Vertragsmanagement Software

Vertragsmanagement Software (oder auch Contract Management Software) unterstützt Unternehmen bei der Bearbeitung von Verträgen von der Ausarbeitung über die Ausführung bis hin zur Kündigung. Dies umfasst die Durchführung von Leistungsanalysen, die Überwachung der Compliance, die Ermittlung von Risiken und die Minderung von Reputationsschäden aufgrund der Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen. Vertragsverwaltung Software wird in einer Vielzahl von Sektoren eingesetzt, z. B. in den Bereichen Recht, HR, Einzelhandel, Fertigung, Finanzen und Immobilien. Sie kann dazu beitragen, dass Dienstleistungen wie bestellt erbracht, Beschaffungsmaßnahmen wie vereinbart durchgeführt und Verträge rechtzeitig verlängert, gekündigt oder neu ausgehandelt werden. Ein Vertragsmanagement Tool bietet viele Vorteile, darunter die Digitalisierung und sichere Speicherung von Vertragsdaten in einem gemeinsam nutzbaren, durchsuchbaren und skalierbaren zentralen Repository. Sie trägt dazu bei, dass die fehleranfällige manuelle Datenerfassung entfällt und der Datenzugriff nur denjenigen gewährt wird, die dazu berechtigt sind, entweder durch Tippen oder durch Sprachsuchoptionen. Dank integrierter Warnmeldungen kann eine Software für Vertragsmanagement auch verhindern, dass Unternehmen bei Überschreitung von Fristen und bei der Verlängerung von Verträgen an ungünstige Bedingungen gebunden werden. Außerdem ermöglicht sie es Mitarbeitern, Vereinbarungen zu entwerfen, zu bearbeiten, zu unterzeichnen, zu teilen, nachzuverfolgen, zu genehmigen, zu sichern und an ihnen zusammenzuarbeiten. Zu den typischen Merkmalen von Vertragsmanagement Software für Unternehmen gehören ein zentrales Aktivitätsdashboard, das als SSOT-Speicher (Single Source Of Truth) fungiert, Zugriffskontrollen und Nutzerberechtigungen, Reporting-Tools oder Analyse Tools sowie die Integration von Drittanbietern. Zudem verfügt sie über einige unverzichtbare Funktionen für das Dokumenten-Management, wie transparente Zusammenarbeit, Meilensteinwarnungen, Erinnerungen an Firsten, nutzerdefinierte Genehmigungsworkflows und elektronische Unterschriften. Im Kern sind Vertragsmanagement Lösungen eine Art von Dokumenten-Management-System. Die Vertriebsbranche kann sie zusammen mit Procurement Software (Einkauf & Beschaffung) und Angebotserstellung Software einsetzen, um Daten direkt an ihre Buchführungsabteilungen weiterzuleiten. Man könnte sie auch als eine Legal-Document-Management-Software bezeichnen.