Ein ERP-System für kleine Unternehmen: brauche ich das wirklich und welches eignet sich am besten?

Veröffentlicht am 11.4.2019 von Ines Bahr

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Das Wort ERP und Symbole dazuKleine Unternehmen denken häufig, dass sie keine ERP-Software benötigen. Dies ist jedoch falsch! Jedes Unternehmen muss zwar individuell für sich entscheiden, welche Bereiche mit Software unterstützt werden sollen, welche Softwareprodukte dafür am sinnvollsten sind, wie viel für Produkte ausgegeben werden kann und wie hoch die Experimentierfreude im Unternehmen gegenüber Software ist. Allgemein betrachtet kann man an dieser Stelle jedoch sagen, dass die „klassischen Bereiche”, die man betriebswirtschaftlich braucht, immer mit Software unterstützt sein müssen.

„Zumindest die Geschäftsprozesse CRM, ERP und Supply-Chain-Management müssen mit Software unterstützt werden, wenn ich mich als Unternehmen etablieren möchte. Daran führt kein Weg vorbei.“ – Prof. Dr. Schmietendorf

Enterprise Ressource Planning ist ein sehr schwammiger Begriff. ERP-Systeme unterstützen Unternehmen bei der Planung und Steuerung von Ressourcen wie Produkten und Bestellungen. Verschiedene Hersteller decken unterschiedliche Unternehmensbereiche mit ihrer ERP-Software ab. Meistens findet sich jedoch eine Kombination der Module Finanz- und Rechnungswesen, Projektverwaltung, Warenwirtschaft, Logistik, Produktion und Beschaffung wieder.

Warum sind ERP-Tools wichtig?

ERP-Tools sparen Zeit, verringern menschliche Fehler und sparen Energie, die sonst auf lästige Verwaltungsaufgaben aufgewendet werden müsste. Diese kann dann stattdessen verwendet werden, um die Kernidee des neuen Unternehmens weiterzuentwickeln oder den Kundenkreis zu erweitern. Mit einem ERP-System werden verschiedene Unternehmensprozesse abgedeckt, die ansonsten durch einzelne Insellösungen gemanagt werden müssten. Dadurch gibt es keine Probleme bei Modulschnittstellen und die Datenpflege muss lediglich in einem System getätigt werden. Das Nutzen eines zentralen Systems sorgt für mehr Übersichtlichkeit sowie eine deutlich erhöhte Transparenz über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg.

Aus diesen Gründen setzen auch kleine Unternehmen immer häufiger auf ERP-Systeme, um von Beginn an den reibungslosen Ablauf ihrer Geschäftspraktiken und -aktivitäten zu unterstützen. Kleine Unternehmen verfügen häufig über weniger IT-Ressourcen, Fachwissen und Fachkräfte, die für die Implementation von Software benötigt werden. Daher ist es wichtig, dass ein ERP-System für kleine Unternehmen einige Kriterien erfüllt.

Welche Kriterien ein ERP-System für kleine Unternehmen erfüllen soll

  • Die ERP-Software soll einfach zu implementieren sein.
  • Die Software soll benutzerfreundlich und auch für ungeschulte Mitarbeiter leicht erlernbar sein.
  • Die Software soll flexibel sein, um sich an das Unternehmen und die individuellen Prozesse anpassen zu können.
  • Die Anwendung muss skalierbar sein, um das kleine Unternehmen beim Wachstum zu unterstützen.
  • Schnittstellen zu anderen Programmen sind ein großes Plus bei der Umstellung von anderen Programmen auf das ERP-System.

ERP-Systeme haben auch Nachteile, die wir euch an dieser Stelle nicht verschweigen wollen. Die Implementation ist zeitaufwendig und es können hohe Kosten anfallen. Durch die Auswahl eines Cloud-ERP-Systems fallen die Kosten auf monatlicher Basis an, wodurch das Risiko einer Fehlinvestition reduziert wird. Gleichzeitig können Hardware- und Einrichtungskosten gespart werden. Entscheidest du dich für eine Cloud-Software, muss der Datenschutz an oberster Stelle stehen. Schließlich liegen in dem verwendeten System nicht nur Unternehmensdaten, sondern auch Daten deiner Kunden und Geschäftspartner. Daher werden wir im Folgenden lediglich Tools vorstellen, die auch DSGVO-konform sind und somit bedenkenlos in Deutschland genutzt werden können.

