Microsoft Planner vs Asana vs Trello: Kollaborations-Apps für kleine Unternehmen im Vergleich

Veröffentlicht am 4.11.2022 von Rosalia Pavlakoudis

Der Artikel wurde ursprünglich am 31.01.2019 veröffentlicht und am 20.10.2022 aktualisiert.

Teamarbeit ohne gute Softwaretools für die Zusammenarbeit können sich die meisten Unternehmen heute kaum noch vorstellen. Doch welches Tool ist für dein kleines Unternehmen die beste Wahl? Wir haben uns die drei beliebten Alternativen Microsoft Planner vs Asana vs Trello einmal im Vergleich angeschaut.

Microsoft Planner vs Trello vs Asana

Die Auswahl an Softwaretools für das Planen, Steuern und Überwachen von Projekten ist riesig. Eines davon ist Microsoft Planner, das als Teil von Office 365 insbesondere für Abonnenten definitiv einen Blick wert ist. Mit Planner stellt Microsoft ein intuitives Tool für die Projektzusammenarbeit für Teams bereit, denen Microsoft Project zu komplex und Excel nicht komplex genug ist. Es basiert auf dem Kanban-Managementprinzip, das durch andere beliebte Tools wie Trello und Asana bekannt wurde.

Wie steht Microsoft Planner aber im Vergleich zu diesen visuell ansprechenden Projektmanagement-Apps da und wie erfolgreich schlagen sich Trello oder Asana als Alternativen zu Microsoft? In diesem Artikel besprechen wir die Arbeitsweisen und Unterschiede von Microsoft Planner vs Trello vs Asana.

Asana vs Trello vs Microsoft Planner: Nutzerbwertungen auf einen Blick

Microsoft vs Trello vs Asana: Wie schlagen sie sich im Vergleich?

Wir betrachten einige der Kernelemente, Funktionalitäten und die Nutzererfahrung bei Microsoft Planner, Trello und Asana, um die folgenden Fragen zu beantworten:

Registrierung: Wie einfach kann man sich bei der Software registrieren und wie viel kostet es? Dashboards: Wie sieht das Projekt-Dashboard aus und wie funktioniert es? Projekte aufsetzen: Wie einfach werden Projekte in Microsoft Planner vs Trello und Asana aufgesetzt? Aufgaben: Wie sieht das Aufgabenmanagement in diesen Apps für die Projektzusammenarbeit aus? Fälligkeitsdaten: Wie werden Deadlines in einem Kalender festgelegt und die einzelnen Schritte eines Projekts verfolgt? Zusammenarbeit: Welche Funktionen stehen für Unterhaltungen, Filesharing und Benachrichtigungen zur Verfügung?

Registrierung

Registrierung bei Microsoft Planner

Um auf Planner zuzugreifen, benötigen Nutzer ein Office 365-Konto (mehr Infos weiter unten). Auf der Office 365-Startseite oben links im Browserfenster gelangt man dann über das App-Startfeld auf die Schaltfläche für Microsoft Planner.

Planner ist Teil der Office 365-Suite, sodass man sich nicht auf der Website eines Drittanbieters anmelden muss, um auf Projekte zuzugreifen. Die Kehrseite ist hierbei jedoch, dass der Nutzer sich in einem geschlossenen System befindet. Sollen Teammitglieder hinzugefügt werden, müssen auch sie über ein Office 365-Konto verfügen. Sie erhalten über Outlook eine Einladung, an „Plänen“ mitzuwirken, zu denen sie vorab hinzugefügt wurden. Es besteht auch die Möglichkeit, Personen Gastzugriff auf Pläne zu bieten, doch dann können sie nicht alle Funktionen nutzen und erhalten nicht alle Benachrichtigungen.

Registrierung bei Trello

Bei Trello benötigen Nutzer kein Abonnement, um auf die App zuzugreifen. Eine Registrierung über Google, Microsoft, Apple, Slack oder mit einer E-Mail-Adresse für ein kostenloses Konto reicht aus. Die Gratisversion von Trello ist besonders für kleine Unternehmen interessant, für größere Firmen eignet sich wahrscheinlich ein kostenpflichtiges Konto.

