Was ist Ressourcenplanung im Projektmanagement und wie können Unternehmen davon profitieren?

Veröffentlicht am 29.9.2022 von Rosalia Pavlakoudis

Projekte zuverlässig zu planen und auszuführen gehört zu den Schlüsselaufgaben eines Unternehmens. Teil davon ist der effiziente Einsatz von Ressourcen. Wir erklären, was Ressourcenplanung ist, welche Vorteile sie mit sich bringt und was sie beinhaltet.

Was ist Ressourcenplanung im Projektmanagement Header

Der effiziente Einsatz von Ressourcen gehört in der alltäglichen Praxis zu den wichtigsten unternehmerischen Aufgaben. Unabhängig von der Branche und Größenordnung sind Unternehmen darauf angewiesen, dass Projekte zuverlässig geplant und ausgeführt werden. An dieser Stelle kommt die Ressourcenplanung ins Spiel.

Die Ressourcenplanung im Projektmanagement gewinnt in der heutigen Zeit mehr und mehr an Bedeutung, denn für unternehmerischen Erfolg ist sie eine wichtige Voraussetzung. Nicht nur minimiert eine gelungene Ressourcenplanung des Projekts etwaige Mehrkosten – sie maximiert auch die Flexibilität des Unternehmens. Die Verantwortlichen stehen dabei oft vor einer ganzen Reihe komplexer Herausforderungen, die sie nur mit den richtigen Prozessen wirklich gut in den Griff bekommen. Dabei können Softwarelösungen für das Projektmanagement helfen, die es Unternehmen ermöglichen, alle relevanten Ressourcen zu jeder Zeit im Blick zu behalten. Du fragst dich, was sonst noch hinter der Ressourcenplanung im Projektmanagement steckt? Dann bist du hier richtig. Wir erklären, was Ressourcenplanung ist, welche Vorteile sie mit sich bringt und was Ressourcenplanung beinhaltet.

Was ist Ressourcenplanung? 

Der Begriff Ressourcenplanung bezeichnet den Prozess der Planung aller materiellen und immateriellen Ressourcen, die für ein Projekt benötigt werden – so zum Beispiel Zeit, Geld und Personal. Im Fokus steht das Ziel, Projekte so schnell und effizient wie möglich zum Abschluss zu bringen. Zu diesem Zweck werden sowohl notwendige als auch verfügbare Ressourcen identifiziert, eingeplant und zugewiesen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Die Ressourcenplanung im Projektmanagement stellt also sicher, dass die benötigten Ressourcen für ein Projekt zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Wer ist verantwortlich für die Ressourcenplanung eines Projekts? 

Für die Planung von Ressourcen eines Projekts ist grundsätzlich die Projektleitung verantwortlich. Sie koordiniert Aufgaben und Zuständigkeiten, damit Fristen zuverlässig eingehalten werden können. Zusätzlich meldet die Projektleitung den Fortschritt regelmäßig an das Projektbüro, um die langfristige Rentabilität des Projekts zu gewährleisten.

Was sind die Vorteile der Ressourcenplanung?

Eine gute Ressourcenplanung geht mit zahlreichen Vorteilen einher. Nicht nur ermöglicht sie eine präzise Dokumentation und optimale Ressourcenauslastung – sie schafft auch zusätzliche Planungssicherheit auf allen Ebenen. Unternehmen, die ihren Ressourcenbedarf frühzeitig und schematisch ermitteln, können nicht nur Engpässe vermeiden, sondern lernen auch für die Zukunft. Außerdem können sie den Einsatz des nötigen Personals besser planen, was wiederum für mehr Zufriedenheit unter den Mitarbeitern sorgt, die dadurch langfristig im Unternehmen verbleiben.

Was beinhaltet die Ressourcenplanung speziell für das Projektmanagement?

Um eine Ressourcenplanung korrekt durchzuführen, ist es zunächst wichtig, die verschiedenen Ressourcenarten, die die Ressourcenplanung im Projektmanagement beinhaltet, voneinander abzugrenzen. Als Ressourcen werden all jene Dinge bezeichnet, die entlang der Wertschöpfungskette dazu beitragen, ein Projekt abzuwickeln.

