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Studie: 5 Softwareauswahl-Kriterien für mehr Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Veröffentlicht am 15.2.2024 von Rosalia Mousse

Du bist auf der Suche nach einer Softwarelösung? Hier sind die wichtigsten Kriterien für die Softwareauswahl und ihre Bedeutung für die Mitarbeiterakzeptanz.

„Die einzige Konstante im Universum ist die Veränderung", wusste schon Heraklit von Ephesos. Dies macht sich vor allem in der schnelllebigen Umgebung der modernen Arbeitswelt bemerkbar. Das Angebot an neuen Tools und Technologien für den digitalen Arbeitsplatz wächst täglich. Unternehmen, die auf der Suche nach einem passenden System sind, haben die Qual der Wahl und häufig keine Strategie, wie sie bei ihrer Softwareauswahl vorgehen sollen. 

Dabei liegt der Schwerpunkt in der Regel auf den Software-Tools selbst, während die Tatsache, dass auch die Akzeptanz der Mitarbeiter einen entscheidenden Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche Softwareauswahl und -einführung darstellt, übersehen wird. Die Skepsis von Angestellten gegenüber unternehmensinternen Veränderungen wie der Einführung eines neuen Tools kann das Projekt vorzeitig scheitern lassen und eine Investition in eine Kostenfalle verwandeln. Eine Software, die nicht an die Mitarbeiter und ihre Tätigkeiten angepasst wurde, kann nur schwer Akzeptanz erzielen.

Aus diesem Grund haben wir in diesem Studienartikel eine Liste an Softwareauswahl-Kriterien zusammengestellt, die im Kontext der Mitarbeiterakzeptanz steht. Ziel ist es, Unternehmen bei der Auswahl von Software zu unterstützen, die von ihren Angestellten mitgetragen wird. Für die Studie wurden knapp 400 Arbeitnehmer zu ihrer Erfahrung mit und Präferenzen für Software am Arbeitsplatz befragt. Die vollständige Methodik findest du am Ende des Artikels. 

Warum Mitarbeiter von Anfang an einbezogen werden sollten

Für eine erfolgreiche Softwareauswahl, die von der Belegschaft mitgetragen wird, ist besonders wichtig, diese schon zu Anfang mit ins Boot zu holen. Dies sollte der erste Schritt sein, noch bevor man als Unternehmen damit loslegt, Kriterien zur Softwareauswahl zu definieren.

Ein erster Ansatzpunkt kann sein, im Vorfeld zu prüfen, ob die Mitarbeiter Bedarf an neuen Softwarelösungen haben und wie sich diese auf ihre Arbeitsabläufe auswirken können. Besteht nämlich keine Nachfrage, kann das neue Tool schnell zum digitalen Staubfänger werden.

Unserer Umfrage zufolge besteht dieser Bedarf offensichtlich, denn fast alle Arbeitnehmer (94 %) finden es für ihre Produktivität wichtig, dass ihr Unternehmen kontinuierlich die neuesten Technologien am Arbeitsplatz einführt. Gleichzeitig verwenden 25 % der Befragten nur maximal die Hälfte der von ihren Unternehmen zur Verfügung gestellten Technologien aktiv.

Ein Grund dafür könnte sein, dass sich ein Teil (27 %) der Angestellten von der Zahl der Technologien überfordert fühlt, von denen ihr Unternehmen verlangt, dass sie für Ihre Arbeit mit ihnen vertraut sind. 

Ein weiterer Grund könnte sein, dass Unternehmen eine falsche Software auswählen und einführen, weil sie zuvor keine Rückmeldung von ihren Mitarbeitern eingeholt haben. Immerhin glauben 27 % der Befragten, dass ihr Unternehmen bei der Auswahl und Einführung neuer Software oder Technologien am Arbeitsplatz überhaupt nicht auf die persönlichen Präferenzen eingeht.

Softwareauswahl-Kriterien: Berücksichtigung der Präferenzen der Mitarbeiter

Deswegen lohnt es sich für Unternehmen, die Angestellten, die von der Softwareeinführung betroffen sind und sie hauptsächlich nutzen werden, frühestmöglich in das Vorgehen der Softwareauswahl einzubinden. Ihr Erfahrungsschatz im Bezug auf das Tagesgeschäft und die dafür notwendigen digitalen Tools ist eine wichtige Bezugsquelle, um zu entscheiden, welche Software den größten Nutzen bringen wird. 