Trello bietet drei verschiedene Preiskategorien an: Standard, Premium und Enterprise. Die Enterprise-Version ist für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden gedacht. Jede Option verfügt über Integrationsmöglichkeiten in andere Tools und bietet unbegrenzt viele Karten und Speicherplatz, Automatisierungsfunktionen und Apps für Desktop, iOS und Android.

Mitglieder können per Einladung zu einem Trello-Board hinzugefügt werden, auch wenn sie kein Trello-Konto haben.

Registrierung bei Asana

Teams mit bis zu 15 Personen nutzen Asana kostenlos. In dieser Option können unbegrenzt Aufgaben und Projekte angelegt und Unterhaltungen geführt werden. Die Premium-Version bietet Features wie unbegrenzte Dashboards und Adminfunktionen. Zudem gibt es die Versionen Business und Enterprise für größere Unternehmen.

Sowohl Trello als auch Asana können in verschiedene andere Apps integriert werden und beide verfügen über öffentliche APIs. Microsoft Planner ist außerhalb der Office-Suite nicht nativ integrierbar, aber mithilfe der Office 365 API kann die Projektmanagementlösung mit anderen Apps synchronisiert werden.

Dashboards

Microsoft Planner-Dashboard

Das Design von Microsoft Planner ist schlicht und minimalistisch und fügt sich somit gut in jedes Unternehmen ein. Das Tool ist ideal für alle, die sich eine Lösung wünschen, die ihre Aufgabe erfüllt, und kein schickes Design oder coole Features benötigen.

Dashboard in Microsoft Planner
Aufgaben-Dashboard in Microsoft Planner (Quelle)

Mit dem Dashboard hat der Nutzer eine Übersicht über favorisierte Pläne und den Status von Aufgaben.

Trello-Dashboard

Das Dashboard von Trello bietet einen kurzen Überblick über alle Boards, die sich derzeit im Arbeitsbereich des Nutzers befinden.

Trello-Dashboard als Alternative zu Microsoft
Trello-Boards in der Übersicht (Quelle)

Asana-Dashboard

Auch Asana bietet in einem Dashboard einen grundlegenden Überblick über alle Projekte sowie den Status von Aufgaben. In einer Inbox wird außerdem eine Übersicht über alle aktuellen Aktivitäten angezeigt, etwa neu hinzugefügte Aufgaben oder Kommentare von anderen Teammitgliedern.

Inbox-Dashboard in Asana
Asana-Inbox mit Aktivitätsübersicht (Quelle)

Projekte einrichten

Projekte in Microsoft Planner erstellen

Um ein neues Projekt in Microsoft Planner anzulegen, erstellt der Nutzer einen „Plan“ und gibt ihm einen Namen. 

Optionen für die Planerstellung in Microsoft Planner
Einen Plan in Microsoft Planner erstellen (Quelle)

Der Plan lässt sich zu einer vorhandenen Office 365-Gruppe hinzufügen, öffentlich oder privat schalten und eine Beschreibung hinzufügen. Es wird automatisch eine E-Mail-Adresse für den Plan erstellt, die zur Kommunikation mit anderen Teammitgliedern verwendet werden kann. Über das Mitgliedermenü oben rechts können Mitarbeiter und Manager Teammitglieder hinzufügen. Angeheftet an die Pläne sind To-Do-Listen oder „Buckets“, wie sie in Microsoft Planner genannt werden, in denen Teams Aufgaben etwa nach Arbeitsabläufen, Themen oder Projektphasen organisieren können.

Projekte in Trello erstellen

Auch Trello arbeitet mit „Boards“ und sie werden in etwa so erstellt wie in Microsoft Planner. Nutzer können andere Teammitglieder hinzufügen, indem sie diese per @-Erwähnung markieren, per E-Mail oder über ihren Nutzernamen einladen oder ihnen einen Einladungslink senden.    

Projekte in Asana erstellen

„Projekte“ werden in Asana folgendermaßen erstellt: Der Nutzer klickt im Dashboard-Menü neben „Projekte“ auf „+“ und wählt ein leeres Projekt oder eine Vorlage oder importiert eine Tabelle. Man kann festlegen, ob das Projekt für ein Team gedacht ist oder privat gehalten werden soll, und zwischen Listen-, Board-, Zeitleisten- und Kalenderlayout wählen.

Optionen bei der Projekterstellung in Asana
Ein neues Projekt in Asana erstellen (Quelle)

Aufgaben

Aufgaben in Microsoft Planner

In allen drei Apps werden Aufgaben genutzt, um bei Projekten in die Tiefe zu gehen.