Top ERP-Systeme für kleine Unternehmen

Mann steht vor ERP Symbolen

myfactory

myfactory ist eine ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Das ERP-Modul fasst Handel und Dienstleistung zusammen und bietet Verwaltungsfunktionen für Einkauf, Disposition, Lagerhaltung und Verkauf sowie Kunden-, Lieferanten- und Artikelverwaltung. Außerdem gibt es ein spezielles E-Commerce-Modul für den Online-Handel und ein Produktionsplanungs- und -steuerungs-Modul (PPS) für Fertigungsunternehmen. Das E-Commerce-Modul unterstützt Unternehmen beim Erstellen und Betreiben eines Webshops, beim Gestalten der Website und beim Aufsetzen eines aufwendigen Unternehmensportals. myfactory verfügt über eine Shopanbindung in eBay und Amazon. Durch das PPS-Modul können Unternehmen ihre gesamte Produktion organisieren und Fertigungsprozesse optimieren. Das ERP-Modul kostet 79 €, eCommerce 99 € und PPS 149 € pro Monat für einen Nutzer. In jedem Modul sind Marketing-, CRM- und Projektmanagement-Funktionen vorhanden. Weiterhin erhalten Nutzer Zugriff auf das Finance Management System und können dadurch die Funktionen zur doppelten Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Budgetierung nutzen. myfactory bietet die Möglichkeit, einen kostenlosen Testzugang zu beantragen und das Produkt in einer privaten Cloud zu hosten.

Vorteil

myfactory hebt sich vor allem durch die Spezialisierung auf Fertigungsunternehmen ab, die andere Anbieter nicht bieten. 

Nachteil

Der Preis der Software könnte für kleine Unternehmen zu hoch liegen.

SAP Business One

Im Bereich ERP und digitaler Kern gehört SAP zu den weltweit erfolgreichsten Unternehmen überhaupt. Neben ERP-Lösungen bietet SAP auch verschiedene intelligente Technologien an, beispielsweise für Machine Learning und das Internet of Things. Vor allem unter Großunternehmen ist der Anbieter beliebt und bietet vielfältige Lösungen. Mit SAP Business One richtet sich SAP jedoch auch an kleine und mittlere Unternehmen. Die besonderen Stärken dieser Lösung liegen in den Bereichen Flexibilität und Skalierbarkeit. Die Lösung lässt sich mit über 500 Modulen anpassen und mit fast beliebigen Funktionen erweitern. Neben Funktionen aus Finanzmanagement, Einkaufs- und Bestandskontrolle, Vertriebs- und Kundenmanagement sowie Analyse und Berichte integriert SAP Business One auch eine Business Intelligence-Plattform. Weiterhin kann SAP Business One mit der SAP HANA Cloud integriert werden, welche intelligentes ERP anbietet, das z.B. Machine Learning unterstützt. Unternehmen können somit einfach zu dem Tool wechseln, wenn sie fortgeschrittenere Technologien einsetzen wollen. SAP Business One ist als On-Premise- oder Cloud-Lösung verfügbar. Aufgrund der extrem modularen Struktur lässt sich hier nicht viel über die Preisgestaltung von SAP Business One sagen.  

Vorteil

SAP geht in Bezug auf verwendete Module und Benutzerzahlen flexibel mit der Entwicklung des Unternehmens mit.

Nachteil

Die Benutzerfläche von SAP ist leider etwas starr und unmodern.