Dieser erste Schritt kann nicht nur die Mitarbeiterakzeptanz für neue Tools erhöhen, sondern auch einer Fehlinvestition vorbeugen. 

Software-Tipp:

Für das Sammeln von Mitarbeiterfeedback eignen sich zum Beispiel Umfragetools. Umfrage-Software automatisiert das Entwerfen, Planen, Veröffentlichen und Durchführen von Umfragen und bietet eine Vielzahl von Benutzerfeedback-Formaten, um das Erfassen von Rückmeldungen so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Darüber hinaus sollten Entscheider darauf achten, ob ein oder mehrere bestehende Systeme durch die Einführung eines neuen Tools gegebenenfalls ersetzt werden können, womit sich die Anzahl der Programme insgesamt reduzieren ließe. Im Zuge einer IST-Aufnahme des IT-Bestands mithilfe von IT-Asset-Management-Software können Unternehmen alle vorhandenen IT-Systeme erfassen und verwalten. Das kann nicht nur Kosten sparen, sondern sich auch positiv auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter auswirken, die von einer hohen Anzahl verschiedener Tools überfordert sind, wie wir oben gesehen haben. 

5 Softwareauswahl-Kriterien für mehr Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Die folgenden fünf Kriterien zur Softwareauswahl und unsere daraus resultierenden Tipps basieren weitgehend auf den Ansichten der für diese Studie befragten Arbeitnehmer. Durch die Berücksichtigung der Mitarbeitermeinungen soll Unternehmen ein Leitfaden für die Wahl von neuen Tools an die Hand gegeben werden, die von ihrer Belegschaft unterstützt werden. 

1. Benutzerfreundlichkeit

Ein wichtiges Kriterium bei der Softwareauswahl ist die Benutzerfreundlichkeit (Usability) des Tools. Unübersichtliche und schwierig zu bedienende Softwarelösungen führen schnell zu Frust und im schlimmsten Fall dazu, dass die Mitarbeiter sie einfach nicht mehr nutzen. 

Tatsächlich erklärte die Mehrheit der Befragten mit 60 %, dass die Benutzerfreundlichkeit für sie die wichtigste Funktion der Technologie ist, die sie bei der Arbeit verwenden.

Benutzerfreundlichkeit ist die wichtigste Funktion von der am Arbeitsplatz verwendeten Technologie

Abgesehen von veralteter Technik und fehlenden Funktionen (dazu später mehr), betonten weitere 53 % zudem, dass der Umgang mit Tools mit einer schlechten Benutzeroberfläche die größte Herausforderung darstellt, die ihnen bei der Nutzung von Technologie am Arbeitsplatz begegnet ist.

Herausforderungen für Mitarbeiter bei der Softwarenutzung

Führungskräfte sollten also bei der Softwareauswahl so vorgehen, dass die Anwendung möglichst einfach zu bedienen ist und Mitarbeiter den Umgang mit der Software schnell erlernen können, um die Einarbeitungszeit zu reduzieren. Dabei können diese Fragen helfen: 

  • Ist die Benutzeroberfläche intuitiv?
  • Ist die Navigation im System selbsterklärend? 
  • Ist die Bedeutung der unterschiedlichen „Buttons” verständlich? 
  • Ist das Design ansprechend und unterstützt es die Verständlichkeit von Inhalten?

Darüber hinaus können auch Demos oder Schulungen durch den Anbieter oder einen Mitarbeiter, der bereits mit der Software vertraut ist, dem Team helfen, sich besser mit dem Tool zurechtzufinden.

Software-Tipp:
Um die Benutzerfreundlichkeit auf den Prüfstand zu stellen, kann eine Fokusgruppe aus den Teams gebildet werden, die am Softwareauswahlprozess beteiligt sind. Diese testen (sofern angeboten) die kostenlose Version der in Frage kommenden Programme über einen bestimmten Zeitraum und werden gebeten, bestimmte Aufgaben zu erfüllen oder Nutzungsszenarien durchzuspielen. Im Anschluss füllen sie einen Report zur Usability aus. Dafür eignen sich Tabellenprogramme , Aufgabenverwaltungstools oder Projektmanagementsoftware.

