Yokoy Erfahrungen

Schnell und unkompliziert. Wir sind eine leidenschaftliche, erfolgreiche Beauty2Go Klinikgruppe aus der Schönheitsbranche, die in der ganzen Schweiz verteilt ist und wo unsere hoch spezialisierten Ärzte rund um das Thema Beauty und Ästhetik die besten Resultate zu fairen Preisen bieten. Die Gruppe expandiert schnell und da wir in neue Projekte und Technologien investieren, ist es für uns von grösster Bedeutung, dass die Mitarbeiter schnell und unkompliziert ihre Spesen, Rechnungen begleichen können. Mit Yokoy wurden diese Erwartungen vollkommen erfüllt. Die verschiedenen Unternehmen verfügen über yokoy Kreditkarten mit einer digitalen Datenbank im Hintergrund. Wir schätzen insbesondere die Zuverlässigkeit und die enge Kooperation mit [sensibler Inhalt ausgeblendet] sehr. Auch der Aspekt, neben dem automatischen Import der Belastungen ins Bexio, auch die Auswertung der Daten mit AI möglich ist. Wir sind dankbar und stolz, mit so einem innovativen Tech Startups zusammen arbeiten zu können.

Die Mitarbeiter scheinen manchmal überfordert und überarbeitet zu sein, da Wartezeiten sind zwischendurch unerträglich lang. Ich habe versucht, den Kundensupport einmal zu kontaktieren und darüber zu sprechen, aber niemand hat Telefon abgenommen....

Von der ersten Präsentation über die Einführung bis zur dauerhaften Nutzung: Es macht Spass, mit den Mitarbeitern von Yokoy neue Wege zu gehen. Vor allem die schnelle Einführung und enge Zusammenarbeit bei mit den Entwicklern bleibt in positiver Erinnerung. Die Software selbst hat bisher gehalten, was versprochen wurde: Eine hohe Quote bei der Belegerkennung, einfache Belegerfassung mit dem Mobiltelefon, ein deutlicher Rückgang administrativer Tätigkeiten im Genehmigungsprozess und in der Buchhaltung.

Die Prüfung von Ausgaben, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurde, ist noch verbesserungswürdig: Vor der Genehmigung durch den Vorgesetzten sollten alle Belege "gematcht" sein oder bei einer Korrektur nicht nochmals durch den Vorgesetzten freigegeben werden müssen. Ausserdem fehlt bei der Yokoykarte eine Abrechnung pro Karte, was die Prüfung in der Buchhaltung extrem erschwert.

Das Tool ist einfach in der Bedienungs für die Anwender, Spesenbelege werden mittels Scan meist richtig erkannt. Tool ist für unsere Standorte in CH, DE und USA einsetzbar, Kreditkarten können angebunden werden und unser Spesenreglement damit digitalisiert werden. Hat unsere Prozesse vereinfacht.

Die Implementierung war aufwändiger und langsamer als gedacht. Das Tool ist einfach in der Anwendung aber es können viele Parameter individuell eingestellt werden. Dafür braucht es aber Hilfe eine Implementierungspartners mit viel Know-how. Das hat anfangs nicht so gut geklappt.

Das Handling ist einfach und intuitiv. Die User finden sich ohne grosse Schulung selbständig zurecht.

Im administrativen Bereich wären mehr Dashboard-Funktionen wünschenswert (Schnittstellenmangagement, Datenmanagement)

sehr intuitiv, mobiltauglich, läuft schnell, Monitoringmöglichkeiten, Reglement kann eingebettet werden, Automatisierung von Eingabe bis zur Auszahlung.

- individuelle Anpassungen nur beschränkt möglich

Ausgabenmanagement funktioniert sehr gut und für die Nutzer:innen ist das Handling sehr einfach. Die Integration in unser Rewe System war nicht einfach, hat aber letzten Endes funktioniert.

Das UI für das Finance-Team ist nicht optimal.

Die vollständige Automatisierung des Spesenprozess, die Anpassbarkeit auf unsere Bedürfnisse. Die Einfachheit.

Dahboards sind nicht ganz so übersichtlich

Die automatische Verbuchung und dass die Mitarbeiter über das Handy alles überall hochladen können. So gehen viel weniger Belege verloren.
Der Abgleich mit den Benzinbelegen funktioniert bisher auch sehr gut unter erleichtert uns die Arbeit sehr.

Bis ich die Upload Files erstellt hatte, brauchte es viel Nerven und Arbeit.

Einfachheit, Verkürzung der Arbeitsabläufe, Schnittstelle zur Buchhaltung.

Bis jetzt keine festgestellt. Wir nutzen das System ganz neu.

Das erfassen der Belege mit einem Foto. Die Anbindung an SAP B1 war genau das wir gesucht haben.

Eine Zeiterfassung und Lohnsoftware wäre Ideal in diesem EINEN App.

Es geht gut und ich bin zufrieden. Und bin der Meinung, dass ich es kann.

Alles in Ordnung, ich denke, ich komme zurecht.

The simplicity of adding expense receiptsThe recognition of the data from the receipts is excellentGood clarity

Customization of the SAP interface is somewhat complex and depends on the implementation partner

It's an easy tool to use and the main features are working perfectly, however, there are some technical issues occurring from time to time.

Customer service is rather poor. I am currently waiting for a response and it has been weeks :/

Having worked with several other tools in the past, Yokoy is so far the only solution that makes expense management rather easy. Frequent travellers can easily upload things during a trip, organize expenses nicely and don't loose time with manual input. As a company, we really like the credit card feed, which helps to make sure that all receipts have been added. Generally, it an easy to use solution.

As a small business (22 active Yokoy users), we have the impression that we get literally ignored by customer support. We have a major issue since several months (credit card feed not working for UBS cards), and nobody from support ever replied to the issue. Every time we follow up, we get a note that someone will follow-up with us shortly, but nothing happens. This is rather frustrating!

Implementation was not up to our expectations. Yokoy doesn't allow a "self implementation" so you need to go through one of their partners. We have been assigned a near-shore partner (this was not mentioned during the sales process), but paid consulting prices like it was a local Swiss partner. The quality was acceptable but many things could have been done by ourselves and we left with the feeling that we paid a lot of money for limited value.

Uploading receipts with one click or one picture is very helpful, be it with the mobile phone or with the web browser. Approval workflow is quick and settlement is easy.

As it is cloud based, country/company specific adjustments are not so easily done.

Ease of use, integration into our existing HR and Finance systems

Yokoy Support is not up to par with the product, i.e. support responsiveness and duration to fix needs to be improved

- Ease of use
- Auto reading of receipts
- Simple to navigate UI

- Mobile app looks a bit dated
- Analytics dashboard could use some nicer graphs

I like how easy it is to claim expenses back. Especially, the feature to upload a receipt and Yokoy pre-fills all the fields. This is a real time saver.

If I had to nit-pick, I would say the receipt import is not perfect when dealing with different currencies. I review the imported data before submitting anyway so is not a biggie.

Easy of uploading receipts, AI for matching them to expenses, seamless integration with the credit card

The expenses types are in German only for me

It is simple to use. Especially with pictures of receipts.

I have been using it for two years. So fare there are no Cons.