Agile Arbeitsplatzgestaltung für mehr Flexibilität und Produktivität

Veröffentlicht am 15.7.2019 von Ines Bahr und Zach Capers

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Agile Arbeitsplatzgestaltung

Arbeitsplatzgestaltung kann einen großen Unterschied machen: Die Gesamtzufriedenheit mit einem Job hängt stark damit zusammen, wie effizient Büroräume gestaltet sind. Gartner zufolge sind Angestellte, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, 16 % produktiver, bleiben mit einer um 18 % höheren Wahrscheinlichkeit im Unternehmen und ziehen ihr Unternehmen mit 30 % höherer Wahrscheinlichkeit seinen Wettbewerbern vor (Bericht für Kunden auf Englisch verfügbar).

Kleine und mittelgroße Unternehmen sollten ihre Raumaufteilung überdenken und Arbeitsplätze so gestalten, dass sie die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Das lohnt sich nicht nur aus Menschenfreundlichkeit: Mit der Zufriedenheit lässt sich auch die Produktivität steigern.

Umfrageergebnisse zum Thema Arbeitsplatzgestaltung

Agile Arbeitsplatzgestaltung für moderne Arbeitsabläufe

Agile Arbeitsabläufe haben die Geschäftswelt im Sturm erobert. Das Aufteilen von Projekten in kleinere Teilprojekte, das iterationsweise Arbeiten und der Fokus auf Flexibilität und Zusammenarbeit kann Innovationen und Produktivität steigern.

Unternehmen brauchen aber auch ein Arbeitsumfeld, das agile Workflows unterstützt – mit einer flexiblen Aufteilung, die wiederum in verschiedene Bereiche gegliedert ist, die verschiedenen Arbeitsweisen entgegenkommen und die Zusammenarbeit fördern.

Agile Arbeitsplätze sind hochgradig vernetzte Umgebungen, die den Anforderungen der unterschiedlichsten Arbeitsweisen gerecht werden müssen. Bei der Gestaltung agiler Arbeitsumgebungen steht das Wohlbefinden im Mittelpunkt und so verbinden sie verschiedene Bereichstypen miteinander. Natürlich sieht das perfekte Büro für jeden Menschen anders aus. Unternehmen sollten deshalb Lösungen anbieten, die die Nachteile traditioneller, einengender Büros vermeiden.

Heutzutage sind viele Angestellte an Coworking-Spaces gewöhnt und daran, dass Gemeinschaftsbereiche mit WLAN in allen Gebäuden zum Standard gehören. Auch moderne Büros bestehen immer seltener aus stickigen und langweilig eingerichteten Geschäftsräumen. Sie werden immer stärker zu Orten, an denen sich die Mitarbeiter*innen wohlfühlen sollen und sich frei von einem Ort zum anderen bewegen können.

Die agile Arbeitsplatzgestaltung sollte ein gelungenes Gleichgewicht zwischen privaten und öffentlichen, persönlichen und gemeinschaftlich genutzten Bereichen schaffen. Eine Mischung aus Einzelarbeitsplätzen, Schreibtischgruppen für die Zusammenarbeit, verschiedenen Gemeinschaftsbereichen und Ruhezonen sorgt für eine hohe Arbeitsproduktivität. So können die Angestellten jederzeit frei auswählen, welcher Ort für sie und ihr derzeitiges Projekt gerade am besten passt.

So vielversprechend das alles auch klingt: Unternehmen, die ganz auf Großraumbüros gesetzt haben, sehen sich durch die damit verbundenen getätigten Investitionen oft daran gehindert, zu einem ganz neuen Bürokonzept zu wechseln.

Zum Glück lassen sich aber auch bestehende Büroräume mit den Methoden der agilen Arbeitsplatzgestaltung wirkungsvoll anpassen. Möglicherweise erfordert dieser Wandel eine Menge kreativer Ideen zur effizienteren Nutzung der vorhandenen Räumlichkeiten, aber das Ergebnis ist ein facettenreicher Arbeitsplatz, der die Produktivität steigert und in dem sich nahezu jede*r wohlfühlt.