2. Funktionalität

Vorweg sei gesagt, dass die Anforderungen an den Funktionsumfang für jedes Unternehmen individuell sind und sich unter anderem an der Betriebsgröße ausrichten und dem Einsatzzweck der Software. Damit das neue Tool einen größtmöglichen Nutzen bringt, ist es für ein Unternehmen besonders wichtig, sich im Detail damit auseinanderzusetzen, welche Funktionen für die Unterstützung der Geschäftsprozesse erforderlich sind, welche Tools diese Funktionen bereits abdecken und an welcher Stelle Bedarf besteht. Wird dieser Schritt vernachlässigt, kann dies negative Auswirkungen auf die Produktivität der Angestellten haben, wie unsere Ergebnisse zeigen.

So nannten vier von zehn Arbeitnehmern das Fehlen der nötigen Funktionen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen, als eine der größten Herausforderungen bei der Nutzung von Software am Arbeitsplatz, wie aus der Grafik im vorherigen Abschnitt hervorgeht.

Welche Funktionen fördern aber die Effizienz bei der Arbeit? Hier zeigen Arbeitnehmer großes Interesse an neu aufkommenden Technologien: So sind 67 % davon überzeugt, dass die Automatisierung alltäglicher Aufgaben ihre Arbeitsqualität oder Produktivität verbessern würde, und 59 % glauben, dass Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) ihnen helfen können, dieses Ziel zu erreichen.

Kriterien Softwareauswahl: Neue Technologien

Bei neuen Technologien kann der Gedanke naheliegen, dass sie sehr komplex sind und dass eine zu komplexe Software die Mitarbeiter überfordern würde. Ist weniger in diesem Fall mehr? Diese Sorge besteht laut unseren Ergebnissen kaum, denn nur 11 % der Befragten nannten die Verwendung von Technologie, die fortschrittlicher ist als nötig, als größte Herausforderung bei der Nutzung von Software bei der Arbeit an.

Software-Tipp:
Angesichts des zunehmenden Interesses der Arbeitnehmer an Technologien mit KI und an der Automatisierung lohnt sich ein Blick auf Software für Robotic Process Automation (RPA) sowie KI-Software an.

3. Integration

Ein weiteres wesentliches Softwareauswahl-Kriterium ist die Integration mit anderen Systemen im Unternehmen. Bei der heutigen Fülle an verschiedenen Softwarelösungen, die in vielen Unternehmen verwendet werden, ist dies gar nicht so einfach, aber wichtig, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.

Unsere Studie zeigt deutlich, wie wichtig die Integration für die Mitarbeiter ist: Demnach halten 45 % die Kompatibilität mit verschiedenen Systemen für den wichtigsten Aspekt der Technologie, die sie bei der Arbeit nutzen. Weitere 37 % würden die bestehende Infrastruktur verbessern, um eine bessere Kompatibilität zwischen Geräten und Systemen zu erreichen, die sie aktuell im Unternehmen nutzen.

Ein Aspekt, in dem die Integration von verschiedenen Systemen vermehrt zum Tragen kommt, ist die Telearbeit. Viele Unternehmen sind mittlerweile verstärkt auf die Arbeit im Home-Office umgestiegen oder wollen dieses Arbeitsmodell in Zukunft anbieten. Das wird von der Mehrheit (75 %) der Angestellten begrüßt, die die Möglichkeit, remote zu arbeiten, als größten Vorteil der Nutzung von Technologie bei der Arbeit betrachtet, noch vor anderen Aspekten wie der Automatisierung von Aufgaben oder der besseren Zusammenarbeit zwischen Teams. 

Kriterien zur Softwareauswahl: Vorteile der Nutzung von Technologie bei der Arbeit

Für ideale Voraussetzungen am hybriden Arbeitsplatz, in dem sich die Art und Weise, wie wir mit unseren Kollegen kommunizieren und zusammenarbeiten, verändert hat, sollten Unternehmen deshalb darauf achten, die Software-Tools auszuwählen, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen. 

Software-Tipp:
Integrationssoftware und API-Software können Unternehmen helfen, ihre Arbeitsabläufe zu harmonisieren, indem sie den Datentransfer und die gemeinsame Nutzung von Daten zwischen verschiedenen Tools erleichtern. 

