Ein ERP-System für kleine Unternehmen: Brauche ich das wirklich und welches eignet sich am besten?

Veröffentlicht am 23.3.2023 von Ines Bahr und Rosalia Pavlakoudis

Der Artikel wurde ursprünglich am 11.04.2019 veröffentlicht.

Mit einem ERP-System werden verschiedene Unternehmensprozesse abgedeckt, die ansonsten durch einzelne Insellösungen gemanagt werden müssen. Deshalb setzt auch der Mittelstand immer häufiger auf ERP-Systeme. Wir stellen euch hier die sechs besten ERP-Systeme für kleine Unternehmen vor.

Ein ERP-System für kleine Unternehmen Header

Kleine Unternehmen denken häufig, dass sie keine ERP-Software benötigen. Dies ist jedoch falsch! Jedes Unternehmen muss zwar individuell für sich entscheiden, welche Bereiche mit Software unterstützt werden sollen, welche Softwareprodukte dafür am sinnvollsten sind, wie viel für Produkte ausgegeben werden kann und wie hoch die Experimentierfreude im Unternehmen gegenüber Software ist. Allgemein betrachtet kann man an dieser Stelle jedoch sagen, dass die „klassischen Bereiche”, die man betriebswirtschaftlich braucht, immer mit Software unterstützt sein müssen.

Was ist ein ERP-System?

Enterprise Ressource Planning ist ein sehr schwammiger Begriff. ERP-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Planung und Steuerung von Ressourcen wie Produkten und Bestellungen. Verschiedene Hersteller decken unterschiedliche Unternehmensbereiche mit ihrer ERP-Software ab. Meistens findet sich jedoch eine Kombination der Module Finanz- und Rechnungswesen, Projektverwaltung, Warenwirtschaft, Logistik, Produktion und Beschaffung wieder.

Warum sind ERP-Systeme für Kleinunternehmen wichtig?

ERP-Tools sparen Zeit, verringern menschliche Fehler und sparen Energie, die sonst auf lästige Verwaltungsaufgaben aufgewendet werden müsste. Diese kann dann stattdessen verwendet werden, um die Kernidee des neuen Unternehmens weiterzuentwickeln oder den Kundenkreis zu erweitern. Mit einem ERP-System werden verschiedene Unternehmensprozesse abgedeckt, die ansonsten durch einzelne Insellösungen gemanagt werden müssten. Dadurch gibt es keine Probleme bei Modulschnittstellen und die Datenpflege muss lediglich in einem System getätigt werden. Das Nutzen eines zentralen Systems sorgt für mehr Übersichtlichkeit sowie eine deutlich erhöhte Transparenz über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg.

Aus diesen Gründen setzen auch kleine Unternehmen immer häufiger auf ERP-Systeme, um von Beginn an den reibungslosen Ablauf ihrer Geschäftspraktiken und -aktivitäten zu unterstützen. Kleine Unternehmen verfügen häufig über weniger IT-Ressourcen, Fachwissen und Fachkräfte, die für die Implementation von Software benötigt werden. Daher ist es wichtig, dass ein ERP-System für kleine Unternehmen einige Kriterien erfüllt.

Welche Kriterien ein ERP-System für kleine Unternehmen erfüllen sollte

  • Die ERP-Software sollte einfach zu implementieren sein.
  • Die Software sollte benutzerfreundlich und auch für ungeschulte Mitarbeiter leicht erlernbar sein.
  • Die Software sollte flexibel sein, um sich an das Unternehmen und die individuellen Prozesse anpassen zu können.
  • Die Anwendung muss skalierbar sein, um das kleine Unternehmen beim Wachstum zu unterstützen.
  • Schnittstellen zu anderen Programmen sind ein großes Plus bei der Umstellung von anderen Programmen auf das ERP-System.

