Spendesk Erfahrungen

Es hat lange gut funktioniert und der Service war ok

Plötzlich wurde das gesamte System umgestellt und man musste durch einen aufwändigen Prozess. Massenhaft Unterlagen und Dokumente vom Mietvertrag bis zur Gesellschafterstruktur wurden angefragt, ein komplizierter Prozess auf der Platform wurde angestoßen. Folgt man dem nicht, wird der Zugang gesperrt und Kunden werden alleingelassen. Kein Verlass mehr auf diese Platform.

Man hat alle Geschäftsausgaben auf einen Blick. Mitarbeiter können viel selbständiger Zahlungen tätigen, Subscriptions abschließen und Belege selbst hochladen. Belege können auch automatisch als PDF vom Provider an Spendesk geschickt werden und werden dort automatisch der Zahlung zugeordnet. Durch diese Möglichkeiten wird der administrative Aufwand erheblich reduziert.
Besonders bei dem Thema Private Expense Claims ist die Handhabe über die App sehr einfach. Wenn der Mitarbeiter unterwegs ist, und etwas privat bezahlt, kann er den Beleg direkt am Handy einscannen und der Sachbearbeiter intern kann den Expense direkt über Spendesk zurück erstatten.

Leider gab es immer mal wieder kleine Hickups mit der Xero Integration, aber die wurden bisher immer sehr zuverlässig vom Spendesk Kundenservice behoben.
Was in meinen Augen noch verbessert werden könnte, ist die Abrechnung von Kilometerpauschalen, hier müssen die Strecken immer einzeln und von Neuem eingegeben werden. Das bläht nicht nur die Eingabe sondern auch die Anzahl der Approval Requests auf.

Das man alles unter Kontrolle halten kann.

The inability to optimize some options after having created a virtual card.

Die Einführung sowie Onboarding für den ganzen Team war super easy. DATEV Anbindung funktionierte sofort. Wir sparen Zeit und Stress im Handling von allen Spesen und Kreditkarten Abwicklung.

Wir würden uns mehr Reportingsfunktionen wünschen, per Team, per Zeitraum, per Kostenart...
Wir würden gern mehr Funktionen haben im Rechnungseingang/Verbindlichkeiten Management.

Intuitive Bedienung, tolle Übersicht, in einem Satz: Spendesk ist die beste Möglichkeit einfach mit der Buchhaltung zu kommunizieren

Nein, selbst an eine gute App wurde gedacht

Sehr nutzerfreundliches Software Tool für die Reisekostenerfassung mit effizienter, zeitsparender Nutzung und gutem Freigabeworkflow.

Die Erfassung von Diestreisen mit dem PKW sollte alternativ auch manuell möglich sein (für Fälle, in denen der tatsächliche Weg nicht der kürzesten Strecke entsprach).

Einfache Prozesse für komplizierte Angelegenheiten

Nichts, alles ist weitgehend okay. Man kann gut arbeiten.

Sie ist sehr einfach und intuitiv zu verstehen, so dass keine lange Einarbeitung notwendig ist

Kann ehrlich nicht sagen, was mir nicht gefallen hat, also bisher alles tutti

Der Bot zum Einlesen der Rechnungen ist wirklich fantatisch gut, es funktioniert fast alles von selbst. Meistens muss man nur nochmal kurz kontrollieren.
Auch das Feature, um Rechnungen direkt an eine Spendesk-Mail schicken zu lassen, funktioniert hervorragend.

Kreditkarten mit flexiblen Limit (z.B. für ein Abo auf Lizenzbasis, dass sich monatlich durch neue MA verändert), Kreditkarten mit jährlicher Wiederholung

Sehr einfach, die Mitarbeiter können ihre Belege einfach hochladen, ohne dass wir sie daran erinnern müssen

Manchmal habe ich Probleme mit dem bezahlen, es gibt ein Error, aber es functionier später.

Einfach, benutzerfreundlich, Belege können einfach geladen werden

Funktionell OK, aber manchmal braucht das System relativ lang um zu reagieren.

Einfache Benutzbarkeit und schnelle Auszahlung.

Sehe ich keine. Es ist alles rundum passend.

Scann Funktion am Handy, Eintragen von Verpflegungsaufwand, Eigenen Pin für Karte festlegen

Aufwändig bereits eingereichte Rechnungen zu ändern, muss komplett zurückgezogen werden (falls Frühstück etc. vergessen worden ist)

Einfacher Prozess um Rechnungsfreigaben und weitere Ausgaben der Firma einzutragen, organisieren und weiterleiten

Habe bisher kein Problem mit Spendesk gehabt, alles hat super funktioniert

- Einfach Eintragung der Spesenabrechnung
- Schnelle Rückerstattung der ausgelegten Spesen

Man muss für jeden einzelnen Posten einen neuen Antrag stellen. Einfacher wäre eine Sammeleinreichung von Rechnungen + z.B. Pendlerpauschale.

If you work in a company where trust rings the bell for your boss you have use this tool, it's so easy and powerful. Everyone can be autonomous when travelling or need to buy any good need for his job.

Maybe the UI with soft colors is not easy enough to understand for blind colors people leike me, bigger icon shoud be a good idea

- expense cards for recurring payments
- OCR to recognise receipts
- configurable approval workflows (with auto-approval if under specified amount)
- VAT support
- mobile app
- visibility on back payments

- not enough visibility with spending per per category / missing analytics dashboard

Easy to mangae/upload your receipts when you are travelling.

-Spendesk card doesn't work in many places (Trader Joe's for example)
-With the app you can only take photos from receipts. It would be a great improvement if you could make a photo that recognizes the receipt (adapts the borders automatically) and that converts it to a pdf.

I used this app on a business trip and it helped me to track the spendings. The app is intuitive and with a nice design, I liked that I didn’t used my own money because the company card was added to the app.

Seems that there are no analytics available on the app, but overall I have a good impression.

- No need to pay first and expense later, you can directly use Spendesk virtual credit cards!
- No risk to forgot about sending the invoice to the finance team, Spendesk directly sends you a reminder
- You can generate recurring credit cards for recurring expenses

- Some companies or website don't accept virtual credit cards (but really few of them)

Accounting used to be quite painful for us. Immediate and automatic reconciliation saves us countless hours!

It’s hard to create temporary card on mobile.

As a sales manager, I travel all the time, and a week of tickets can be a real pain to upload on any platform regardless of its friendlyness. What I love about spendesk is that you just got to take a picture of the payment, by the time you receive the printed ticked you usually have received the nofitifcation in your mobile.

The next level would be to just forget the receipts.

I need a defult for my expenses, as they usually revolve around the same possibilities, so that whenever i had to change anything, i could just modify the default option.

I love how quickly I understood the product. I didn't even need to be onboarded: everything felt very intuitive, very early on. Whenever I need to make a business expense, I don't even have to think about it twice, Spendesk makes it a breeze.

There's really little to dislike! It sometimes (but rarely) doesn't work on all payment systems but I know they're working on that.