ERP-Einführung: 3 wichtige Maßnahmen für den Erfolg

Veröffentlicht am 24.5.2019 von Ines Bahr und Rhiân Davies

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Frau und Diagram mit Symbolen zur ERP Einführung

Zwei Dinge sollten alle Projektmanager*innen im Hinterkopf behalten, noch bevor sie mit der ERP-Implementierung beginnen:

·       Die durchschnittliche ERP-Systemeinführung dauert um die 21 Monate.

·       74 Prozent der Unternehmen überziehen ihr Budget.

 

21 Monate konstanter Wandel – das ist ein langer Zeitrahmen für eine Übergangsphase. Und das ist nur ein Teil der Herausforderungen, die bei der ERP-Einführung auf einen zukommen. Warum also entscheiden sich Unternehmen für ein neues ERP-System und wie kann dieser Prozess einfacher gestaltet werden?

 

Unseren Daten zufolge wollen 71 % der möglichen ERP-Käufer*innen in eine neue ERP-Lösung investieren, weil sie ein integriertes System für ihre HR-, Buchhaltungs- und Herstellungsmodule benötigen. 31 % sagen, dass ihr aktuelles System mit der Auslastung überfordert ist.

 

Diese Zahlen unterstreichen zwei Trends, die derzeit bei der Investition in ERP-Lösungen auszumachen sind:

·       Unternehmen möchten voneinander getrennte Abteilungen verbinden, die bis dahin unterschiedliche Software eingesetzt haben, um ähnliche Daten zu erheben, einzugeben und zu analysieren.

·       Unternehmen müssen ihre Software an ihr Wachstum anpassen.

Es ist nicht einfach, diese Ziele über einen langen Zeitraum zu verwirklichen – und Unternehmen, die bei der ERP-Implementierung nicht genügend Sorgfalt walten lassen, riskieren, zu den 50 bis 60 Prozent zu gehören, die Gartner zufolge durch ihre eigenen ERP-Initiativen ins Hintertreffen geraten (Inhalte für Gartner-Kunden auf Englisch verfügbar).

 

Im Folgenden werden die drei wichtigsten Maßnahmen besprochen, die jedes Unternehmen für eine erfolgreiche ERP-Einführung ergreifen muss.

 

Wir führten außerdem Interviews mit Jonathan Gross, Managing Director bei Pemeco Consulting, und Jeff Carr, Gründer und CEO bei Ultra Consultants, um ein besseres Verständnis davon zu erlangen, wie Unternehmen die einzelnen Schritte bei der ERP-Implementierung effizient durchführen und so besser den oben genannten Herausforderungen begegnen können.

1. Geschäftsprozesse vor der ERP-Einführung überprüfen

Die Überprüfung von Geschäftsprozessen sollte eigentlich einer ERP-Implementierung vorausgehen. Dies ist ein wichtiger Schritt, damit die gewünschten Auswirkungen voll zum Tragen kommen. Hierbei identifizieren Unternehmen Bereiche, in denen sie Einsparungen vornehmen und die Effizienz steigern können, indem Geschäftsprozesse abgeschafft werden, die entweder nicht mehr zum Unternehmen passen oder bei der neuen ERP-Systemeinführung überflüssig werden.

Gross zufolge sollten sich Führungskräfte folgende Fragen stellen, bevor sie einen Geschäftsprozess vor der Implementierung einstellen:

  • Wird mein Unternehmen Vorteile durch diese Änderungen haben?
  • Werden diese Vorteile die Implementierungskosten einer ERP-Lösung aufwiegen?
  • Kann mein Unternehmen von den Vorteilen dieser Änderungen während des ERP-Projekts profitieren?

Carr empfiehlt, einen Vergleich und eine Analyse des Geschäfts vor und nach der ERP-Implementierung durchzuführen. „Anstatt den aktuellen Status in ein neues ERP-System zu überführen, sollte der Projektschwerpunkt auf der Wertsteigerung des Unternehmens liegen. Unseren Untersuchungen zufolge scheitern ERP-Projekte mit Abstand am häufigsten daran, dass der aktuelle Status und der angestrebte Status nicht ausreichend verstanden und dokumentiert werden.“

2. Einen lückenlosen Änderungsmanagementplan unter Berücksichtigung von Menschen, Prozessen und Technologie entwerfen

58 Prozent der von einer ERP-Implementierung Betroffenen haben die Änderungen als sehr schwierig oder schwierig beschrieben. Werden Teams nicht ausreichend über die Auswirkungen der ERP-Systemeinführung informiert, werden sie sowohl davor als auch danach einen Mangel an Unterstützung zeigen oder sogar Widerstand leisten.