Design, das zu jedem Stil passt

Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin hat eine einzigartige Persönlichkeit und eine ganz eigene Arbeitsweise. In diesem Artikel wollen wir diese verschiedenen Persönlichkeiten vereinfachend zu drei Arbeitstypen zusammenfassen und darlegen, wie sie von der agilen Arbeitsplatzgestaltung profitieren können:

Tabelle zu Typen bei der Arbeitsplatzgestaltung

Die agile Arbeitsplatzgestaltung muss diesen Vorlieben Rechnung tragen und folgende Optionen bieten:

Option Spricht folgende Arbeitstypen an
Einzelarbeitsplätze Schmetterlinge, Unabhängige
Schreibtischgruppen zur Zusammenarbeit Schmetterlinge, Nomaden
Kleine Meetingräume für 2–4 Personen Schmetterlinge, Nomaden
Abgeschiedene Ruhezonen Unabhängige, Nomaden
Bequeme Gemeinschaftsbereiche Schmetterlinge, Nomaden
Remote-Arbeit Nomaden, Unabhängige
Flexible Arbeitszeiten Schmetterlinge, Unabhängige, Nomaden
Cloudbasierte Anwendungen Schmetterlinge, Unabhängige, Nomaden

 

4 Ideen für die agile Arbeitsplatzgestaltung

1. Hot Desking: Schreibtischverteilung nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“

Vielen wachsenden Unternehmen gehen schnell die Schreibtische aus, obwohl jeden Tag mehrere davon leer bleiben, weil Angestellte auf Reisen sind, Urlaubstage nehmen oder im Homeoffice arbeiten. Bei der agilen Arbeitsplatzgestaltung werden Schreibtische und Sitzplätze nicht mehr fest zugewiesen, sondern jede*r sitzt jeden Tag an einem anderen Platz, was deutlich effizienter ist:

Die Angestellten kommen ins Büro, suchen sich einen freien Platz und machen sich an die Arbeit, ganz wie in einem Coworking-Space. Das bietet viele Vorteile: Die Angestellten kommen beispielsweise mit mehr anderen Mitarbeiter*innen in Kontakt und lernen so mehr vom Rest des Unternehmens kennen, außerdem wird insgesamt weniger Bürofläche gebraucht. Wie die meisten Elemente der agilen Arbeitsplatzgestaltung wird auch das Hot Desking durch Laptops, cloudbasierte Anwendungen und superschnelles WLAN ermöglicht.

Der Verbrauchsgüterhersteller Unilever wechselte zu einem System mit nicht fest zugewiesenen Arbeitsplätzen, um die Zusammenarbeit zu stärken, die Büroflächen zu reduzieren und den Energieverbrauch zu senken.

2. Gemeinschaftsbereiche, kleine Besprechungsräume und Ruhezonen

Die optimale Nutzung bisher brachliegender Flächen kann die Nachteile herkömmlich gestalteter Büros wieder aufwiegen. Agile Arbeitsplätze müssen Gemeinschaftsbereiche, Ruhezonen und kleine Besprechungsräume – auch Huddle Rooms genannt – umfassen.

 Gemeinschaftsbereiche

In den meisten Unternehmen gibt es einen Pausenraum oder eine Küche, aber Gemeinschaftsbereiche, in denen man sich mitsamt seinem Laptop entspannt niederlassen kann, sind weniger verbreitet. Ein solcher Gemeinschaftsbereich könnte eine Ecke mit gemütlichen Sitzsäcken sein, ein paar Sofas oder eine Bar mit Barhockern. Ideal sind modulare Möbel, die gelegentlich neu arrangiert werden können. Solche Bereiche fördern soziale Interaktionen, die die Angestellten einander näherbringen.

 Ruhezonen

Ruhezonen bieten denjenigen Angestellten einen Rückzugsort, die sich leicht ablenken lassen oder einfach nur eine Weile ihre Ruhe brauchen. Dabei kann es sich um komplett abgeschlossene Bereiche wie eigene Räume oder Kabinen handeln, aber auch um abgetrennte Arbeitsnischen an Schreibtischen, die den ungeliebten Arbeitsplätzen in Großraumbüros ähneln. In einem geschäftigen Großraumbüro kann eine solche Arbeitsnische, die ein wenig Alleinsein ermöglicht, allerdings schon eine wahre Wohltat sein: Sie bietet die Ungestörtheit, die für wirklich tiefe Konzentration erforderlich ist.