Sage 50cloud

Sage 50cloud ist eine Software für Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung der Sage GmbH. Die 50cloud richtet sich nach den Bedürfnissen von Gründern, Selbstständigen und kleinen Unternehmen. In der Anwendung können Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Artikel, Kunden sowie Lagerbestände und -bewegungen  übersichtlich verwaltet werden. Neben den Funktionen für Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft liegt ein großer Fokus der Software auf der Finanzbuchhaltung. Sage ist für seine Finanzbuchhaltung bekannt und bietet einfache Belegerfassung, Einnahmen- und Ausgaben-Buchung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung an. Wenn das Unternehmen und die Anforderungen an die Software wachsen, kann auf die Sage 100cloud aufgestiegen werden. Diese bietet Kunden eine vollständige ERP-Lösung. Beide Versionen sind als Desktop-Software sowie in der Cloud verfügbar. Sage 50cloud kann kostenlos getestet werden und ist für 30 bis 40 Euro im Monat pro Nutzer zu haben. Die Sage 100cloud ist für zwischen 40 und 60 Euro im Monat erhältlich und teilt sich in die Module Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion auf.

Vorteile

Die Software ist einfach konfigurieren und bietet viele Erweiterungen zum Anpassen an jede Branche.

Nachteil

Nutzer beschweren sich über das starre Design und darüber, dass als Nicht-Buchhalter einige Funktionen schwierig zu nutzen seien.

Xentral ERP Software GmbH

Die Xentral ERP Software GmbH kreiert eine Software speziell für die Bedürfnisse von Startups und kleinen Unternehmen. Nutzer können mit der Standardausführung schnell loslegen oder die Open-Source-Version des Anbieters nutzen. Die Open-Source-Software erlaubt es Nutzern, ihre eigene ERP-Software zu programmieren und bietet dadurch hohe Flexibilität. Der Funktionsumfang von Xentral ERP ist sehr umfangreich. Die Software bietet alles von Adressverwaltung über Onlineshop-Anbindung, Logistik und Projektmanagement bis zu Lagerverwaltung, Verkaufszahlen und Umsatzstatistiken. Ein großer Vorteil der Anwendung sind die vielen Schnittstellen zu Banken, Zahlungsanbietern, Amazon, ebay, Shopware, UPS, Slack und vielen mehr. Preislich geht es los mit dem Paket „Free“, das zwar noch einen recht eingeschränkten Funktionsumfang bietet, dafür aber kostenlos ist. Die Pakete „Starter“, „Business“ und „Enterprise“ gibt es dann ab 30 Euro, 65 Euro und 115 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteil

Die Open-Source-Software weist viele Stärken in den Bereichen Flexibilität und Anpassbarkeit auf.

Nachteil

Hoher Programmierungsaufwand der Open-Source-Software.

Oracle Netsuite

Oracle bietet Lösungen an, die sich an den Bedürfnissen unterschiedlicher Unternehmensarten orientieren – beispielsweise familiengeführter Unternehmen oder besonders schnell wachsender Unternehmen. Zu diesen Lösungen gehört auch die Netsuite speziell für kleine Unternehmen. Nutzer erhalten ein schlankes ERP-System, welches mit dem Unternehmen wächst und Funktionen aus Bereichen wie Finanzverwaltung, Kunden- und Auftragsmanagement, Produktion, Supply Chain Management, Lagerverwaltung, Einkauf und eCommerce anbietet. Ein Hauptvorteil des Herstellers ist die Skalierbarkeit. Unternehmen können mit einer einfachen Lösung schnell einsteigen und später auf eine umfangreichere Oracle-Version umsteigen. 

Vorteil

Netsuite hat ein Büro und einen Ansprechpartner in Frankfurt. Weiterhin bietet Netsuite eine deutsche Softwareversion an und ist DSGVO-konform.

Nachteil

Der Hauptnachteil des Softwareanbieters liegt in der Preistransparenz. Um Preisinformationen zu erhalten, müssen sich Unternehmen mit Oracle in Verbindung setzen.

 

Die vorgestellten Tools sind alle hervorragende ERP-Systeme für kleine Unternehmen. Welches am Ende am besten passt, hängt von deinem Unternehmen ab.

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