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10 Gründe, warum du mehr als eine E-Mail-Adresse haben solltest

Veröffentlicht am 20.7.2023 von Ines Bahr und Rosalia Mousse

Ursprünglich veröffentlicht am 27.6.2017 
Nur eine E-Mail-Adresse zu haben, ist OK für ein persönliches Konto. Aber wenn es um die Arbeit geht, fühlt man sich schnell mal von mehr E-Mails überflutet, als man verwalten kann. Du bist Jungunternehmer und fragst dich, ob es dein Leben erleichtern würde, mehrere E-Mail-Adressen zu erstellen? Die Antwort ist ja!

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Unterschiedliche E-Mail-Konten ermöglichen es, verschiedene Geschäftsbereiche und Informationsflüsse in Gruppen zu organisieren. So schaffst du Möglichkeiten für eine bessere Zusammenarbeit mit den Kollegen und schützt dich und dein Unternehmen vor Spam-Praktiken und potenziellen Bedrohungen.

Wie viele E-Mail-Adressen sollte man haben?

Die Anzahl der E-Mail-Adressen richtet sich nach ihrem jeweiligen Verwendungszweck. Ob für die private Kommunikation, berufliche Zwecke oder Soziales: Unterschiedlichen Teilbereichen können verschiedene E-Mail-Adressen zugeordnet werden. Am besten hat man aber eine Hauptadresse, damit man den Überblick nicht verliert.

10 Gründe, warum du mehr als eine E-Mail-Adresse erstellen solltest

Angenommen du hast eine eigene E-Mail-Domain (falls nicht, kannst du diese schnell bei Gmail für Unternehmen mit der G Suite einrichten und für die gleiche Domain bezahlen, um in dein Google Mail-Konto aufgenommen zu werden). Hier sind 10 Gründe, warum du mehrere E-Mail-Konten für dein Unternehmen benutzen solltest, und einige Ideen für professionelle E-Mail-Adressen.

1. Du willst professionell auftreten

Das Wichtigste zuerst: du solltest eine „professionell” klingende E-Mail haben. Wenn du immer noch eine E-Mail-Adresse aus der Steinzeit des Internets, wie „drdracula@funnymail.com¨ hast, wird es Zeit für ein Update. Dabei brauchst du nicht super kreativ zu werden – für den Anfang sind Vor-und Nachname mehr als genug. Wenn du einen komplizierten Nachnamen hast, nimm einfach nur den Vornamen. Um so besser wenn du deine eigene Domain hast – dann wird der Name auch nicht vergeben sein.

Beispiel

  • Vorname.Nachname@deinedomain.de
  • Vorname@deinedomain.de

2. Du willst anonym bleiben

Während eine „Vorname.Nachname¨ E-Mail-Adresse für die tägliche Kommunikation funktioniert, möchtest du dich nicht immer in der Öffentlichkeit identifizieren. Wenn du Teil eines Online-Forums bist, einen Blog Beitrag schreibst oder Artikel kommentierst, würdest du dich vermutlich freier unter Verwendung einer Pseudonym-Adresse ausdrücken können (aber vielleicht trotzdem nicht „drdracula¨).

Beispiel:

  • community@deinedomain.de

3. Du willst Spam vermeiden

Möchtest du dich für einen Service registrieren, aber auf die Zusendung von nervigen Werbe-Mails verzichten? Dann melde dich mit einer anderen E-Mail-Adresse an als die deines Haupt-Accounts. Deinen „Spam-Account¨ kannst du dann in deiner Freizeit durchschauen.

Beispiel:

  • inbox@deinedomain.de

4. Du willst E-Mail Kampagnen verschicken

Wenn wir gerade von Spam sprechen, wenn du deinen eigenen Spam (natürlich nur Spaß) in einer E-Mail-Marketing Kampagne mit Hilfe einer Software planst, willst du zum Verschicken vielleicht eine andere E-Mail-Adresse als deine eigene verwenden. Dadurch wird dein Posteingang nicht mit Antworten überflutet. Abhängig von der Art deiner Kampagne (Vertrieb, Marketing, etc.) kannst du eine allgemeine E-Mail-Adresse verwenden.