 Besprechungsräume bzw. Huddle Rooms

Huddle Rooms sind kleine Meetingräume oder -bereiche für zwei bis vier Personen. Gelegentlich bieten sie die nötige Ausstattung für Videokonferenzen und sind insgesamt ideal für spontanes Brainstorming oder kurze Besprechungen. Im Gegensatz zu großen, formalen Konferenzräumen, deren Nutzung im Voraus geplant werden muss, können diese Räume spontan und ohne jeden Reservierungskalender belegt werden.

Arbeitsplatzgestaltung bei Software Advive

Einer von mehreren Gemeinschaftsbereichen im Software Advice-Büro in Austin, Texas

 

3. Natürliches Licht statt Leuchtstoffröhren

Eine kürzlich in den USA durchgeführte Studie zeigt, dass natürliches Licht und der Blick nach draußen die zwei Dinge sind, die Angestellte sich von ihrer Arbeitsumgebung am meisten wünschen – vor allen anderen Extras und Vorteilen. Das ist auch gut für ihre Gesundheit: Untersuchungen weisen darauf hin, dass Mitarbeiter*innen, die in natürlich beleuchteten Büros arbeiten, zu 84 % weniger unter Augenüberlastung, Sehtrübungen und Kopfschmerzen leiden.

Leider kann in vielen Unternehmen nur das obere Management natürliches Licht und den Blick ins Freie genießen.

Eine agile Arbeitsplatzgestaltung demokratisiert natürliches Licht und Fensterplätze: Die Raumaufteilung wird so geändert, dass Gemeinschaftsbereiche, wann immer möglich, in Fensternähe platziert werden. Die Angestellten suchen diese Bereiche besonders gerne auf, was die Chancen auf zufällige Begegnungen und spontane Zusammenarbeit weiter erhöht. Durch helle Wandfarben und Glastrennwände (statt solider Wände wie bei typischen Arbeitsnischen) kann das natürliche Licht in jedem Büro besonders effektiv genutzt werden und allen, die darin arbeiten, zugutekommen.

4. Remote-Arbeit verbessert agile Arbeitsplätze

Die Arbeitswoche befindet sich im Wandel: Es geht zunehmend weniger darum, strikt von 9 bis 5 starre Schichten durchzuziehen, als vielmehr darum, was am Ende dabei herauskommt. Den Angestellten wird es leichter gemacht, gleichzeitig produktiv zu sein und die Arbeit mit dem Rest ihres Lebens in Einklang zu bringen. Viele Unternehmen legen immer weniger Wert darauf, genau zu wissen, wann oder wo eine Arbeit erledigt wird, solange sie denn erledigt wird.

Auch unter Angestellten sind Remote-Arbeitsmodelle extrem beliebt. Die drei Hauptvorteile, die Mitarbeiter*innen einer Studie zufolge in der Remote-Arbeit sehen, sind mehr Freiheit, Flexibilität und Produktivität.

Doch auch bei Arbeitgebern gewinnt die Remote-Arbeit an Beliebtheit, denn sie ermöglicht es, Kosten zu sparen. Gartner zufolge wird die steigende Zahl an Remote-Arbeitskräften es Unternehmen bis 2021 ermöglichen, 40 % mehr Angestellte zu beschäftigen, ohne im Vergleich zu heute ihre Flächen zu vergrößern (Gartner-Bericht für Kunden auf Englisch verfügbar).

Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf Heimarbeit sorgen dafür, dass mehr Schreibtische frei werden und bestehende Flächen effizienter genutzt werden können.

Als Beispiel soll ein Büro mit 50 Mitarbeiter*innen dienen, das zwei verschiedene Arbeitszeitmodelle anbietet:

  • 4 Tage | 10 Stunden am Tag | 1 Tag Remote-Arbeit
  • 5 Tage | 8 Stunden am Tag | 2 Tage Remote-Arbeit

In Kombination mit einem Hot-Desk-Modell kann in diesem Szenario so geplant werden, dass an jedem Tag nur 30 von 50 Personen im Büro sind, was den Bedarf an Arbeitsplätzen um 40 Prozent reduziert. So wird weniger Raum für Tische benötigt und es steht mehr Platz für Gemeinschaftsbereiche zur Verfügung.

