Arbeitswelt im Wandel: Wie man die Arbeitsproduktivität von Remote-Mitarbeitern steigert

Anpassungsfähigkeit und Innovation bei der Teamführung entscheiden über den Erfolg von Unternehmen im neuen Normal der Hybridarbeit und des Homeoffice. Wie können Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern?

Die zunehmende Verschiebung der Arbeit ins Homeoffice, bzw. hin zur Hybridarbeit hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Teams sind nun mit einer veränderten Arbeitsweise konfrontiert, die ein Umdenken in der Chefetage und neue Strategien für die Zusammenarbeit in Remote-Teams zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität erfordert.

Um dieses Thema geht es in dem zweiten Teil der neuen GetApp-Studie (finde hier den ersten Studienteil, der die spezifischen Herausforderungen in internationalen Teams behandelt). Dafür wurden im Januar 2024 knapp 500 Arbeitnehmer befragt, die entweder teilweise oder vollständig im Home-Office arbeiten. Unsere Ergebnisse zeigen, dass Hybrid- und Remote-Mitarbeiter ihre Karriereentwicklung schlechter bewerten als andere Aspekte ihres aktuellen Jobs, sie nur selten oder nie spezialisierte Tools für die Zusammenarbeit mit Kollegen nutzen, und dass Online-Meetings eine Herausforderung für ihre Aufmerksamkeitsspanne darstellen.

Mit dem Wissen um die Herausforderungen, denen Arbeitnehmer in der neuen Arbeitswelt begegnen, können Arbeitgeber innovative Lösungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit in Remote-Teams erarbeiten. Darüber hinaus bieten wir Mitarbeitern mit  unseren Tipps praktische Szenarien zur Verbesserung ihrer Produktivität.

Die wichtigsten Erkenntnisse der Studie:

• Nutzung spezialisierter digitaler Tools könnte höher sein: Ein Großteil der Befragten gab an, dass sie nur selten oder nie spezialisierte Programme für die Zusammenarbeit mit Arbeitskollegen verwenden. Mehr als 60 % machten diese Angabe über Projektmanagementsoftware und 48 % über Kollaborationssoftware.
• Online-Meetings ermüden Mitarbeiter: Als Hauptgründe für eine nachlassende Konzentration in Online-Meetings nannten die Befragten, dass das Meeting zu lang ist (39 %), eine einzelne Person das Meeting dominiert (39 %), die Informationen für ihre Arbeit nicht relevant sind (34 %).
• Schlechte Bewertungen für Karriereentwicklung: Von allen abgefragten Aspekten ihres aktuellen Jobs bewerteten die befragten Remote-Mitarbeiter ihre Karriereentwicklung am schlechtesten. 35 % vergaben auf einer Skala von eins bis zehn Werte zwischen einem und fünf Punkten.

Das Homeoffice hat sich inzwischen fest etabliert

Die COVID-19-Pandemie hatte einen bedeutenden Einfluss auf die Beschleunigung der Digitalisierung am Arbeitsplatz. In vielen Unternehmen wurde die Telearbeit von heute auf morgen eingerichtet. Laut dem Statistischen Bundesamt hat sich der Anteil der im Homeoffice Arbeitenden von 2019 bis 2020 fast verdoppelt, von knapp 13 % auf 21 %. Seitdem hat sich das Arbeiten von Zuhause in Deutschlands Arbeitsalltag etabliert. 

Wie eingangs erwähnt, haben wir für unsere Studie ausschließlich Beschäftigte befragt, deren Unternehmen entweder hybride oder vollständig dezentrale Arbeitsformen anbieten. Wie zu erwarten, arbeitet die Mehrheit mit 82 % im hybriden Modell, also zeitweise remote und zeitweise in einem Büro oder an einem anderen unternehmenseigenen Arbeitsplatz, anstatt vollständig remote. Allerdings arbeitet immerhin fast einer von fünf (18 %) Arbeitnehmern durchgängig von Zuhause aus oder an einem anderen Ort, der nicht zum Büro gehört (z. B. Café, Co-Working-Space).

