Ronspot

Über Ronspot

Ronspot ist eine Buchungssystem für Schreibtische, Parkplätze und Besprechungsräume mit einer Fülle von Funktionen. Ronspot wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die mehr Mitarbeitenden als verfügbare Arbeitsplätze haben.

Dadurch, dass Mitarbeitende die Verfügbarkeit bis zu 90 Tage im Voraus anzeigen und einen Platz in weniger als 30 Sekunden direkt über die mobile App buchen können, reduziert Ronspot den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Koordination dieser Ressourcen erheblich. Darüber hinaus können Mitarbeitende leicht anzeigen, wer im Büro ist, und Filter anwenden, um die Verfügbarkeit zu verfeinern. Die Flexibilität des Systems ermöglicht es Mitarbeitenden, ihren eigenen Arbeitsplan zu erstellen und zu entscheiden, wann sie von zu Hause aus arbeiten und wann sie ins Büro kommen.

Was die Konfiguration betrifft, so können Administratoren eine Vielzahl von Regeln, Einschränkungen und Prioritäten für Plätze und Mitarbeitende geltend machen, um ihren Arbeitsmustern und -anforderungen zu entsprechen. Beispielsweise können sie einen Platz auf bestimmte Mitarbeitende beschränken und diese Beschränkungen automatisch eine Weile vor dem Datum aufheben, sodass diese Mitarbeitenden zuerst buchen können. In ähnlicher Weise kann das Kreditsystem von Ronspot verwendet werden, um die Anzahl von Buchungen zu beschränken, die ein Mitarbeitender jede Woche oder jeden Monat vornehmen kann. So erhält jeder Mitarbeitende die gleiche Möglichkeit, ins Büro zu kommen, und Überbuchungen werden verhindert.

Seit 2020 verfügt Ronspot über die ISO 27001-Zertifizierung, die garantiert, dass die Software die höchsten Standards der Informationssicherheit erfüllt. Ronspot ist zudem DSGVO-konform, da alle Daten auf den AWS-Servern von Amazon in Dublin (EU) gehostet werden. Was den Support betrifft, so bietet Ronspot einen effizienten und schnellen Kundenservice per E-Mail, Live-Chat und Telefon und organisiert Live-Schulungen. Ronspot wird heute in 40 Ländern von mehr als 50.000 Nutzern eingesetzt, darunter American Express, die US-Beschwerdegerichte, Eli Lilly and Company, Carhartt, die National Bank of Canada, NHS, die Regierung von Irland, der Stadtrat von Dublin, Siemens und Novartis.

Wichtige App-Funktionen
• Schreibtisch-, Parkplatz- und Besprechungsraumbuchung in derselben App.
• Android-App (Google Play), iOS-App (App Store) und Webportal.
• Verfügbar in 7 Sprachen – Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Niederländisch, Italienisch, Tschechisch.
• SSO (Single Sign-On) – Microsoft AD, Google, Okta, Duo, OneLogin.
• Anzeige der Echtzeit-Verfügbarkeit bis zu 90 Tage im Voraus.
• Mehrere Zonen: Unterstützt mehrere Etagen, Gebäude und Standorte.
• Anzeige der Buchungen von Kollegen auf der Karte.
• Auswahl des Platzes auf der Karte oder Inanspruchnahme eines Zufallsplatzes.
• Buchung eines Platzes für den ganzen Tag oder pro Stunde.
• Anwendung von Filtern zur Verfeinerung der Verfügbarkeit.
• Sofortige Buchungsbestätigung.
• Buchungserinnerungen – per E-Mail oder Telefonbenachrichtigung.
• Einfache Stornierung.
• Synchronisierung von Buchungen mit dem Kalender – Outlook, Microsoft Teams, Google, Windows.
• DSGVO-konform und ISO 27001-zertifiziert.

Wichtige Verwaltungsfunktionen
• Hochladen oder Erstellen einer Karte für jede Zone.
• Platzauswahl – mache deine Karte durch die Hervorhebung von Plätzen interaktiv.
• Import von Mitarbeitenden in großen Mengen (CSV-Datei).
• Gruppeneinstellungen – weise Mitarbeitende Gruppen zu, um die Konfiguration zu übernehmen.
• Beschränkung von Zonen auf ausgewählte Mitarbeitende oder Gruppen.
• Beschränkung von Plätzen auf ausgewählte Mitarbeitende oder Gruppen mit der Option, Beschränkungen nach einer bestimmten Zeit aufzuheben.
• Wiederkehrende Buchungen – weise einem Mitarbeitenden einen permanenten Platz zu.
• Kreditsystem (optional) – beschränke die Anzahl der Buchungen, die ein Mitarbeitender pro Woche/Monat vornehmen kann.
• QR-Code-Check-in (optional) – bitte deine Mitarbeitenden zu bestätigen, dass sie vor Ort sind.
• Automatische Stornierung (optional) – storniere eine Buchung automatisch, wenn sie nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt bestätigt wird.
• Teamleitung (optional) – ernenne Führungskräfte zur Beaufsichtigung der Buchungen anderer Mitarbeitender.
• Anpassung von E-Mail- und Benachrichtigungsvorlagen.
• Gästebuchung – Erstelle Buchungen für externe Nutzer.
• Analysen – mehr als 10 Berichte über Platznutzung und Buchungsmuster.
• 5-Sterne-Kundenservice per E-Mail, Live-Chat und Telefon.