Materielle und immaterielle Ressourcen – Ressourcenarten in Unternehmen

Grundsätzlich wird zwischen materiellen Ressourcen, so zum Beispiel Budget und Material, und immateriellen Ressourcen, so zum Beispiel Zeit und Personal, unterschieden. Ihnen allen ist gemeinsam, dass sie für einen störungsfreien Ablauf unabdingbar sind.

Warum ist die effiziente Planung von Ressourcen wichtig?

Eine sorgfältige Ressourcenplanung trägt entscheidend zur Transparenz eines Projekts bei – und ist daher sehr wichtig, wenn es darum geht, alle relevanten Schritte nachzuvollziehen. Sollte es bei der Abwicklung zu Problemen kommen, kann dank der Ressourcenplanung zum Beispiel direkt nach einer Lösung gesucht werden, ohne dass es dadurch zu Zeitverzögerungen oder Kostensteigerungen kommt. Zusätzlich ist die Ressourcenplanung elementar, wenn es darum geht, das Personal im Rahmen des Zeitmanagements optimal aufeinander abzustimmen. Sollten einmal nicht ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, ist das Problem durch die Ressourcenplanung ausführlich dokumentiert, wodurch das Unternehmen für die Zukunft lernen kann.

Herausforderungen und Stolpersteine bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Für die Verantwortlichen bringt die Ressourcenplanung eine ganze Reihe komplexer Herausforderungen mit sich. Um für die optimale Auslastung der Ressourcen zu sorgen, müssen zahlreiche Planungskomponenten berücksichtigt werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass Projekte aufgrund einer unzureichenden Ressourcenausstattung nicht pünktlich abgeschlossen werden können. Dadurch, dass zu wenig geeignete Ressourcen zur Verfügung stehen, steigen wiederum die Projektkosten. Hinzu kommt der Stolperstein, dass Geschäftschancen nicht genutzt werden und Projekte abgelehnt werden müssen, weil die nötigen Ressourcen nicht rechtzeitig beschafft wurden. Entsprechend wichtig ist es, dass die Projektleitung die Fähigkeit besitzt, ein einheitliches System für die Ressourcenplanung zu implementieren – so zum Beispiel mit Hilfe eines geeigneten Projektmanagement Tools. Bei der endgültigen Wahl kann ein hilfreich sein, auf entsprechende Software-Auswahlkriterien zurückzugreifen.

Wie erstellt man einen Ressourcenplan für ein Projekt?

Ein Ressourcenplan dient als Entwurf, der die Ressourcen, die für ein Projekt benötigt werden, identifiziert, auflistet und organisiert. Nur so ist sichergestellt, dass alle Arbeiten effizient und termingerecht ausgeführt werden. Zu diesem Zweck ist ein kontinuierlicher Planungsprozess unverzichtbar:

Ressourcenplanung Schritt für Schritt

Eine moderne Ressourcenplanung ist übrigens digital. Projektmanagement Tools sorgen in Echtzeit dafür, dass die Projektleitung den Überblick über die Ressourcenverfügbarkeit behält. Durch die Visualisierung sind essenzielle Informationen zu jeder Zeit abrufbar. Dadurch gewinnen Unternehmen mehr Klarheit über ihre Kapazitäten, Kostentreiber und Risikofaktoren, was wiederum dabei hilft, zukünftige Projekte besser zu planen.

Kostengang- und Kostensummenlinie als Tool für die Ressourcenplanung

Um die Ausgaben, die ein Projekt mit sich bringt, zu jeder Zeit im Auge zu behalten, wird oftmals mit sogenannten Kostengang- und Kostensummenlinien gearbeitet. Hierbei handelt es sich um ein Instrument, das der Managementebene ein besseres Controlling ermöglichen soll, weil Kostendifferenzen schneller und effizienter identifiziert werden können. Bei der Kostenganglinie handelt es sich um die Summe der für jeden Monat geplanten Kosten über einen bestimmten Zeitraum. Die Kostensummenlinie stellt dagegen die angehäuften Ausgaben eines Projekts dar.

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Projektmanagement Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

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Über den Autor oder die Autorin

Content Analyst für GetApp. Absolventin der HHU Düsseldorf, wohnhaft in Barcelona. Am Wochenende findet man mich meistens am Strand oder beim Brunch.

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