4. IT-Support

Auch das Angebot eines guten IT-Supports durch den Anbieter sollte als Entscheidungskriterium bei der Softwareauswahl eine Rolle spielen. IT-Support umfasst unter anderem die Installation und Verwaltung von Software und Lizenzen sowie die Installation von Sicherheitssoftware, das Onboarding der Mitarbeiter, Datenmigration, Backup-Services, Lösung von Problemen mit der WLAN-Verbindung und das Zurücksetzen von Passwörtern. 

Mit einem leistungsstarken IT-Support können Arbeitgeber gewährleisten, dass Bugs zügig ausgebügelt werden, damit Projekte sich nicht verzögern und ihre Mitarbeiter die beste Unterstützung erhalten, um die Software optimal zu nutzen. Fehlt dieser Support dagegen, müssten Mitarbeiter sich selbst mit verschiedenen IT-Problemen auseinandersetzen, was Zeit und Nerven kostet, von ihrer eigentlichen Arbeit ablenkt und dazu führen kann, dass sie die Software letztendlich ablehnen. 

Dass ein effektiver IT-Support ein wichtiges Thema ist, zeigt auch das folgende Ergebnis aus unserer Studie: Auf die Frage, was sie an den aktuell in ihrem Unternehmen genutzten Technologien verändern würden, sprach sich über ein Drittel für einen besseren IT-Support aus. 

Ein Drittel der Angestellten wollen besseren IT-Support für Software

Hier sind ein paar Fragen, die Unternehmen sich im Bezug auf den IT-Support bei der Softwareauswahl stellen können:

  • Wie hoch ist unser Support-Bedarf?
  • Bietet der Softwareanbieter eine IT-Unterstützung? 
  • Über welche Wege stelle ich meine Fragen zur neuen Software? Gibt es beispielsweise einen 24h Online-Support oder Live-Support?
  • Wie kurz/lang fallen die Antwortzeiten des IT-Supports-Teams aus? Gibt es einen festen Ansprechpartner für unser Unternehmen?

5. Kosten

Besonders in der aktuellen Wirtschaftslage müssen Unternehmen auf die Budgetierung in allen Bereichen achten. Da kann es der erste Instinkt sein, Ausgaben in digitale Initiativen und andere Wachstumsstrategien zu reduzieren, um Kosten zu sparen. Das kann jedoch nach hinten losgehen. 

Gartner zufolge (Bericht auf Englisch) erreichen nur 43 % der Führungskräfte im ersten Jahr der Kostenreduzierung tatsächlich das angestrebte Einsparungsniveau, weil sie sich unrealistische Ziele gesetzt haben. Aggressive Kürzungen an der falschen Stelle können Ressourcen von Innovationen abziehen und das Unternehmen benachteiligen, während Wettbewerber es auf dem Markt überholen. Ein intelligenter Ausgabenansatz legt den Schwerpunkt dagegen auf eine nachhaltige finanzielle Entscheidungsfindung, die sich am Geschäftswert orientiert. 

Um zu ermitteln, ob die potenziell anfallenden Kosten für eine neue Software in einem ausgewogenen Verhältnis zu den erwarteten Geschäftsvorteilen stehen, können Entscheidungsträger folgende Überlegungen anstellen:

  • Sind die Kosten für die Einführung (z.B. für die Installation, Einrichtung und Schulung), die Betriebskosten (z.B. für Support und Wartung) sowie die Kosten für Veränderungen (z.B. für Anpassungen, Updates,) einmalig oder fortlaufend?
  • Deckt die Software mehrere Bereiche ab, in denen bereits andere Softwarelösungen eingesetzt sind und die sich durch eine einzige Anwendung ersetzen lassen, um Kosten zu reduzieren?
  • Der Kostenaspekt kann als Kriterium für die Mitarbeiterakzeptanz herangezogen werden, da hohe Investitionskosten Druck auf die Mitarbeiter ausüben kann, das Tool auch dann zu nutzen, wenn es umständlich zu bedienen ist und die Effektivität darunter leidet. Es ist, gelinde gesagt, ärgerlich, wenn ein Unternehmen viel Geld in eine Softwarelösung investiert und sich später herausstellt, dass diese für die Mitarbeiter irrelevant ist. 
Software-Tipp:
Budgeting-Software erlaubt die zeitnahe und präzise Datenverwaltung und -analyse, um einen Gesamtüberblick über die finanziellen Ressourcen des Unternehmens zu erhalten. Mehrere Nutzer in verschiedenen Abteilungen können ihre prognostizierten Ausgaben und Einnahmen ins Budget des Unternehmens einspeisen, sodass ein automatisierter Budgetgenehmigungsprozess für Investitionen wie eine neue Software entsteht.

