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Neues Zeiterfassungsgesetz: Mit diesen 5 Zeiterfassungssoftwares sind Kleinbetriebe gut vorbereitet

Veröffentlicht am 2.12.2022 von Rosalia Mousse

Das neue Zeiterfassungsgesetz nimmt Arbeitgeber in die Pflicht, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Wir stellen 5 Zeiterfassungssoftwares vor, die für Kleinbetriebe geeignet sind.

 Neues Zeiterfassungsgesetz: Mit diesen 5 Zeiterfassungssoftwares sind Kleinbetriebe gut vorbereitet Header

Arbeitsstunden werden vielerorts noch von Hand in Exceltabellen und auf Stundenzetteln eingetragen. So eine Zeiterfassung ist oft zeitaufwendig, ungenau und eine unbeliebte Aufgabe im Team. Das jüngste Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) wird das ändern. So wurde entschieden, dass eine generelle Pflicht für Arbeitgeber besteht, die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu erfassen. Das wirft viele Fragen auf: Was genau umfasst die Pflicht zu Arbeitszeiterfassung? Wie oft müssen die Arbeitszeiten erfasst werden? Müssen Unternehmen in eine Zeiterfassungssoftware investieren? Dazu jetzt mehr.

BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung

In Deutschland war bisher nur vorgeschrieben, dass Überstunden und die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen erfasst werden müssen. Allerdings gibt es bereits seit 2019 ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), welches erklärt, dass die genaue Erfassung von Arbeitszeit auf dem Europäischen Grundrecht jedes Arbeitnehmers aus Art. 31 Abs. 2 GRCh fußt. Die konkreten Rahmenbedingungen für ein Zeiterfassungssystem sind zwar noch nicht geregelt, aber laut dem Urteil muss es objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Das BAG hat nun unter Berufung auf das Urteil vom EuGH am 13. September ein Grundsatzurteil gefällt, das jeden Arbeitgeber in Deutschland in die Pflicht nimmt, die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu erfassen. 

Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe: Was soll sie leisten?

Die Arbeitszeiterfassung ist für viele Arbeitstätige bereits Teil des Alltags, ob für die Ressourcenplanung des eigenen Teams oder die Rechnungsstellung für einen Kunden. Eine digitale Zeiterfassung kann Freiberuflern und Unternehmen bei der Organisation ihrer Ressource „Zeit” und bei der Produktivitätssteigerung helfen. Sie macht Stoppuhren und Stundenzettel überflüssig und ist orts- und zeitunabhängig einsetzbar. Zu ihren Hauptfunktionen gehören die Online-Zeiterfassung und die Verwaltung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden. Häufig beinhalten Zeiterfassungstools zudem Compliance-Features für die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und unternehmensinterner Richtlinien. Überstunden, Zulagen und Pausenregelungen sind ebenfalls oft integriert.    

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über Zeiterfassungssoftwares für Kleinbetriebe, mit denen sie eine einfache Zeiterfassung durchführen können. Die vollständige Methodik für die Auswahl der Tools findest du am Ende des Artikels.

1.

Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe: Timeline in timeBro
Timeline in timeBro (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,8/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,7/5
  • Funktionen: 4,6/5
  • Bedienkomfort: 4,7/5
  • Kundenbetreuung: 4,8/5

Die Zeiterfassungssoftware timeBro ist für Windows und Mac erhältlich und eignet sich für alle Unternehmen und Selbstständige, die ihre Zeiten für Projekte oder Kunden erfassen müssen. Die Zeiterfassung erfolgt dabei automatisiert, das heißt, das Tool erfasst alle Programme, Dateien, E-Mails und Browser, mit denen ein Mitarbeiter arbeitet, automatisch. Das Tool erkennt die Art des Programms selbständig und zeigt den Zeitraum an, in dem darin gearbeitet wurde. Jeder Arbeitstag wird zudem automatisch in ihrer zeitlichen Abfolge aufgezeichnet und dem Mitarbeiter als Timeline zur Verfügung gestellt. Ein Beispiel: Ein Nutzer schreibt etwas in Word. timeBro erkennt, welches Dokument benutzt wurde, und zeigt die Zeit an, die der Nutzer in diesem Dokument verbracht hat. Diese Funktion soll ihm dabei helfen, selbst nach Tagen noch den Überblick darüber zu behalten, woran er gearbeitet hat und mit welchen Programmen. Neben der Timeline lassen sich per Klick-and-Drag Projektzeiten buchen, die wiederum an die unternehmenseigene Projektsoftware oder als PDF, CSV oder Excel-Tabelle exportiert werden können, zu der beispielsweise Vorgesetzte oder Kunden Zugang haben.