ERP für kleine Unternehmen: Herausforderungen

ERP-Systeme haben auch Herausforderungen, die wir euch an dieser Stelle nicht verschweigen wollen. Die Implementation ist zeitaufwendig und es können hohe Kosten anfallen. Durch die Auswahl eines Cloud-ERP-Systems fallen die Kosten auf monatlicher Basis an, wodurch das Risiko einer Fehlinvestition reduziert wird. Gleichzeitig können Hardware- und Einrichtungskosten gespart werden. Entscheidest du dich für eine Cloud-Software, muss der Datenschutz an oberster Stelle stehen. Schließlich liegen in dem verwendeten System nicht nur Unternehmensdaten, sondern auch Daten deiner Kunden und Geschäftspartner. Daher werden wir im Folgenden lediglich Tools vorstellen, die auch DSGVO-konform sind und somit bedenkenlos in Deutschland genutzt werden können.

Wir haben die sechs besten ERP-Systeme für kleine Unternehmen für dich ermittelt, welche die Hauptfunktionen von ERP-Software bieten und auf deutsch verfügbar sind. Die Auswahl beinhaltet Software, die mindestens 20 Bewertungen von Nutzern in den vergangenen zwei Jahren erhalten hat und mindestens 4 von 5 Sternen besitzt. Die Tools sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Die vollständige Methodik findest du am Ende des Artikels.

1. Dynamics 365

ERP-System für kleine Unternehmen Dynamics 365
Sales-Prozess im ERP-System Dynamics 365 (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,3/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,1/5
  • Funktionen: 4,3/5
  • Bedienkomfort: 4,1/5
  • Kundenbetreuung: 4,2/5

Dynamics 365 ist eine Cloud-Lösung von Microsoft und wurde als All-in-One-Lösung entwickelt, um Geschäftsprozesse zu vernetzen und zu optimieren. Das Tool ist in hohem Maße skalierbar, sodass Unternehmen unter verschiedenen Produkten und Abonnements diejenigen wählen können, die sie wirklich brauchen. Dynamics 365 unterstützt zentrale Aufgabenbereiche wie Finanzen, Marketing, Kundendienst, Außendienst, Projekte, Operations sowie Unternehmensseteuerung und nutzt Tools für KI, maschinelles Lernen und Mixed-Reality. So können verschiedene Teams beispielsweise von KI-gestützten Erkenntnissen profitieren und diese nutzen, um ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Außerdem lässt sich die Software nahtlos mit anderen Microsoft-Produkten wie SharePoint, Word, Excel oder Power BI integrieren.

Preispläne von Dynamics 365

Da es sich um ein Pay-as-you-go-Modell handelt, können Unternehmen die Module je nach Geschäftsbereich wählen, für den sie eine Lizenz erwerben wollen. Angeboten werden neben „Business Central Essentials” und „Business Central Premium” die Bereiche Sales, Finance, Marketing, Supply Chain, Services, Project Management, Human Resources, Customer Data Platform und Commerce. Die Abrechnung erfolgt pro Monat und Nutzer. Eine kostenlose Testversion steht ebenfalls zur Verfügung.

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2. monday.com

ERP für kleine Unternehmen: monday.com
Sales-Dashboard in monday.com (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,6/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,3/5
  • Funktionen: 4,4/5
  • Bedienkomfort: 4,5/5
  • Kundenbetreuung: 4,5/5

Mit monday.com können Unternehmen eine offene Low-Code, bzw. No-Code-Plattform nutzen, um die Anwendungen, Arbeitsabläufe und Integrationen zu erstellen, die sie für ihr ERP benötigen. Neben Tools wie  Tools wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Workflow-Automatisierungen für eine effektive Kollaboration, kann monday.com als zentraler Finanzbereich des Unternehmens fungieren. Mit Analysen und Dashboards lassen sich detaillierte Visualisierungen und Berichte erstellen, die auf der Gesamtheit der Geschäftsdaten basieren. Erwähnenswert sind auch die Integrationsmöglichkeiten von monday.com. Als offenes API-System können Entwickler benutzerdefinierte Verbindungen erstellen und es mit nahezu jeder Anwendung von Drittanbietern integrieren.