Mit Richtlinien und Technologie zu einem gelungenem Ergebnis

Damit Remote-Arbeitsrichtlinien und agile Arbeitsplatzgestaltung erfolgreich umgesetzt werden können, muss die IT-Abteilung die passende Technik bereitstellen. Dazu gehören Laptops, die mit einem sicheren VPN-Zugang und einer Verbindung zum Unternehmens-WLAN ausgestattet sind. Wichtig sind auch Richtlinien, die festlegen, wie und über welche Geräte Angestellte auf Unternehmensdaten zugreifen können und welche Bedingungen es für die Nutzung privater Geräte im Unternehmensnetzwerk gibt. Üblicherweise werden diese Aspekte durch BYOD-Richtlinien, Richtlinien für die Remote-Arbeit und Acceptable Use Policies festgelegt.

Ein weiterer zentraler Schritt ist die Einführung cloudbasierter Software: So werden Entfernungen irrelevant und es spielt keine Rolle mehr, von wo aus gearbeitet wird. Ob im Büro, in einem Café oder am anderen Ende der Welt: Alle Teammitglieder müssen von überall her auf die Unternehmensdaten zugreifen, Ideen austauschen und in derselben digitalen Umgebung zusammenarbeiten können.

Cloudbasierte Projektmanagement-Tools für eine einfachere Kommunikation, Aktivitätsverfolgung und Zeitplanung sind für diesen Zweck ideal. Kollaborationssoftware wie Samepage bietet beispielsweise Funktionen wie To-do-Listen, die gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, Gruppen-Videoanrufe, Terminplanung und mehr über eine zentrale Oberfläche.

Screenshot der Projektmanagement Software Samepage

Projektmanagement-Software Samepage (Quelle)

Werden all diese Elemente richtig kombiniert, läuft alles glatt: Flexible Arbeitszeiten und Remote-Arbeit helfen Unternehmen, ihre Büros effektiver zu nutzen, während Laptops mit der richtigen cloudbasierten Software es Teams ermöglichen, von überall aus zusammenzuarbeiten.

Nächste Schritte

Der Wechsel zu einem agilen Arbeitsplatz sollte durchdacht und als bewusster Prozess erfolgen. Mitarbeiter*innen der jüngeren Generationen sind meist bereits sehr mobil und werden sich schnell an ein agiles Büro gewöhnen, während ältere Mitarbeiter*innen noch stärker in konventionellen Bürokonzepten verhaftet sind.

Indem man den Angestellten genau erläutert, welche Vorteile sie und das Unternehmen erwarten können, trägt man dazu bei, dass sie dem Wandel positiv gegenüberstehen. Mit der Einführung beliebter Optionen wie der Remote-Arbeit können eher umstrittene Ideen wie Hot Desking ausgeglichen werden.

Es ist wichtig, immer wieder das Feedback der Angestellten einzuholen und Lösungen für Bedenken zu finden. Wenn Mitarbeiter*innen beispielsweise der Verzicht auf persönliche Bereiche Bauchschmerzen bereitet, stört sie dies vielleicht bereits weniger, wenn dafür in den Gemeinschaftsbereichen Schließfächer installiert werden, in denen sie ihre Sachen sicher aufbewahren können.

Die Arbeitsplatzgestaltung verändert auch unsere Sicht auf die Arbeit als Ganzes. Wenn Manager*innen mit ihren Untergebenen direkt zusammenarbeiten, werden althergebrachte Hierarchien umgekrempelt. Niemand arbeitet mehr eine Karriere lang darauf hin, endlich das Eckbüro mit Aussicht zu bekommen, sondern alle haben jeden Tag einen anderen Arbeitsplatz – und den Blick aus dem Fenster können sie jederzeit genießen.

Hinweis: Die Informationen in diesem Artikel stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen. Die ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar.

 

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