Klingt das nach Mitarbeiterüberwachung? Mit timeBro werden die erfassten Daten nicht in der Cloud gespeichert, sondern liegen nur auf dem Gerät, auf das idealerweise nur der Nutzer selbst Zugriff hat.

Preispläne von timeBro

timeBro ist als „Basic”-, „Connect”-, „Premium”- oder „Enterprise”-Tarif als Abonnement für 3, 12 oder 24 Monate erhältlich. Die Kostenabrechnung erfolgt pro Nutzer und Monat. Die Version Basic und Connect sind 14 Tage lang kostenlos testbar. Nach Ablauf der Testphase wird die Benutzeroberfläche durch eine Paywall gesperrt, welche den Nutzer bei Interesse zum Kauf und zur Eingabe ihrer Zahlungsinformationen weiterleitet.

2.

Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe: Stempelkarten in TrackingTime
Stempelkarten in TrackingTime (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,7/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,5/5
  • Funktionen: 4,4/5
  • Bedienkomfort: 4,4/5
  • Kundenbetreuung: 4,3/5

TrackingTime soll Teams zu mehr Transparenz über ihre aufgewendete Zeit im Arbeitsalltag verhelfen. So sollen Engpässe und Verzögerungen vermieden und die Produktivität gesteigert werden. Zu diesem Zweck bietet das Tool eine Reihe von Funktionen, wie Stempelkarten zu Zeiterfassung, automatisch erstellte Anwesenheitsberichte und Arbeitszeitpläne. 

Arbeitspläne sollen Teams ein besseres Verständnis davon geben, wie viele Stunden erfasst werden müssen. Mit benutzerdefinierten Feldern lassen sich spezifische Informationen für jedes Projekt verfolgen. Diverse Berichte erlauben es dem Arbeitgeber, die Produktivität und Anwesenheit ihres Teams zu verfolgen. Die Zeitleistenansicht hilft Teams, einen klaren Überblick über ein Projekt zu erhalten und die Kommunikation zu verbessern. Die Zeitleiste kann zum Beispiel genutzt werden, um eine Produkteinführung zu planen. Es lassen sich Aufgaben für jede wichtige Phase des Projekts erstellen und Start- und Enddaten für Aufgaben festlegen. 

Da die meisten Unternehmen eine Vielzahl von Tools sowohl intern als auch extern zur Kommunikation mit Anbietern und Kunden verwenden, können sie mit TrackingTime-Integrationen die Zeit direkt in diesen Tools erfassen, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. Es sind über 30 Integrationen verfügbar. Der TrackingTime-Button wird als Erweiterung angeboten und ist für Chrome, Firefox und Microsoft Edge verfügbar. Auf den unterstützten Websites findet der Nutzer  neben seinen Aufgaben eine Schaltfläche zum Starten des Tracking. Das jeweilige Projekt inklusive der Aufgaben wird zu TrackingTime hinzugefügt, sobald der Nutzer die Wiedergabetaste anklickt. 

Berichte für die aufgewendete Zeit werden mit TrackingTime auf Basis von Stundenzetteln erstellt. Arbeitszeiteinträge lassen sich dem jeweiligen Bedarf entsprechend filtern und sortieren, auf deren Grundlage Abrechnungen erstellt und in den Formaten .xls, .csv und .pdf exportiert werden können.

Preispläne von TrackingTime

TimeTracking wird als kostenlose und als „Pro”-Version angeboten. In der kostenlosen Version sind alle Funktionen für die Zeiterfassung enthalten und eine Zusammenarbeit ist von bis zu drei Nutzern möglich. Der kostenpflichtige Tarif wird pro Nutzer und Monat berechnet und jährlich in Rechnung gestellt. Beide Modelle stehen als 14-tägige, kostenlose Testversion zur Verfügung.

3.

Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe: Zeitplan in Shiftbase
Zeitplan in Shiftbase (Quelle)

  • Gesamtbewertung: 4,4/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,4/5
  • Funktionen: 4,2/5
  • Bedienkomfort: 4,3/5
  • Kundenbetreuung: 4,6/5

Shiftbase ist ein Tool für die Personalplanung und Zeiterfassung. Teamleiter können mit der Software Dienstpläne erstellen, die nicht nur die Verfügbarkeit und Abwesenheit von Mitarbeitern erfassen, sondern auf Wunsch auch Personalkosten, Budgets sowie voraussichtliche Umsätze umfassen. Jeder Mitarbeiter erhält sein eigenes Login, wobei die Zugangsrechte individuell eingestellt werden können. So kann ein Teamleiter oder Arbeitgeber regulieren, welche Daten die jeweiligen Teammitglieder einsehen. Das gilt für den Dienstplan, die aktuellen Arbeitsstunden, Urlaubsstunden, Krankmeldungen etc. 

Die Zeiterfassung erfolgt in Shiftbase in Echtzeit über eine Stempeluhr, um den Überblick darüber zu behalten, welche Mitarbeiter gerade arbeiten und wie hoch die aktuellen Personalkosten sind. Manuelle Korrekturen sind möglich, sollte ein Mitarbeiter mal das Ein-oder Ausstempeln vergessen. Außerdem können Arbeitszeiten im Dienstplan automatisch auf- oder abgerundet werden für den Fall, dass ein Mitarbeiter vor oder nach der geplanten Dienstzeit einstempelt.

Die Arbeitszeit wird im Arbeitszeitprotokoll angezeigt und kann dort manuell angepasst und genehmigt werden. Auch Zuschläge können in Shiftbase eingerichtet werden. Dafür kann der Arbeitgeber für jeden Tag spezifische Zeiträume angeben und einen Zuschlag daran anfügen. Zuschlagsberechnungen laufen dank der Automatisierung ebenso wie Rundungsregeln, Pausen und das Ausstempeln wie von selbst. Am Ende des Tages werden alle registrierten Stunden kontrolliert. Dann können Mitarbeiter bis auf diejenigen mit besonderen Zugriffsrechten keine Stunden mehr hinzufügen oder anpassen. 

Preispläne von Shiftbase

Shiftbase wird in drei Modellen angeboten. Die kostenlose Version von Shiftbase gilt für bis zu 75 Mitarbeiter und umfasst eine begrenzte Zahl an Funktionen. Der „Starter”-Tarif richtet sich vor allem an kleine Unternehmen: Er beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern und wird pro aktivem Mitarbeiter und Monat abgerechnet. Für das „Premium”-Paket gilt dasselbe, wobei dieses Modell zudem noch umfangreichere Funktionen aufweist. Die Starter- und Premium-Preismodelle können 14 Tage lang kostenlos getestet werden.

4.

Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe: Zeiterfassung in Zoho People
Zeiterfassung in Zoho People (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,3/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,4/5
  • Funktionen: 4,3/5
  • Bedienkomfort: 4,0/5
  • Kundenbetreuung: 4,4/5

Mit der Zeiterfassung von Zoho People können Abwesenheiten geplant, Schichten gesteuert, Zeitnachweise erbracht werden und mehr. Im Modul Anwesenheitsverwaltung haben Mitarbeiter eine Übersicht über ihre Ein- und Auscheckzeiten, Überstunden, Abwesenheiten und mehr. Sollte die Anwesenheit eines Mitarbeiters einmal versehentlich oder aufgrund eines technischen Fehlers nicht erfasst werden, kann dieser einen Antrag auf Berichtigung des Eintrags stellen. Der Vorgesetzte wird daraufhin benachrichtigt und kann die entsprechende Änderung prüfen und genehmigen.

Im Zeiterfassungsmodul von Zoho People lassen sich neue Aufträge hinzufügen, neue Projekte erstellen und Arbeitsstunden als verrechenbar oder nicht-verrechenbar klassifizieren. In der Listenansicht können Mitarbeiter mit dem Timer die Zeit für die wöchentlichen Aufgaben erfassen. In der Kalenderansicht wiederum erhält man einen besseren Überblick über die langfristigen Fristen und den Monatsplan. Das Tool erlaubt die Zeiterfassung für jeden Tag des Monats und die Filterung von Aufgaben nach Aufträgen, Kunden, Projektstatus und Abrechnungsoptionen.