Preispläne von monday.com

monday.com ist in fünf Versionen erhältlich. Die erste eignet sich für bis zu zwei Nutzer und ist kostenlos. Darauf folgen vier weitere kostenpflichtige Preismodelle, die entweder monatlich oder jährlich in Rechnung gestellt werden können. Die Preise für den Tarif „Enterprise” sind auf Anfrage erhältlich.

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3. TOPIX

Listenansicht der Projekte in TOPIX
Listenansicht der Projekte in TOPIX (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,5/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 3,9/5
  • Funktionen: 4,4/5
  • Bedienkomfort: 4,2/5
  • Kundenbetreuung: 4,8/5

TOPIX ist eine modulare ERP-Software, welche alle Unternehmensbereiche abdeckt, vom Einkauf über die Auftragsabwicklung, bis hin zum Reporting und Controlling. Neben dem Grundmodul können KMU die weiteren Module Finanzen, Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Personal etc. individuell hinzufügen. So kann das Tool mit den Anforderungen an ein Unternehmen mitwachsen. Für die Medienbranche, Industrieunternehmen, Service-Dienstleister und Softwareentwickler bietet TOPIX branchenspezifische Sonderfunktionen. Die Software soll Unternehmen eine schnelle und übersichtliche Darstellung sowie Automatisierung und Standardisierung bieten. Die Consultants von TOPIX stehen für eine Organisationsberatung zur Verfügung, um die Einführungsphase zu verkürzen und Fragen zu beantworten. Darüber hinaus wird Nutzern ein Softwaretraining angeboten, das als Online-Schulung oder Präsenzveranstaltung wahrgenommen werden kann.

Preispläne von TOPIX

Es gibt einen Preis für das ERP-Grundmodul, das pro User und Monat gilt. Darüber hinaus können Lizenzen für die Module „Finance” und „HR” erworben werden. Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate, die Verlängerung erfolgt um 12 Monate.

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4. SAP Business One

ERP-System für Kleinunternehmen: SAP Business One
Übersicht über Bereiche in SAP Business One (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,3/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,0/5
  • Funktionen: 4,3/5
  • Bedienkomfort: 3,9/5
  • Kundenbetreuung: 4,0/5

Die ERP-Software SAP Business One ist speziell auf kleine Unternehmen ausgerichtet und wächst mit dem Betrieb. Das Tool unterstützt bei der Verwaltung der Bereiche Buchhaltung, Finanzwesen, Einkauf, Lagerhaltung, Vertrieb, Kundenbeziehungen, Projektmanagement, Betrieb und Personalwesen. So können KMU mit der Software zum Beispiel ihren Cashflow verwalten, Budgets kontrollieren und Projektkosten überwachen, Marketingkampagnen erstellen, verwalten und analysieren, Retouren managen, Produktions- und Materialbedarfsplanung durchführen und vieles mehr. Für Analysen und Berichte steht Nutzern zudem SAP Crystal Reports für SAP Business One zur Verfügung. Das in Microsoft Office integrierte Tool ermöglicht Unternehmen, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zeitnahe Berichte auf der Grundlage unternehmensweiter Daten zu erstellen.

Preispläne bei SAP Business One

Die Preise von SAP Business One lassen sich auf der Website nicht aufrufen. Stattdessen können Interessenten mithilfe eines Kontaktformulars ein Angebot anfordern.

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5. Workday Financial Management

ERP für kleine Unternehmen: Workday Financial Management
Kostenmanagement in Workday Financial Management (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,4/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,2/5
  • Funktionen: 4,4/5
  • Bedienkomfort: 4,1/5
  • Kundenbetreuung: 4,3/5

Workday Financial Management wurde entwickelt, um die einzig nötige Datenquelle für die Mitarbeiter eines Unternehmens zu sein. Mit Workday sollen die wichtigsten Prozesse gebündelt und die Funktionen integriert werden, die ein modernes Unternehmen braucht: Finanzmanagement, Human Capital Management (HCM), Reporting und Planung. Workday Financial Management setzt auf KI-gestützte und automatisierte Finanzprozesse sowie auf maschinelles Lernen. Die präzise, elektronische Dokumentation jeder Transaktion und Änderung hilft Verantwortlichen bei der Einhaltung aktueller Bestimmungen und der Minimierung von Risiken. Einige der Kernfunktionen der Software umfassen das Liquiditätsmanagement, Funktionen für Compliance-Anforderungen wie Selbstdokumentation, bereitgestellte Workflows und integrierte Sicherheit, sowie projektbezogene Eigenschaften wie Budgetierung und Analysen.

