Die Auswahl neuer Software kostet Zeit und Ressourcen. Oft hat man bereits verschiedene Produkte im Auge, aber ist unsicher, wie man die endgültige Wahl trifft. Gleichzeitig kommen die verschiedensten Faktoren ins Spiel, wie das Budget, der Zeitrahmen für die Implementierung, Kundensupport-Optionen und die Datensicherheit.
Die richtigen Software-Auswahlkriterien zu finden kann schwierig sein. Deshalb hat GetApp einen Anforderungskatalog für die Softwareauswahl erstellt, mit dem du die Angebote mehrerer Anbieter vergleichen und eine fundierte Wahl treffen kannst.
Auswahlkriterien beim Softwarevergleich
Mit unserer Vorlage kannst du einen Anforderungskatalog erstellen und die Produkte, die du in der engeren Wahl hast, nach folgenden Auswahlkriterien vergleichen: Softwarefunktionen, Schulungsoptionen, Kundensupport-Optionen, betriebliche Spezifikationen, Integrationen und Preis. Sehen wir uns an, welche Informationen du für die jeweiligen Kriterien benötigst.
Softwarefunktionen
Die meisten Tools, die sich an eine bestimmte Branche richten, bieten eine Reihe von gemeinsamen Funktionen. Finde heraus, ob die von dir benötigten Funktionen von den Tools in deiner Liste angeboten werden. In unserer Vorlage kannst du sowohl unverzichtbare Grundfunktionen als auch Nice-to-haves auflisten, damit dir die Entscheidung leichter fällt. Außerdem kannst du notieren, ob für Funktionen Zusatzkosten entstehen, damit du vollständig überblickst, was du am Ende zahlen wirst.
Softwareschulungen
Die Anforderungen an Nutzerschulungen hängen von der Komplexität einer Software ab. Frag den Anbieter, welche Schulungsoptionen verfügbar sind, etwa live duchgeführte oder aufgezeichnete Online-Schulungen, Selbsthilfematerialien oder Vor-Ort-Schulungen. Achte darauf, ob die Schulungen kostenlos angeboten werden oder kostenpflichtig sind.
Kundensupport
Die Kundensupport-Optionen sind meist abhängig von den gewählten Preisoptionen. Meist wird der Support per E-Mail und Telefon (täglich oder an Wochentagen), Online-Ticketsystem, Live-Chat und/oder per Wissensdatenbank angeboten. Stell sicher, dass die von dir gewählte Software umfangreiche Supportressourcen bietet und du weißt, wen du im Falle eines technischen Problems kontaktieren musst.
Betriebliche Spezifikationen
Die Software deiner Wahl muss mit deiner bestehenden technologischen Infrastruktur und Anwendungen kompatibel sein. Wähle ein für dich geeignetes Bereitstellungsmodell (On-Premises oder webbasiert) und prüfe, welche Betriebssysteme unterstützt werden: Windows, Mac oder Linux. Frag außerdem nach, ob mobile Apps für iOS-, Android- und/oder Windows-Geräte angeboten werden. Mit diesen Informationen kannst du ein Softwaresystem wählen, das zu deinen bisherigen Technologien passt.
Integrationen
Achte darauf, dass die Software in deine vorhandenen Systeme integriert werden kann oder zumindest Integrationsmöglichkeiten für eventuelle weitere Tools bietet, die du anschaffen möchtest. Bei Integrationen werden Daten zwischen den Anwendungen übertragen: Frage daher nach, ob Risiken für die Datensicherheit entstehen können, und stell sicher, dass die Software die DSGVO und andere relevante Datenschutzvorschriften einhält.
Preise
Schau dir die Preisoptionen für jedes Tool auf deiner Liste genau an, einschließlich der Gesamtbetriebskosten, eventueller Vorabkosten, den Preisen pro Nutzer, der Abrechnungshäufigkeit (monatlich, jährlich oder einmalig), der Vertragslaufzeit, den Durchschnittskosten möglicher Zusatzgebühren, den Bedingungen für einen kostenlosen Test sowie eventueller Sonderpreise, Rabatte oder Aktionsangebote.
Recherchiere im Verzeichnis für Unternehmenssoftware auf GetApp Details zu den Produkten auf deiner Liste. In unserem Softwareverzeichnis findest du umfangreiche Informationen zu allen oben genannten Software-Auswahlkriterien. Über die dortigen Nutzerbewertungen findest du außerdem heraus, welche Erfahrungen reale Käufer mit den Tools gemacht haben. Es lohnt sich zudem, Softwareanbieter direkt zu kontaktieren und eine Demo oder Produktpräsentation zu vereinbaren, damit du die Funktionen direkt siehst.
So nutzt du die Vorlage für den Softwarevergleich
Mit dem Software-Anforderungskatalog von GetApp kannst du die Angebote mehrerer Anbieter vergleichen. In unserer Vorlage findest du Abschnitte für alle genannten Vergleichskriterien. In den Abschnitten „Funktionen“ und „Gewünschte Integrationen“ gibst du deine Präferenzen ein, also Funktionen, die du gerne hättest, und nicht die, die vom Anbieter angeboten werden. In den weiteren Abschnitten findest du Ja-/Nein-Fragen oder offene Fragen.
In jedem Bereich bewertest du Softwarefunktionen auf einer Skala von 1 (sehr schlecht) bis 5 (hervorragend). Wenn ein Anbieter eine der aufgeführten Funktionen nicht anbietet, lass das Feld leer. Bewerte die Funktionen auf Grundlage deiner Gespräche mit den Anbietern, Produktdemonstrationen, an denen du teilgenommen hast, und deiner Einschätzung der Benutzerfreundlichkeit, Nützlichkeit, Erschwinglichkeit usw. der Software.
Sobald du die einzelnen Bewertungen eingegeben hast, berechnet die Vorlage automatisch die Gesamtbewertung jedes Produkts, sodass du einfacher vergleichen kannst. Je höher die Bewertung, desto besser entspricht ein Tool deinen Geschäftsanforderungen.
Du kannst unsere Vorlage als Tabelle herunterladen. Mach dir eine Kopie des Dokuments, um deine Antworten einzugeben. Wir haben einen beispielhaften Vergleich von zwei Produkten vorgenommen, damit du siehst, wie man die Tabelle ausfüllt. Wenn du mehr als zwei Tools vergleichen möchtest, füge einfach per Kopieren und Einfügen mehr Produktfelder hinzu.
Zusätzliche Ressourcen:
Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen sind Beispiele, um eine Funktion im Kontext zu zeigen und sind nicht als Empfehlung gedacht oder implizieren eine Befürwortung. Sie sind Quellen entnommen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung als zuverlässig gelten.