Das Zeiterfassungssystem soll Unternehmen dabei helfen, einen besseren Überblick über die Leistung und das Potenzial ihrer Mitarbeiter zu bekommen. Auf dem Dashboard können Details jedes Projekts eingesehen und dank generierter Berichte (z. B. geplante vs. erfasste Stunden oder geplante vs. aufgewendete Zeit) ein besseres Verständnis gewonnen werden.  Integrationen und Analysen geben Teamleitern und Arbeitgebern die Werkzeuge an die Hand, um das Potenzial ihrer Mitarbeiter zu nutzen und die Produktivität zu verbessern.

Preispläne von Zoho People

Zoho People ist in den Versionen „Essential HR”, „Professional”, „Premium”, „Enterprise” und „People Plus” verfügbar. Alle Tarife werden pro Benutzer und entweder monatlich oder jährlich in Rechnung gestellt und unterscheiden sich im Umfang ihrer Funktionen. Darüber hinaus gibt es eine 30-tägige kostenlose Testversion sowie ein kostenloses Modell, das für bis zu 5 Nutzer geeignet ist.

5.

Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe: Stunden erfassen in Zoho Sprints
Stunden erfassen in Zoho Sprints (Quelle)
  • Gesamtbewertung: 4,5/5
  • Preis-Leistungs-Verhältnis: 4,5/5
  • Funktionen: 4,4/5
  • Bedienkomfort: 4,5/5
  • Kundenbetreuung: 4,4/5

Intelligentes Zeitmanagement gehört zu wichtigen Funktionen für agile Teams. Kein Wunder also, dass Zoho Sprints sein eigenes Modul für die Zeiterfassung mit Zeitnachweisen und -berichten entwickelt hat. Damit können Teams verrechenbare und nicht verrechenbare Stunden nachverfolgen, Zeitprotokolle genehmigen und die Dauer von vorangegangenen Sprints im Auge behalten, um die Effizienz für zukünftige Sprints zu verbessern. 

Das Tool bietet einen globalen Timer, der von überall im System gestartet werden und darüber hinaus dafür genutzt werden kann, um sich eine Aufschlüsselung der an dem Tag geleisteten Arbeit anzeigen lassen. Die Zeit für jedes Arbeitselement und Teammitglied kann protokolliert werden, und Arbeitszeitpläne lassen sich mit einem Klick von Teamleitern genehmigen. In Zeitnachweisberichten kann man protokollierte Stunden visualisieren. 

Preispläne von Zoho Sprints

Für bis zu drei Benutzer bietet Zoho Sprints einen kostenlosen Tarif an, der auf drei Projekte und 500 MB Speicher beschränkt ist. Weiterhin gibt es die Preismodelle „Starter”, „Elite” und „Premier”, die sich im Umfang ihrer Funktionen unterscheiden. Das Starter-Modell umfasst standardmäßig 12 Nutzer, Elite bis zu 100 und beim Premier-Tarif gibt es keine Obergrenze bei der Anzahl der Benutzer. Die letzten beiden Modelle können monatlich oder jährlich berechnet werden, das Starter-Paket nur jährlich. Mit der 15-tägigen kostenlosen Testversion kann man alle Funktionen des Premier-Tarifs entdecken.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Zeiterfassung-Software-Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.


Methodik:

Um für diesen Artikel infrage zu kommen, mussten die folgende Kriterien erfüllt sein:

1. Die Tools entsprechen unserer Definition von Software für die Zeiterfassung:

Software für die Zeiterfassung automatisiert die Erfassung von Arbeitszeit bzw. Abrechenbarer Stunden. Zeiterfassungstools werden von Unternehmen in professionellen Dienstleistungsbranchen verwendet, um Projekte auf Basis von Aufgaben- und der insgesamt aufgewendeten Zeit zu überwachen sowie um Abrechnungssätze zu ermitteln, damit der entsprechende Betrag in Rechnung gestellt werden kann. 

2. Die Tools bieten die folgenden Hauptfunktionen:

  • Erfassung von fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden.
  • Arbeitszeiterfassung in einem Onlinetool.

3. Die Tools haben in den vergangenen zwei Jahren mindestens 20 verifizierte Nutzerbewertungen auf Get App erhalten (17. November 2020 bis 17. November 2022)

4. Die Tools wurden auf Get App mit mindestens 4,5 von 5 Sternen bewertet.

5. Die Tools sind für kleine Unternehmen (bis zu 50 Mitarbeiter) geeignet.

6. Die Tools sind auf Deutsch verfügbar.

7. Die Homepages der Anbieter sind auf Deutsch verfügbar.


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Über den Autor oder die Autorin

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.