Preispläne bei Workday Financial Management

Workday Financial Management wird auf die Bedürfnisse eines jeweiligen Unternehmens zugeschnitten und ist somit als maßgeschneiderte Lösung erhältlich. Für mehr Informationen steht Interessenten der Vertrieb zur Verfügung.

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6. Wrike

Benutzerdefinierter Workflow in Wrike
Benutzerdefinierter Workflow in Wrike (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,3/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,1/5
  • Funktionen: 4,2/5
  • Bedienkomfort: 4,1/5
  • Kundenbetreuung: 4,3/5

Mit dem skalierbaren ERP-System Wrike können kleine Unternehmen teamübergreifend und auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten arbeiten. Dafür verfügen Nutzer über benutzerdefinierte Dashboards und spezifische Automatisierungen. Drag-and-Drop-Funktionen erleichtern Anpassungen in Arbeitsplänen, Time-Tracker und Arbeitszeitlisten ermöglichen einen Überblick über die für ein Projekt aufgewendete Zeit, und Gantt-Diagramme sowie Tabellen erlauben es Teams, Ressourcenengpässe zu erkennen. Die Funktionen sollen für mehr Transparenz in den Arbeitsprozessen sorgen, sodass Teams ihr Verbesserungspotenzial erkennen und so ihre Leistung steigern können. Wrike stellt ebenfalls sofort einsatzbereite Vorlagen zur Verfügung, wie zum Beispiel anpassbare Eingangsformulare und Kanban-Templates.

Preispläne bei Wrike

Für Teams, die am Anfang stehen, gibt es eine kostenlose Version von Wrike. Die kostenpflichtigen Tarife sind in drei Versionen erhältlich: „Team” eignet sich für expandierende Teams, “Business” für alle Teams im Unternehmen und „Enterprise” für große Teams.

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Die vorgestellten Tools sind alle hervorragende ERP-Systeme für kleine Unternehmen. Welches am Ende am besten passt, hängt von deinem Unternehmen ab.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser ERP-Software-Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.


Methodologie

Für die Auswahl dieser Top 6 haben wir die Produkte aus dem Bereich ERP-Systeme auf GetApp analysiert. Wir wählten die Top 6 Produkte anhand der folgenden Kriterien aus:

  • Das Produkt erfüllt die folgende Definition für ERP-Software: „Enterprise Resource Planning (ERP)-Software integriert alle Abteilungen und Funktionen eines Unternehmens in ein einziges System. ERP-Systeme wickeln Prozesse wie Fertigung, Logistik, Vertrieb, Inventar, Versand, Rechnungsstellung und Buchhaltung ab. Sie können außerdem unternehmensseitige Funktionen wie Verkauf, Rechnungsstellung und Personalverwaltung steuern.”
  • Das Produkt bietet Hauptfunktionen: Finanzielle Verwaltung und Integrierte Geschäftsabläufe
  • Das Produkt hat in den letzten zwei Jahren mindestens 20 Nutzerbewertungen erhalten (Stand: 09. März 2023).
  • Das Produkt hat insgesamt eine Nutzerbewertung von mindestens 4 von 5 Sternen
  • Das Produkt eignet sich für kleine Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl bis 50 Mitarbeitern.
  • Das Produkt ist auf deutsch verfügbar.


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Über die Autoren

Ines ist Senior Content Analyst für GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt in Barcelona.

Ines ist Senior Content Analyst für GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt in Barcelona.


Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.