Smartplan

Über Smartplan

Smartplan ist eine web-basierte SaaS-Software für eine Vielzahl von Tätigkeiten im Bereich des Workforce Management.

Es wurde mit einer intuitiven und anwendungsfreundlichen Benutzeroberfläche entwickelt, um kleine und mittelständische Unternehmen in ihrem Digitalisierungsprozess zu unterstützen. Wir richten uns somit in erster Linie an Unternehmen, die ihre Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung bisher händisch oder mit aufwändigen Excel-Tabellen verwaltet haben und nun eine kosten- und zeiteffizientere Lösung anstreben.

Was den eigentlichen Prozess der Personaleinsatzplanung angeht, gibt Smartplan dem Dienstplanenden eine Reihe unterstützender Werkzeuge an die Hand. Mit Hilfe unseres internen Systems für das Qualifikationsmanagement stellt Smartplan sicher, dass tatsächlich nur die Mitarbeiter/-innen bestimmten Schichten zugeordnet werden, die auch die passende Qualifikation bzw. Berechtigung dafür besitzen. Durch die Anpassung einer Vielzahl von unseren sog. "Mitarbeiterregeln" gewährleistet Smartplan, dass durchgehend alle gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen eingehalten werden und dass die persönlichen Umstände des Personals während des Planungsprozesses berücksichtigt werden. Wiederkehrende Schichtmuster (rollierende Planung) können als Vorlagen zur erneuten späteren Verwendung gespeichert werden. Das System verfügt sogar über einen vollautomatischen digitalen Assistenten für die Dienstplanbesetzung, der Ihnen unter Berücksichtigung der zuvor hinterlegten Mitarbeiterregeln und der Verfügbarkeit der Angestellten die bestmögliche Lösung für ihre Dienstplanung liefert.

Das System basiert maßgeblich auf den Interaktionen zwischen den Angestellten und ihren direkten Vorgesetzten, da es umfangreiche Employee-Self-Service Optionen für die Nutzer/-innen bietet. Mitarbeiter/-innen können sich aktiv am Geschehen beteiligen, indem sie ihre bevorzugten Arbeitszeiten angeben, Abwesenheiten beantragen, Schichtwechsel durchführen, andere Kollegen kontaktieren und ihre Anwesenheitszeiten bei Bedarf anpassen. Administratoren können (müssen aber nicht zwangsläufig) eingreifen. Alle Nutzer/-innen werden umgehend über Änderungen, die sie oder ihren Dienstplan betreffen, per E-Mail, SMS oder Push-Nachricht auf ihren Mobiltelefonen benachrichtigt.

Smartplan erfasst und dokumentiert alle geplanten Arbeitszeiten sowie tatsächliche An- und Abwesenheiten. Die Anwesenheit kann minutengenau über eine digitale Stempeluhr erfasst werden, die über ein Gerät vor Ort oder als mobile Version über unsere Smartplan-App genutzt werden kann. Zusätzlich können für die Angestellten Arbeitszeitkonten hinzugefügt werden, um zu überwachen, dass die geplanten oder geleisteten Stunden den vereinbarten Sollstunden entsprechen.

Neben dem direkten Zugriff auf die gesammelten Daten über ihr Smartplan-Konto, können Kunden die Daten für eine weitere Verarbeitung und Analysezwecke ebenfalls nach Excel exportieren. Lohnsätze und Zuschläge können ebenfalls erfasst und als Stundenbericht im Excel- oder CSV-Format exportiert werden. Für alle anderen, eher kundenspezifischen Anfragen, bieten wir eine API an.