In Microsoft Planner erstellt man Aufgaben, heftet sie an Buckets an und weist sie Personen zu. Der Status der Aufgaben wird als „In Bearbeitung“, „Nicht begonnen“, „Verspätet“ oder „Abgeschlossen“ angezeigt. Sehr praktisch ist die Möglichkeit, das Symbol eines Teammitglieds per Drag & Drop in eine Aufgabe zu verschieben und sie ihm so zuzuweisen.

Aufgaben an Teammitglieder zuweisen in Microsoft Planner
Aufgabenzuweisung per Drag and Drop in Microsoft Planner (Quelle)

Aufgaben in Trello

Trello arbeitet mit „Karten“. In jeder Karte lässt sich eine Aufgabe mehreren Personen zuweisen, Label, Checklisten, Kommentare oder Anhänge hinzufügen und mehr. Trello hat auch einen Bot herausgebracht, der Nutzer automatisch beim Aufräumen und Organisieren ihres Boards unterstützt und mit dem sich die verschiedensten Vorgänge automatisieren lassen. Weitere Informationen zu diesem Feature gibt es hier.

Trello-Board mit Karten
Karten mit Likes, Anhängen und Kommentaren im Trello-Board (Quelle)

Aufgaben in Asana

Auch die Aufgaben von Asana verfügen über tolle Features. Einzelne Teammitglieder können sich gegenseitig und natürlich sich selbst Aufgaben zuweisen, aber darüber hinaus können Aufgaben mithilfe von Tags zu einer Gruppe zusammengefügt werden. Nachdem einer Person eine Aufgabe zugewiesen wurde, kann eine Checkliste hinzugefügt werden. Oder man erstellt eine Unteraufgabe und weist sie mehreren Personen zu. Aufgaben sind auch als vollständig oder unvollständig markierbar.

Projekt- und Aufgabenübersicht in Asana
Aufgabenliste in Asana (Quelle)

In allen drei Tools für das Projektmanagement lassen sich Notizen, Links, Dateien und farbliche Tags hinzufügen und Checklisten erstellen. Aufgaben in Asana können auch in verschiedene Listen verschoben und To-Do-Listen von Karten kopiert werden. Gerade Letzteres ist ein großer Vorteil bei sich wiederholenden Aufgaben.

Ein weiteres interessantes Feature ist das Zusammenführen von doppelten Aufgaben, wobei Tags, Likes und Follower zu der ausgewählten Aufgabe verschoben werden.

 Fälligkeitsdaten

In allen drei Tools können Fälligkeitsdaten festgelegt und Aufgaben als abgeschlossen markiert werden. Die Aufgaben werden archiviert, indem sie nach ihrem Abschluss versteckt werden. Wird ein Kästchen markiert, sind sie wieder sichtbar.

In Planner und Trello wird angezeigt, wie viele Aufgaben aus der Checkliste, der Aufgabe oder von der Karte bereits abgeschlossen wurden.

Fälligkeitsdaten in Microsoft Planner

Planner geht noch einen Schritt weiter als Trello, indem eine Vorschau der Aufgaben auf dem Deckblatt angezeigt werden kann. Wenn der Nutzer in der Checkliste das Kästchen „Auf Karte anzeigen“ markiert, wird ihm auf dem Planungs-Board im Aufgabenbereich diese Checkliste angezeigt. So kann er Aufgaben als vollständig markieren, ohne die Aufgabenkarte zu öffnen. Auch Bilder, Dateien oder Links sind als Vorschau nutzbar.

Vorschau mit Fälligkeitsdatum in Microsoft Planner
Aufgabenvorschau mit Fälligkeitsdatum in Microsoft Planner (Quelle)

Fälligkeitsdaten in Trello

Trello bietet eine Kalenderansicht, in der alle fälligen Aufgaben und die Auslastung des Teams überblickt werden können. Add-ons (sogenannte Power-Ups) helfen zusätzlich, Trello an den jeweiligen Bedarf anzupassen. Mit einem davon lassen sich Karten beispielsweise visuell „altern“, nachdem sie ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben. 

Kalender mit Aufgaben in Trello
Kalenderansicht in Trello (Quelle)

Wenn es nicht länger relevant ist, kann das Fälligkeitsdatum entfernt oder bearbeitet werden.