Nachfolgend soll es darum gehen, wie diese Befragten ihren Arbeitsalltag erleben.

Nutzung spezialisierter digitaler Tools könnte höher sein

Bei der Arbeit im Homeoffice ist es besonders wichtig für Arbeitgeber, ihren Mitarbeitern geeignete Tools zur Verfügung zu stellen, damit sie ihre Aufgaben effizient erledigen und so ihre Arbeitsproduktivität steigern können.

Insofern ist überraschend, dass der Gebrauch von spezialisierten Tools für die Zusammenarbeit in deutschen Unternehmen, die hybride oder vollständige Remote-Arbeitsmodelle anbieten, immer noch nicht weit verbreitet ist.

Die am häufigsten genutzte Kommunikationsmethode ist das Senden von E-Mails an Kollegen, wobei 52 % angaben, diese Methode „immer” zu nutzen (bei einer Likert-Skala mit den Optionen „immer”, „manchmal”, „selten”, „nie”). Allerdings sind E-Mails für eine Zusammenarbeit im Team nicht so gut geeignet wie spezialisierte Anwendungen wie  Projektmanagement- oder Kollaborationssoftware. Diese kommen jedoch weit weniger häufig zum Einsatz. So erklärten über 60 %, dass sie Projektmanagementsoftware nur „selten” oder „nie” nutzen, und 48 % machten dieselbe Aussage über Kollaborationssoftware.

Da digitale Tools wie Projektmanagement- und Kollaborationssoftware speziell für die effektive Zusammenarbeit zwischen Nutzern konzipiert sind, lohnt es sich für Unternehmen, nach geeigneten Lösungen für das eigene Team zu suchen.

Online-Meetings ermüden Mitarbeiter

Online-Meetings haben gegenüber Präsenz-Meetings ihre ganz eigenen Herausforderungen, die sich negativ auf die Mitarbeiterproduktivität auswirken könnten und die es zu verstehen gilt. So ist es beispielsweise in Online-Sitzungen oft schwieriger, sich zu konzentrieren, vor allem wenn die Audio- und Bildqualität nicht ideal ist. Eine weitere Herausforderung ist, festzustellen, welche Sitzungen besser digital und welche besser persönlich abgehalten werden sollten, sofern diese Möglichkeit besteht.

Für 46 % der Befragten finden Meetings zur Hälfte persönlich statt und zur anderen Hälfte digital. Dabei scheint es nicht auf die Menge der Meetings anzukommen, sondern darauf, welche Art von Meetings in Person und welche online stattfinden. So wünschen sich 71 % der Befragten, dass Teambildungen persönlich stattfinden, während 64 % über Neuigkeiten/Updates aus dem Unternehmen virtuell benachrichtigt werden wollen.

Eine verkürzte Aufmerksamkeitsspanne gehört ebenfalls zu den Schwierigkeiten von Online-Meetings. Diese 5 Faktoren sind die Hauptgründe dafür, dass Mitarbeiter während eines Meetings gedanklich abschweifen:

Wie Unternehmen die Produktivität von Meetings steigern können

Um Meetings, vor allem wenn sie virtuell stattfinden, ansprechender zu gestalten, haben wir die folgende Liste mit praktischen Tipps erstellt:

