Spendesk Erfahrungen

BELEGE: seit Spendesk fehlen keine Belege zu Zahlungen der Kreditkarte mehr. Größter und wichtigster Punkt. Des Weiteren sind alle Kollegen sehr zufrieden mit dem Programm, da es endlich eine einfache und schnelle Zahlungsmöglichkeit direkt für den Fachbereich gibt.

Da wir mehrere Konten bzw. mehrere Unternehmen in Spendesk haben, haben wir auch die gleichen Buchhaltungseinstellungen etc. Leider muss ich die Einstellungen immer pro Unternehmen machen und kann nicht eine Einstellung für alle Unternehmen hinterlegen. Das ist leider dann etwas mühselig, wenn sich Dinge ändern, da ich die Einstellung dann 8 mal anstelle von 1 mal machen muss.

Man hat alle Geschäftsausgaben auf einen Blick. Mitarbeiter können viel selbständiger Zahlungen tätigen, Subscriptions abschließen und Belege selbst hochladen. Belege können auch automatisch als PDF vom Provider an Spendesk geschickt werden und werden dort automatisch der Zahlung zugeordnet. Durch diese Möglichkeiten wird der administrative Aufwand erheblich reduziert.
Besonders bei dem Thema Private Expense Claims ist die Handhabe über die App sehr einfach. Wenn der Mitarbeiter unterwegs ist, und etwas privat bezahlt, kann er den Beleg direkt am Handy einscannen und der Sachbearbeiter intern kann den Expense direkt über Spendesk zurück erstatten.

Leider gab es immer mal wieder kleine Hickups mit der Xero Integration, aber die wurden bisher immer sehr zuverlässig vom Spendesk Kundenservice behoben.
Was in meinen Augen noch verbessert werden könnte, ist die Abrechnung von Kilometerpauschalen, hier müssen die Strecken immer einzeln und von Neuem eingegeben werden. Das bläht nicht nur die Eingabe sondern auch die Anzahl der Approval Requests auf.

Das man alles unter Kontrolle halten kann.

The inability to optimize some options after having created a virtual card.

Sehr nutzerfreundliches Software Tool für die Reisekostenerfassung mit effizienter, zeitsparender Nutzung und gutem Freigabeworkflow.

Die Erfassung von Diestreisen mit dem PKW sollte alternativ auch manuell möglich sein (für Fälle, in denen der tatsächliche Weg nicht der kürzesten Strecke entsprach).

Die Einführung sowie Onboarding für den ganzen Team war super easy. DATEV Anbindung funktionierte sofort. Wir sparen Zeit und Stress im Handling von allen Spesen und Kreditkarten Abwicklung.

Wir würden uns mehr Reportingsfunktionen wünschen, per Team, per Zeitraum, per Kostenart...
Wir würden gern mehr Funktionen haben im Rechnungseingang/Verbindlichkeiten Management.

Das Vorkontierungsprozess ist ganz einfach, nimmt nicht so viel Zeit und man kann die Ausgaben einfach in Datev exportieren bzw. buchen.
Spendesk finde ich ganz cool und würde es sehr weiter empfehlen.

Die Kostenstellen Prozesse sind nicht so top! Meiner Meinung nach sollte das noch verbessert werden.

Der Bot zum Einlesen der Rechnungen ist wirklich fantatisch gut, es funktioniert fast alles von selbst. Meistens muss man nur nochmal kurz kontrollieren.
Auch das Feature, um Rechnungen direkt an eine Spendesk-Mail schicken zu lassen, funktioniert hervorragend.

Kreditkarten mit flexiblen Limit (z.B. für ein Abo auf Lizenzbasis, dass sich monatlich durch neue MA verändert), Kreditkarten mit jährlicher Wiederholung

Sie ist sehr einfach und intuitiv zu verstehen, so dass keine lange Einarbeitung notwendig ist

Kann ehrlich nicht sagen, was mir nicht gefallen hat, also bisher alles tutti

Sehr einfach, die Mitarbeiter können ihre Belege einfach hochladen, ohne dass wir sie daran erinnern müssen

Manchmal habe ich Probleme mit dem bezahlen, es gibt ein Error, aber es functionier später.