Fälligkeitsdaten in Asana

Asana zeigt im Projektboard neben einer Aufgabe eine Übersicht der Fälligkeitsdaten an. Dieselbe Übersicht sieht man auch auf der Aufgabenkarte selbst. Zusätzlich gibt es einen Kalender mit allen Deadlines.

Fälligkeitsdaten in der Aufgabenübersicht in Asana
Aufgabenliste mit Fälligkeitsdaten in Asana (Quelle)

Fortschrittsübersicht

Fortschrittsübersicht in Microsoft Planner

Microsoft Planner bietet eine Diagrammansicht, in der der Aufgabenstatus in einem farblichen Donut-Diagramm dargestellt wird. Grau steht für noch nicht gestartete Aufgaben, Rot für überfällige Aufgaben, Blau für aktuell in Bearbeitung befindliche und Grün für abgeschlossene Aufgaben.

Diagramm mit Aufgabenstatus in Microsoft Planner
Fortschrittsübersicht in Microsoft Planner (Quelle)

Als Vorteil von Microsoft Planner lässt sich erwähnen, dass der Fortschritt bei den einzelnen Aufgaben schnell zu sehen ist, genau wie wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde. Auch überfällige Aufgaben lassen sich gut im Auge behalten. Sollten ähnliche Aufgaben häufiger nicht rechtzeitig abgeschlossen werden, kann man neu beurteilen, ob sie anders umgesetzt oder einer neuen Person zugeteilt werden sollen. Zudem sieht man, wie viele Aufgaben den einzelnen Teammitgliedern zugeteilt sind, und kann so eine ausgeglichene Arbeitslast sicherstellen.

Fortschrittsübersicht in Trello

In Trello eignet sich die Kalenderansicht gut, um eine Übersicht über den Teamfortschritt zu erhalten und den Status der einzelnen Aufgaben im Blick zu behalten. Auch die Zeitleisten-Ansicht ist ideal, um das Arbeitspensum des Teams zu verwalten und zu erkennen, wie Projekte vorankommen und ob Aufgaben neu aufgeteilt werden sollten. Im Dashboard kann der Nutzer sich außerdem Diagramme anzeigen lassen und auswerten, wie viele Karten für ein Fälligkeitsdatum noch in Bearbeitung oder überfällig sind.

Diagramme mit Karten nach Liste, Mitglied, Label und Fälligkeitsdatum in Trello
Diagrammübersicht für den Projektfortschritt in Trello (Quelle)

Fortschrittsübersicht in Asana

Der Abschnitt „Übersicht“ bietet bei jedem Asana-Projekt eine aktuelle Momentaufnahme über Fortschritte, Ziele, Ressourcen und Meilensteine. So erkennen alle Teammitglieder schnell, ob das Projekt noch planmäßig verläuft, und können einen Statusbericht erstellen und mit anderen Beteiligten teilen. Eine Aktivitätsübersicht zeigt vergangene Statusänderungen und Burnup-Diagramme informieren über die Arbeitsgeschwindigkeit des Teams. Über Statusaktualisierungen können Teammitglieder die anderen über den aktuellen Fortschritt informieren.

Menüs zum Aktualisieren des Aufgabenstatus in Asana
Aufgabenstatus aktualisieren in Asana (Quelle)

Unterhaltungen, Filesharing und Benachrichtigungen

Zusammenarbeit in Microsoft Planner

Teams können in Microsoft Planner gemeinsame Dokumente über Office Online erstellen und mit Aufgaben verknüpfen, über Kommentare miteinander chatten und gemeinsam Besprechungsnotizen verfassen. Microsoft Planner ist nativ in die Office 365-Suite integriert, sodass man Benachrichtigungen zu eigenen Plänen über Outlook erhalten kann, etwa wenn man zu einem Plan hinzugefügt wurde. Außerdem können Teammitglieder über Outlook an Unterhaltungen zu Plänen teilnehmen, an denen sie arbeiten. Sie können Aufgaben hinzufügen, darauf reagieren, Links, Dateien oder Bilder hinzufügen oder einfach eine Aufgabe oder einen Plan „liken“.