1. Eine Meeting-Agenda erstellen: Ein hilfreiches Tool für Meetings generell ist die Erstellung und Verteilung einer Agenda im Voraus. So schafft der Veranstalter eine klare Vorstellung davon, worum es bei der Sitzung gehen wird, und übt sich gleichzeitig im Erwartungsmanagement. So können Mitarbeiter, für die die zu besprechenden Punkte für ihre Arbeit nicht relevant sind oder sie bereits mit ihnen vertraut sind und deren Anwesenheit optional ist, selbst entscheiden, ob sie an dem Meeting teilnehmen oder nicht.
2. Zu langes Sitzen vermeiden: Langes Sitzen und sich auf einen Referenten zu konzentrieren, kann die Aufmerksamkeit stark beanspruchen und dazu führen, dass man den Fokus verliert. Da kann es helfen, aufzustehen und ein paar Minuten auf und ab zu gehen oder leichte Dehnungsübungen zu machen. Vorher sollte die Kamera allerdings ausgeschaltet werden!
3. Verschiedene Präsentationsmethoden verwenden: Eine langatmige Präsentation mit visuellem Storytelling anzureichern, kann ein fades Meeting auflockern und macht Informationen leichter verdaulich. 
4. Aktive Beteiligung fördern: Ermutigen Sie die Teilnehmer mit etwas Einfachem wie der Funktion „Hand heben", damit sie nicht das Gefühl haben, die Redner unterbrechen oder gleichzeitig sprechen zu müssen, was zu unangenehmen Momenten führen kann.

35 % der Remote-Mitarbeiter äußern sich zweifelnd über ihre Karriereentwicklung  

Wir baten die Befragten, verschiedene Aspekte ihres derzeitigen Arbeitsplatzes auf einer Skala von eins (sehr negativ) bis zehn (sehr positiv) zu bewerten. Das Verhältnis zu den anderen Angestellten wurde am positivsten bewertet (64 % vergaben acht bis zehn Punkte), gefolgt von Flexibilität bei den Arbeitszeiten (60 %) und dem Arbeitsort (56 %).

Im Gegensatz dazu bewerteten die Befragten die Karriereentwicklung am schlechtesten: 35 % vergaben Werte zwischen einem und fünf Punkten.

Eine mögliche Erklärung dafür ist das Arbeitsmodell, denn die Telearbeit kann unzweifelhaft Hindernisse für die eigene Karriere schaffen, die es zu Zeiten der Präsenzpflicht im Büro nicht gab: Es ist möglich, dass Kommunikation und Feedback einfach besser klappen und sich positiv auf die Leistung auswirken, wenn sie persönlich erfolgen, statt virtuell. Ebenso kann es im Büro wesentlich einfacher sein, auf informeller Ebene Kontakte zu knüpfen oder einen besseren Überblick über interne Abläufe zu erhalten. All das kann Mitarbeiter unter Umständen davon abhalten, im Team effizient zusammenzuarbeiten und so ihre Arbeitsproduktivität zu steigern.

Andererseits kann eine ausbleibende Beförderung auch von völlig anderen Faktoren abhängen als der Anwesenheit im Büro, wie zum Beispiel der aktuellen Wirtschaftslage und dem damit verbundenen Sparverhalten vieler Unternehmen.

Aus den Augen, aus dem Sinn? 3 Tipps, um während der Telearbeit im Team präsent zu sein:

Um trotz der Entfernung ein größeres Teamgefühl zu erzielen, sind hier ein paar Tipps, um während der Arbeit im Homeoffice im Team präsent zu sein.

1. Sich aktiv einbringen: Bei virtuellen Meetings sollten Angestellte versuchen, sich aktiv zu beteiligen, anstatt nur passiv zuzuhören, und die Kamera immer eingeschaltet lassen.
2. An After-Work-Veranstaltungen teilnehmen: Arbeitgeber, die mobile Arbeitsmodelle eingeführt haben, veranstalten häufiger After-Work-Events. Diese sind zwar freiwillig, sollten aber unbedingt genutzt werden, um sich blicken zu lassen und mit Kollegen zu netzwerken.
3. Nach Möglichkeit gelegentlich ins Büro kommen: Ob durch Zufall oder von der Geschäftsleitung vorgegeben: Oft gibt es ein oder zwei Tage pro Woche, etwa dienstags oder donnerstags, an denen das Büro am meisten frequentiert wird. Wenn Mitarbeiter hin und wieder im Büro vorbeischauen wollen, lohnen sich diese Tage am meisten, um den Kontakt zu Kollegen zu pflegen, von ihnen zu lernen und von den Vorgesetzten nicht vergessen zu werden.