Der Schwerpunkt liegt zwar auf der effizienten Einbindung des Änderungsmanagements während der ERP-Einführung, doch genau an dieser Stelle bietet sich auch eine gute Gelegenheit für weitere Neuerungen im Unternehmen.

Gross ist der Meinung, dass gutes Änderungsmanagement „Menschen, Prozesse und Technologien“ abdeckt und gibt folgende Bereiche an:

  • Projekt-Governance
  • Projekt- und Risikomanagement
  • Fortbildung und Kommunikation
  • Business Process-Reengineering und Testen
  • Annahme durch die Nutzer*innen

Anstatt das Änderungsmanagement als Phase zu betrachten, sollten Unternehmen Carr zufolge Änderungen während des gesamten Projekts vornehmen und dabei auch die Kultur der einzelnen Teams berücksichtigen.

Carrs Ansicht nach sollten Führungskräfte einen lückenlosen Change Management-Plan entwerfen, der Aktivitäten und Phasen umfasst, in denen die in der nachstehenden Grafik aufgeführten zentralen Ziele erreicht werden.

ERP-Änderungsmanagement Plan zur ERP-Einführung

3. Den Kommunikationsplan effektiv gestalten und früh genug umsetzen

Das Project Management Institute fand 2017 durch eine Umfrage heraus, dass die zwei wichtigsten Fehlerursachen von strategischen Initiativen ein „Mangel an klar definierten Zielen“ und „schlechte Kommunikation“ sind.

In diesem Schritt sollten Unternehmen auf die Ergebnisse der ersten hier aufgeführten Implementierungsphase zurückblicken. Sobald Geschäftsprozesse reduziert und der zukünftige Status des Geschäfts definiert wurde, können die Funktionen und Erwartungen an die neue ERP-Lösung effektiv kommuniziert werden.

Carr betont: „Alle Beteiligten müssen sich darüber im Klaren sein, welche Auswirkungen das neue ERP-System auf ihre eigenen Abteilungen und das gesamte Unternehmen hat. Neue Funktionen, neue Prozesse und der erwartete Wert nach der Implementierung müssen klar kommuniziert werden. Veränderung findet nur statt, wenn darüber ein gemeinsames Verständnis herrscht.“

Auch der Gartner-Bericht „Create Expectations About Success With Postmodern ERP, Don’t Just Manage Them“ (der vollständige Artikel steht Gartner-Kunden auf Englisch zur Verfügung) zu Erwartungen bei ERP-Initiativen kommt zu ähnlichen Ergebnissen. Der Untersuchung zufolge werden 50 bis 60 Prozent der ERP-Initiativen „auf die ein oder andere Art und Weise durch das eigene Unternehmen beeinträchtigt. Dies führt zu einer Kluft zwischen den Erwartungen der Endnutzer und dem letztendlichen Ergebnis.“

Gross ist der Meinung, dass ein guter Kommunikationsplan sechs Ziele verfolgen sollte:

  • Sichtbarmachung der ERP-Initiativen für das gesamte Unternehmen
  • Festlegen einer Struktur für Nachrichten und Inhalte
  • Festlegen von Kommunikationsstrukturen, -medien und -methoden
  • Schaffen von Strukturen für Feedback und Zusammenarbeit
  • Bewusstseinsschaffung bei Stakeholdern und Geschäftspartnern
  • Erleichterung des Managements eines komplexen, funktionsübergreifenden Projekts

Carr definiert weiterhin einen guten Kommunikationsplan als eine Vorgehensweise, bei der nicht nur grobe Termine und Projektpläne für das ganze Unternehmen vorgegeben werden. Stattdessen sollten Führungspersönlichkeiten die folgenden drei Kommunikationsmethoden zur Weitergabe von Updates, Zielen und Terminen nutzen:

Maßnahmen zur ERP-Einführung

Der nächste Schritt der ERP-Einführung

Wurde mit der ERP-Implementierung noch nicht begonnen und das Unternehmen befindet sich noch in der Findungsphase? GetApp bietet eine Übersicht über ERP-Systeme, die miteinander verglichen werden können.

 

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