Beispiel:

  • marketing@deinedomain.de

5. Du willst öffentlich kommentieren

Persönliche E-Mails mit deinname@deinedomain.com eignen sich gut für die persönliche Kommunikation, aber du bist verständlicherweise vorsichtiger, wenn es darum geht, eine direkte Kontaktmöglichkeit auf deiner öffentlich zugänglichen Website zu veröffentlichen. In diesem Fall ist es gut, eine allgemeine E-Mail-Adresse oder sogar ein Webformular zu haben, über das man sich mit Fragen zu deinem Produkt oder deiner Dienstleistung an dich wenden kann. Wenn du Bedenken hast, mehr als ein E-Mail-Konto zu überprüfen, kannst du jederzeit Regeln einrichten, die deine E-Mails von einem zweiten Konto an dein Hauptkonto weiterleiten.

6. Du nutzt Zugang übers Handy

Wenn du einen E-Mail-Service nutzt, der nur am Desktop zugänglich ist, könntest du weiterhin einen webbasierten Service in Anspruch nehmen, um auch von unterwegs aus Zugang zu Mails zu haben. Du kannst ebenfalls Regeln festlegen, um E-Mails von deinem Desktop-basierten Account auf einen separaten webbasierten Account weiterzuleiten.

7. Du willst mehrere Personen zugleich kontaktieren

Arbeitest du in verschiedenen Teams, Projekten oder Bewerbungen, bekommst du Unmengen von Informationen von unterschiedlichen Quellen zugeschickt. Es macht Sinn, separate E-Mail-Adressen für diese konkreten Workflows zu eröffnen; nicht nur die Verwaltung deiner Kommunikationskanäle wird dadurch erleichtert, du kannst auch die Login-Daten mit anderen Personen teilen, die ebenfalls an dem Projekt beteiligt sind.

Beispiel:

  • sales@deinedomain.de
  • hr@deinedomain.de

8. Du nutzt gemeinsame Accounts

Gemeinsame E-Mail-Accounts können praktisch sein. Besonders wenn du einen Service nutzt, der unter einem Account registriert ist, jedoch von mehr als einer Person genutzt wird. Ein weiterer Vorteil, mehreren Personen Zugang zu dem Account zu geben, ist, dass jeder wichtige E-Mail Updates bekommt, ohne dass jemand dafür verantwortlich sein muss, Mails weiterzuleiten.

Beispiel:

  • redaktionsteam@deinedomain.de

9. Du brauchst ein Backup

E-Mail Anbieter sichern häufig deinen Account im Fall eines vergessenen Passwortes oder unberechtigtem Zugriff, indem sie eine Sicherungsmail für die Wiederherstellung nutzen. Mindestens zwei Mail-Adressen zu haben stellt sicher, dass du ein Backup hast, wenn du den Zugang zu deinem Haupt-Account verlierst.

10. Du willst die Sicherheit verbessern

Datenschutz wird immer wichtiger und somit auch die Verteilung deiner Daten. Getrennte Accounts für verschiedene Bereiche wie den Online-Einkauf und soziale Webseiten zu haben (welche mehr anfällig für Attacken sind), wird deinen Hauptaccount weniger angreifbar machen. 

Du solltest auch ein geheimes E-Mail-Konto für vertrauliche Informationen führen, die du nicht preisgeben möchtest. Dies gilt für Bankkonten, Cloud-Speicherdienste und jeden anderen Zweck, für den eine vertrauliche E-Mail-Adresse sinnvoll sein könnte.

Zusätzliche Tipps für die E-Mail-Sicherheit:

Mehrere E-Mail-Adressen zu haben ist besser als eine…

…weil Mail-Accounts leicht zu erstellen sind und es keine Beschränkung gibt, wie viele E-Mail-Adressen man haben sollte. Mehrere E-Mail-Adressen zu haben, kann die Kommunikation und Prozesse beschleunigen. Wenn du deine E-Mails noch besser organisieren willst, versuche es mit einer professionellen E-Mail-Management Software und hole das Meiste aus deinen verschiedenen Mail-Adressen raus.

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Über die Autoren

Ines ist Senior Content Analyst für GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt in Barcelona.

Ines ist Senior Content Analyst für GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt in Barcelona.


Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.

Rosalia ist Content Analyst für GetApp und unterstützt KMU mit Einblicken in IT-Themen und Softwares. Masterabsolventin der HHU Düsseldorf, lebt in Barcelona.