Was sind PIM-Systeme? Alles, was du wissen musst

Veröffentlicht am 24.8.2022 von Ines Bahr

Vollständige Produktinformationen gewinnen im Zuge der Digitalisierung zunehmend an Bedeutung, da sie dabei helfen, außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu generieren. Immer mehr Unternehmen greifen daher auf PIM-Systeme zurück, um sich bei der Datenverwaltung und -nutzung unterstützen zu lassen. Wirf im Folgenden einen Blick auf unsere PIM-Systeme Übersicht, um mehr zu erfahren.

PIM-Systeme Übersicht

Zu Produkten existieren unzählige Daten, die nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Kunden von Interesse sind. Umso wichtiger ist es, diese Daten kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten. PIM-Systeme ermöglichen dem Nutzer genau das: Sie dienen alleine dem Zweck, Produktinformationen an einem zentralen Ort zu erfassen, zu pflegen und zu verwalten. 

Die Abkürzung PIM steht dabei für Product Information Management – zu Deutsch: Produktinformationsmanagement. Ziel eines PIM-Systems ist es, dafür zu sorgen, dass Produktdaten auf allen Kanälen – sei es nun der Katalog, das Etikett oder der Onlineshop – einheitlich sind. Dadurch soll das Einkaufserlebnis des Kunden nachhaltig verbessert werden. 

Kein Wunder, dass PIM-Systeme im Unternehmensumfeld längst einen zentralen Stellenwert einnehmen. Sinnvoll sind PIM-Systeme für alle Unternehmen, die über ein umfangreiches Produktsortiment verfügen – unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens. Eher weniger lohnenswert ist die Investition in ein PIM-System dagegen für Unternehmen, die nur geringe Stückzahlen oder sehr kundenspezifische Produkte fertigen.

Aufgaben und Funktionsweise von PIM-Systemen

Bei den Produktdaten, die PIM-Systeme verwalten, kann es sich um technische, logistische oder marketingrelevante Informationen handeln. Die Aufgabe besteht darin, diese Daten auf unterschiedliche Kanäle zu verteilen, damit Produktinformationen überall aktuell, konsistent, vollständig, einheitlich und qualitätsgesichert sind. In diesen Prozess können viele verschiedene Abteilungen involviert sein. Auch die Einbeziehung von Kunden, Lieferanten und Dienstleistern ist möglich. Die Qualität der Produktdaten ist so wichtig, weil sie die Chance auf einen Kauf von Seiten des Kunden erheblich erhöht.

PIM-Systeme – Schnittstellen und Funktionsweise
Funktionsweise eines PIM-Systems (Quelle)

Um Produktinformationen effizient erfassen, bündeln und verwalten zu können, benötigen PIM-Systeme über Schnittstellen Zugriff auf die vorhandenen Datenbanken. So können PIM-Systeme zum Beispiel an Systeme wie ERP, CRM oder CMS angebunden werden. Der Datenaustausch kann dabei in beide Richtungen erfolgen. Anschließend führt das PIM-System die relevanten Produktinformationen zusammen, um sie zu vervollständigen und zu strukturieren. Schließlich werden die aktualisierten Daten auf den Ausgabekanälen veröffentlicht.

Aufbau von PIM-Systemen

In aller Regel bestehen PIM-Systeme aus mehreren Modulen, die sich in die Bereiche Input, Datenmanagement und Output unterteilen. Zusätzlich können auch Digital Asset Management und Business Process Management Bestandteile eines PIM-Systems sein. Ein gutes PIM-System zeichnet sich dadurch aus, dass es über eine moderne und cloudbasierte SaaS-Architektur verfügt. Dadurch kann dein Unternehmen auf eine umfassende lokale IT-Infrastruktur verzichten. Zusätzlich sollte eine zuverlässige API vorhanden sein, um die einfache Anbindung an deine Vertriebskanäle zu gewährleisten.