Einfache Prozesse für komplizierte Angelegenheiten

Nichts, alles ist weitgehend okay. Man kann gut arbeiten.

Intuitive Bedienung, tolle Übersicht, in einem Satz: Spendesk ist die beste Möglichkeit einfach mit der Buchhaltung zu kommunizieren

Nein, selbst an eine gute App wurde gedacht

Scann Funktion am Handy, Eintragen von Verpflegungsaufwand, Eigenen Pin für Karte festlegen

Aufwändig bereits eingereichte Rechnungen zu ändern, muss komplett zurückgezogen werden (falls Frühstück etc. vergessen worden ist)

Einfach, benutzerfreundlich, Belege können einfach geladen werden

Funktionell OK, aber manchmal braucht das System relativ lang um zu reagieren.

Einfacher Prozess um Rechnungsfreigaben und weitere Ausgaben der Firma einzutragen, organisieren und weiterleiten

Habe bisher kein Problem mit Spendesk gehabt, alles hat super funktioniert

Einfache Benutzbarkeit und schnelle Auszahlung.

Sehe ich keine. Es ist alles rundum passend.

- Einfach Eintragung der Spesenabrechnung
- Schnelle Rückerstattung der ausgelegten Spesen

Man muss für jeden einzelnen Posten einen neuen Antrag stellen. Einfacher wäre eine Sammeleinreichung von Rechnungen + z.B. Pendlerpauschale.

This is cliche, but the software just works. I really appreciate how fast it is to do all the tasks I need to do, and it really helps get my colleagues on board when it doesn't take up much of their time to upload receipts.

It is not very obvious how to have a card that can be charged multiple times, but only as a single overall process. An example is any service which takes a deposit, then final charge once manufacture is complete. This would be one purchase request and therefore one spendesk card, but needs to allow multiple individual charges to occur.
The "solution" is a subscription, but then you have to remember to cancel it or the money is reserved on the card forever.

Superb UX, Analytical coding, greatest Xero integration ever, no more corporate credit card, no more credit card reconciliation + I can empower my teammates and make them responsible for their budget + I am in control of my expenses without spending too much time in painfull approval workflow.

I want to use it for all my subsidiaries
OCR please ?
A dedicated email than I can use to forward my receipts directly to the solution would be great too

Before Spendesk all of our client's marketing spend was with our own corporate card. Making it hard to track and match each transaction to the according client. With Spendesk this is being done automatically so we can easily print the transaction history per client. All those costs can be calculated to the client so this is fault-prove.

Spendesk doens't work with credit, so you have to be sure to add enough funds to the account. This isn't a big problem, but with lots of marketing spend this has to be done frequently.

I have to say that I have been nothing but impressed by the Spendesk platform since we implemented it earlier this year. Tracking credit card expenditure was a manual painstaking process for us until we introduced Spendesk which involved chasing receipts and manually deriving accounting entries from a spreadsheet. I now have control and visibility across the business of the entire spend and am confident that I have the back up and approval processes for it in one location. You have managed to develop a cross platform UX that is easy for the user and the finance team alike and the reporting capability is second to none. I have no hesitation in giving a top rating and have since recommended it to other finance professionals.

If I had one suggestion it would be that the lead time of the physical cards is far too long and the cards themselves should be contactless.

Best customer support <3
Very smooth and user-friendly design
Custom Approval flow which is great when you go on vacations - you can really delegate the payment validation.

Cannot be used with existing corporate cards.

The fact that i can scan my receipts and upload them directly from the phone. Having a Visa credit card that links directly to the app and i don't have to use my personal one.

There are too many approvals needed for every single operation

Spendesk allows me to pay in a B2B environment, while having full visibility on realtime spending and accounting at the end of the month!

I wish I had known before that I could connect Spendesk with my accounting software: I would have saved so much time!

Every expense incurred by the team can be sent for approval, approved, and sent to the vendor instantly.

Certain vendors decline prepaid virtual cards, meaning it's back to the old hunting down the company card game.

Easy to use, use friendly, gives you quickly overview and control of spending's

For now not sure, as we are growing and implement new ERP system, so maybe in the future we could have