Wissensmanagement Tools

Wissensmanagement Tools sind in der Regel IT-Systeme, die zum Speichern, Weitergeben und Abrufen von Informationen über Menschen, Prozesse, Praktiken, Unternehmenskultur und Inhalte innerhalb einer Organisation verwendet werden. Ihr Zweck ist es, Mitarbeitende bei der Identifizierung und Organisation des Wissenspools des Unternehmens zu unterstützen und eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen, die leicht zugänglich, auffindbar und für verschiedene Nutzergruppen anpassbar ist. Dieser Wissenspool kann aus Branchenvorschriften, Unternehmensrichtlinien, Anleitungen, Nutzerhandbüchern, beruflicher Erfahrung oder verschiedenen anderen Wissensformen bestehen. Wissensaustausch Tools können von Mitarbeitenden mit und ohne Kundenkontakt oder von Kunden genutzt werden, die eine Selbstbedienung dem Sammeln, Speichern und Abrufen von Informationen vorziehen. Die Nutzerbasis kann auch andere Mitarbeitende, Vorstandsmitglieder, Interessenten, Wissensmanager und Contentersteller umfassen. Eine solche Software ermöglicht es Fachleuten, Anfragen zu beantworten, indem sie Datenrepositorys, Foren, Fallstudien und Anleitungen in Echtzeit durchsucht und unter Umständen Ticketsysteme durch KI-Funktionen, wie die Verarbeitung natürlicher Sprache, maschinelles Lernen und Handlungsvorhersagen, ersetzt. Wissensmanagement Lösungen können sowohl für externe als auch für interne Stakeholder von Vorteil sein, indem sie die Kosten für den Kundenservice senken, das Onboarding und die Schulung beschleunigen, die Problemlösung fördern und das Fachwissen durch teamübergreifende Zusammenarbeit erfassen oder weitergeben. Da Informationen nicht bei jeder Abfrage neu zusammengestellt werden müssen, können diese Tools die Effizienz der Unternehmen steigern. Indem sie der Kundschaft Informationen leichter zugänglich machen, können sie auch die Kundenerfahrung und -zufriedenheit verbessern und dazu beitragen, neue Leads zu konvertieren. Typische Funktionen von Wissensmanagement Software sind die Verwaltung von Inhalten und Wissensdatenbanken, Selbstbedienungsportale und die Integration von Drittanbietern über eine API-Verbindung. Wissensmanagement Software kann als eine Unterkategorie von Content-Management-Software betrachtet werden. Sie kann auch Help-Desk-Software oder Schulungssoftware ergänzen.