Auf welche Daten PIM-Systeme zurückgreifen

Um das Produkterlebnis des Verbrauchers nachhaltig zu verbessern, sollten in einem PIM-System alle Produktinformationen, die für den Kunden relevant sind, gespeichert und verwaltet werden. Hierbei wird zwischen fünf verschiedenen Arten von Daten unterschieden:

  • Grundlegende Produktidentifikatoren: Hierbei handelt es sich um Informationen wie den Produkttitel oder die Artikelnummer. Auf dem internationalen Markt wird auch die sogenannte Global Trade Item Number, kurz: GTIN, im PIM-System aufbewahrt.
  • Aussagekräftige Bilder: Auch visuelle Daten können in PIM-Systemen aufbewahrt werden. So lassen sich alle marketingrelevanten Bilder an einem zentralen Ort erfassen, pflegen und verwalten.
  • Marketingbotschaften: Durch verbesserte Suchfunktionen haben Marketingbotschaften das Potenzial, das Kundenerlebnis zu verbessern und den Umsatz zu steigern. In einem PIM-System lassen sie sich in verschiedenen Sprachen aufbewahren.
  • Hochwertige Mediendateien: Anders als im stationären Handel können Konsumenten das Produkt beim Onlineshopping nicht sehen oder berühren. Aus diesem Grund ist es wichtig, ihnen Produktinformationen in Form von Videos, PDF-Handbüchern oder Bedienungsanleitungen mit an die Hand zu geben, die ebenfalls im PIM-System aufbewahrt werden können.
  • Technische Spezifikationen: Auch technische Angaben wie Preis, Farbe oder Größe sollten in PIM-Systemen erfasst werden, um für noch mehr Transparenz zu sorgen. So können sich Kunden ein möglichst genaues Bild von dem Produkt machen.

All diese Produktdaten werden dank eines PIM-Systems an einem einzigen Ort gebündelt, vereinheitlicht und verwaltet – unabhängig davon, ob es sich um technische Informationen oder marketingrelevante Daten handelt.

Vorteile von PIM-Systemen

Im Zuge der Digitalisierung ist die Datenqualität enorm wichtig geworden. PIM-Systeme helfen dabei, die Datenqualität nachhaltig zu sichern. Der Hauptvorteil besteht sicherlich darin, dass alle Produktinformationen an einem zentralen Ort erfasst, gepflegt und verwaltet werden können. Diese Art der Datenerfassung sorgt dafür, dass freigeschaltete Mitarbeiter zu jeder Zeit standortunabhängig auf benötigte Daten zugreifen können. Die erhöhte Automatisierung reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung für die Beschäftigten, sondern hilft auch dabei, Fehler zu vermeiden. Zusätzlich werden Vertrieb und Marketing gefördert: Allen Partnern können problemlos aktuelle Daten in verschiedenen Formaten zur Verfügung gestellt werden. 

Wenn dein Unternehmen an mehreren Standorten und in verschiedenen Sprachen mit einem PIM-System arbeitet, können allen regionalen Abteilungen gleichwertige Produktdaten geliefert werden, was wiederum zu einer Verbesserung der Zusammenarbeit führt. Darüber hinaus haben PIM-Systeme den Vorteil, dass Produktinformationen kanalabhängig strukturiert werden können, um sie anschließend über mehrere Kanäle hinweg zu teilen. Dort dienen sie dazu, Konsumenten zum Kauf zu motivieren – und so die Kundenzufriedenheit und -loyalität zu steigern.

So wird ein PIM-System eingeführt

Grundsätzlich ist die Implementierung eines PIM-Systems kein triviales Vorhaben. Entsprechend wichtig ist es, alle betroffenen Abteilungen wie Marketing, IT und Produktmanagement frühzeitig in die Planung und Konzeption mit einzubeziehen. Auch das Mindset der Mitarbeiter ist wichtig. Mit der Installation einer Lizenz ist es in den meisten Fällen also nicht getan. Zu Beginn gilt es, die Anforderungen an den Inhalt und Umfang des PIM-Systems zu definieren. Auf dieser Grundlage kann anschließend das passende System ausgewählt werden. In der Umsetzungsphase wird das PIM-System individuell angepasst, konfiguriert und ausführlich getestet. In der letzten Phase wird das System schließlich in Betrieb genommen.

Fazit: PIM-Systeme Übersicht

PIM-Systeme sind aus der modernen Unternehmenswelt kaum mehr wegzudenken. Aus zahlreichen unterschiedlichen Quellen sammeln, vereinheitlichen und verteilen sie Daten, um die wachsende Nachfrage nach hochwertigen Produktinformationen im Zuge der Digitalisierung zu befriedigen. Dadurch lassen sich einige akute Probleme, mit denen Unternehmen sich heutzutage konfrontiert sehen, lösen. Die Folge sind nicht nur aussagekräftigere Produktdaten, sondern auch geringere Kosten, ein positives Markenimage und bessere Workflows. 

Kein Wunder, dass PIM-Systeme immer beliebter werden. Wer heutzutage in ein hochwertiges PIM-System investiert, kann der Konkurrenz in naher Zukunft einen großen Schritt voraus sein.

Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser PIM-Systeme Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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