverzeichnis für Zeiterfassungssoftware und entdecke weitere Produkte.


Methodik

Um in diese Liste aufgenommen zu werden, mussten alle Softwaretools mit Stand Oktober 2023 den nachfolgenden Kriterien entsprechen:

  • Die sechs Tools entsprechen der Marktdefinition von Zeiterfassungssoftware: „Zeiterfassungstools ermöglichen es, fakturierbare Arbeitsstunden für mehrere Aufgaben und Projekte automatisiert zu erfassen.“
  • Alle Tools sind auch als mobile Apps verfügbar.
  • Alle Tools bieten Funktionen für die Projektzeiterfassung.
  • Das Backend der Software ist in deutscher Sprache verfügbar. 
  • Alle Tools bieten die folgenden Kernfunktionen:
  • Fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden
  • Online-Zeiterfassung 
  • Alle Tools haben in den letzten zwei Jahren (1. Oktober 2021 bis 1. Oktober 2023) mehr als 20 Nutzerbewertungen erhalten.
  • Sie haben in diesem Zeitraum eine Gesamtbewertung von mindestens 4,7 von 5 Sternen erhalten.


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Über den Autor oder die Autorin

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.