Kommentaransicht Microsoft Planner
Chat über Kommentare in Microsoft Planner (Quelle)

Zusammenarbeit in Trello

In Trello können Karten kommentiert und so eine Unterhaltung über Aufgaben geführt, Teammitglieder auf Karten markiert und ihnen Aufgaben zugewiesen werden. Rechts im Board gibt es einen Aktivitäten-Feed, in dem alle Änderungen an einer Karte sowie neue Kommentare aufgeführt werden.

Sowohl in Asana als auch in Trello sind Benachrichtigungen per E-Mail und Push-Benachrichtigungen über die mobilen Apps möglich. Um diese beiden Apps jedoch in ihrem vollen Umfang zu nutzen, lohnt es sich, die Integrationsmöglichkeiten in andere Kommunikations-Apps wie Slack zu nutzen, sodass Benachrichtigungen dorthin gesendet werden. Über den Slack-Chat ist sogar die Verwaltung von Trello-Boards und Asana-Projekten möglich. Zu den Funktionen gehören das Hinzufügen von neuen Karten/Teammitgliedern/Boards, das Zuweisen von Aufgaben, das Festlegen von Fälligkeitsdaten und das Kommentieren auf Karten.

Asana-Aufgaben in einem Slack-Chat
Die Asana-Integration in Slack (Quelle)

Auch Integrationen für Cloud-Speichertools wie Dropbox, Google Drive und Box sind sowohl in Asana als auch in Trello verfügbar, sodass Dateien leicht gespeichert und geteilt werden können.

Zusammenarbeit in Asana

Über die Team-Nachrichten können Mitarbeiter in Asana unkompliziert mit dem ganzen Team kommunizieren oder Ankündigungen versenden. Sie können einstellen, welche Mitglieder über eine Nachricht benachrichtigt werden sollen, und Nachrichten wieder verlassen, wenn sie keine Benachrichtigungen mehr zu ihnen erhalten möchten. Die Teammitglieder können sich bei Änderungen benachrichtigen lassen und Status-Updates versenden, um die anderen über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Integrationen für Gmail, Zoom und andere Tools tragen weiter dazu bei, die gesamte Teamkommunikation zusammenzuführen.

Ansicht der Team-Nachrichten in Asana
Team-Nachrichten in Asana (Quelle)

Fazit: Asana vs Trello vs Microsoft Planner

Asana, Trello und Microsoft Planner verfügen alle über eine intuitive Benutzeroberfläche. Wenn du mit Webanwendungen vertraut bist, eignest du dir die Tools schnell an, was für die Benutzerfreundlichkeit spricht.

Das Design von Microsoft Planner spricht tendenziell Minimalisten und sogenannte „Power-User“ von Office 365 an. Das Tool eignet sich in den Punkten Unterhaltungen und Filesharing hervorragend für die Zusammenarbeit und bietet eine gute Übersicht über mehrere Projekte.

Microsoft Planner bringt jedoch keine revolutionären Neuerungen mit sich und wenn man Office 365 nicht bereits nutzt oder ohnehin erwirbt, gibt es keine Vorteile über die tiefgehende Integration hinaus. Im Gegenteil, solltest du Office 365 nicht nutzen, kannst du dieses Tool mit keiner anderen Lösung integrieren. Hier zeigen Asana und Trello ihre Stärken: Sie bieten native Integrationen für zahlreiche andere Anwendungen sowie öffentliche APIs, mit deren Hilfe du die Lösungen flexibel an den Bedarf deines Unternehmens anpassen kannst. Einige Teams bevorzugen zudem das moderne Design von Tools wie Asana gegenüber dem eher schlichten Design von Microsoft Planner.

Microsoft Planner, die Alternativen Trello oder Asana oder doch ein ganz anderes Tool?

Microsoft Planner, Trello und Asana sind natürlich nicht die einzigen Softwarelösungen für das Projektmanagement. Auf dem Markt gibt es Dutzende von Tools für dein Team und ein Vergleich lohnt sich. Hier einige nützliche Ressourcen:

  • Im Softwarevergleich von GetApp kannst du Microsoft Planner mit anderen Projektmanagement-Tools vergleichen.
  • Lies dir Kundenstimmen zu Trello vs Asana durch, um mehr über die Meinung der GetApp-Community herauszufinden.
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Über den Autor oder die Autorin

Content Analyst für GetApp. Absolventin der HHU Düsseldorf, wohnhaft in Barcelona. Am Wochenende findet man mich meistens am Strand oder beim Brunch.

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