Die Rolle von Nutzerbewertungen für Softwareauswahl-Kriterien 

Bei allen aufgelisteten Softwareauswahl-Kriterien können verifizierte Kundenbewertungen übrigens eine zusätzliche Hilfestellung geben. Nutzerbewertungen können bei der Suche nach Software und für die Kaufentscheidung Gold wert sein.  Laut Gartner (Artikel in Englisch) suchen 86 % der Führungskräfte während des Software-Evaluierungsprozesses nach verifizierten Bewertungen.

Zum einen gelten Bewertungen als vertrauenswürdiger als die Versprechungen von Softwareanbietern, denn Kunden, die eine Bewertung für eine Software abgeben, verfolgen in der Regel kein anderes Ziel als ihre Erfahrungen mit anderen zu teilen, um ihnen die Recherche zu erleichtern. Zum anderen dienen positive Rezensionen als Beweis für die soziale Bewährtheit des Produkts, weil auch andere Menschen darauf vertrauen und es für hochwertig halten.

Darüber hinaus haben alle Rezensenten unterschiedliche Erfahrungen und individuelle Sichtweisen auf die Software, die in ihre Bewertungen einfließen, so dass verschiedene Facetten der Softwarelösung abgedeckt werden. Dies macht es sehr wahrscheinlich, dass Unternehmen, die ihre Softwareauswahl-Kriterien definieren, die Information finden, die sie suchen. 

Nutzerbewertung für eine Mitarbeiterengagement-Software auf GetApp
Nutzerbewertung für eine Mitarbeiterengagement-Software auf GetApp (Quelle)

Es empfiehlt sich also für Arbeitgeber, die sich im Software-Auswahlverfahren befinden, verifizierte Kundenbewertungen über Anwendungen zu konsultieren, die in Frage kommen. 

Softwareauswahl-Kriterien: Nächste Schritte

Wir haben gesehen, wie wichtig die Mitarbeiterakzeptanz für die erfolgreiche Auswahl und Einführung von Software ist. Nachdem ein Unternehmen die relevanten Kriterien für die Softwareauswahl festgelegt hat, geht es im nächsten Schritt darum, potenzielle Kandidaten zu identifizieren und zu vergleichen. 

Dabei kann unsere kostenlose Vorlage für den Softwarevergleich helfen. Sie bietet Platz für alle Entscheidungskriterien der Softwareauswahl mit einer Bewertungsskala von eins bis fünf und lässt sich individuell anpassen. Nach Eingabe der einzelnen Bewertungen berechnet die Vorlage automatisch die Gesamtbewertung jedes Produkts und erleichtert den Entscheidungsträgern so den Vergleich. Je höher die Bewertung, desto besser erfüllt ein Tool die Geschäftsanforderungen. 

Bei komplexeren Projekten, für die sich eine einfache Excel-Vorlage nicht eignet, empfehlen sich dagegen Entscheidungsunterstützungssysteme. Sie helfen dabei, Ziele zu priorisieren, Alternativen zu bewerten und Ergebnisse zu simulieren und erleichtern so den Entscheidungsprozess für die passende Software. 

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Change-Management-Software-Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.


Methodologie

Um die Daten für diese Studie zu erheben, hat GetApp im Januar 2024 eine Online-Umfrage durchgeführt. Es wurden insgesamt 399 Arbeitnehmer nach ihren Erfahrungen und Präferenzen bei der Nutzung von Technologie am Arbeitsplatz befragt, die bei der Arbeit routinemäßig Software nutzen. 

Weitere Auswahlkriterien für die Teilnahme waren:

  • In Voll- oder Teilzeit angestellt
  • Tätig in einem Unternehmen mit mehr als einem Mitarbeiter 
  • Wohnsitz in Deutschland
  • Mindestens 18 Jahre alt


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Über den Autor oder die Autorin

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.