6 Strategien für die erfolgreiche Software-Einführung

Mit diesen sechs Strategien erstellst du einen durchdachten Plan für die Software-Einführung und vermeidest Fallstricke bei der Implementierung.

Egal, ob du von Excel-Tabellen zu Business Intelligence-Software wechselst oder dein altes E-Mail-System durch ein Helpdesk-Tool ersetzen willst: Die Entscheidung für die passende Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) ist nur der erste Schritt eines langen Prozesses.

Wenn ein detaillierter Plan für die Software-Einführung fehlt, kommt es schnell zu unrealistischen Erwartungen, übersehenen Risiken und frustrierten Angestellten.

Wenn die Kaufentscheidung für eine bestimmte Software getroffen wurde, fangen manchmal die Probleme erst an. Dennoch konzentrieren sich die meisten Unternehmen voll und ganz auf den Auswahlprozess und widmen der anschließenden Implementierung vorerst wenig Aufmerksamkeit: Gartner erhält teils doppelt so viele Anfragen zur Auswahl von SaaS-Anwendungen wie zu ihrer Implementierung (vollständiger Report für Gartner-Kunden verfügbar). Ein Grund liegt darin, dass Unternehmenssoftware in der Regel für ihre Funktionen beworben wird, während mögliche Probleme bei der Einführung heruntergespielt werden.

Mit den folgenden sechs Strategien lassen sich häufige Fehler bei der Software-Einführung erfolgreich vermeiden.

6 Strategien für die erfolgreiche Software-Einführung

1. Die eigenen Anforderungen mit den Angeboten der Anbieter abgleichen

Konzentriere dich darauf, was eine Software für dein Unternehmen tun sollte, nicht darauf, was sie kann. Eine handelsübliche Business-Softwarelösung wird nicht speziell für dein Unternehmen entwickelt, sondern so konzipiert, dass sie die Anforderungen möglichst vieler Unternehmen abdeckt. Lass dich nicht von der schicken Website oder der ausgeklügelten Marketing-Taktik eines Anbieters ablenken. Du kaufst keinen technischen Schnickschnack, sondern Unternehmenssoftware, die deine Prozesse vereinfachen oder verbessern soll.

Dabei müssen oft Arbeitsabläufe so angepasst werden, dass sie zu der neuen Software passen. Beim Gespräch mit Anbietern ist dein Ziel, herauszufinden, wie genau deine Prozesse an das Produkt angepasst werden können und ob das Ergebnis für dein Unternehmen eine allgemeine Verbesserung ist.

Bring in Erfahrung, welchen Support du sowohl während als auch nach der Einführung erhältst. Bietet der Anbieter Schulungen vor Ort an? Ist der Support rund um die Uhr verfügbar oder bist du auf dich allein gestellt? Bei manchen Anbietern sind die Antworten auf diese Fragen von der gewählten Preisoption abhängig.

Bedenke außerdem: Durch die SaaS-Einführung gibst du Drittanbietern Zugriff auf die Daten deines Unternehmens. Um Compliance-Probleme zu vermeiden, musst du zwingend sicherstellen, dass die Software die für deine Branche relevanten Standards und Zertifizierungen bietet und Verordnungen wie die DSGVO eingehalten werden.

2. Sorgfältig vorgehen

Stelle vor jeder Kaufentscheidung sicher, dass du über Service Level Agreements, vertragliche Verpflichtungen und mögliche Zusatzkosten genau informiert bist und alles verstehst.

Gehe dazu wie folgt vor:

• Sprich mit bestehenden Kunden des Anbieters, um von ihren Erfahrungen zu hören und mögliche Probleme zu erkennen, die du noch nicht bedacht hast. So kannst du die Versprechen des Anbieters mit der Realität abgleichen.
• Frag diese Personen, weshalb sie sich für das Produkt des Anbieters entschieden haben, ob sie mit der Rentabilität zufrieden sind und ob unerwartete Kosten aufgekommen sind. Überleg auch, sie zu fragen, ob sie in irgendeiner Weise dafür bezahlt oder belohnt wurden, dass sie sich als Referenz zur Verfügung stellen.
• Lies Produktrezensionen, um die Benutzerfreundlichkeit der Software einzuschätzen und herauszufinden, ob Unternehmen deiner Branche das Produkt für ähnliche Zwecke nutzen. Die Reviews auf GetApp sind beispielsweise nach Branchentyp und Unternehmensgröße der Reviewer sortiert.
• Häufig geben Reviewer ihre beruflichen Kontaktdaten oder einen Link zu ihrem LinkedIn-Profil an. So kannst du sie kontaktieren, ins Gespräch kommen und nach Einzelheiten zu ihren Erfahrungen mit einem Produkt fragen.
• Engagiere erfahrene Berater, die dich bei der Software-Einführung unterstützen. Bedenke dabei, dass auch das Beauftragen eines Beraters kostspielig sein kann und du auch hier nach Referenzen fragen solltest. Stell sicher, dass die Person deiner Wahl ausreichend Erfahrung in deinem Geschäftsfeld hat.

3. Beachte die Auswirkungen des Wer, Was und Wann

Analysiere, wen die neue Software betreffen wird, welche Systeme sie ersetzen wird und wann die Einführung die geringsten Auswirkungen haben wird.

• Wer ist betroffen? Hole dir Rückmeldungen von wichtigen Teammitgliedern aus jeder Abteilung. Notiere dir, welche Personen die Software pro Abteilung nutzen werden, und dokumentiere, wie sich die Einführung auf ihre Arbeitsabläufe auswirken könnte.
• Was wird ersetzt? Wenn du ein bestehendes System ersetzt, finde heraus, welche Daten und Prozesse dadurch möglicherweise dupliziert werden, und reduziere diese. Nebenbei gesagt: Nur weil eine Funktion in der neuen Software enthalten ist, heißt das nicht, dass du sie auch nutzen musst. Es kann sinnvoll sein, die anfängliche Einführung auf bestimmte Funktionen zu beschränken und andere erst im Laufe der Zeit einzubeziehen.
• Wann soll es losgehen? Ein schlechtes Timing kann den Erfolg der Software-Einführung aufs Spiel setzen. Minimiere die möglichen Auswirkungen von Ausfallzeiten, indem du den optimalen Zeitpunkt für die Einführung ermittelst. Identifiziere zeitkritische Projekte, triff eine Vorauswahl an möglichen Zeitpunkten und führe eventuell eine Umfrage durch, damit deine Angestellten sagen können, welches Datum sie bevorzugen. Es gibt mehrere kostenlose Umfragetools, die sich zu diesem Zweck anbieten.

4. Das Potenzial von Superusern nutzen

Finde Superuser, die sich für die neue Software einsetzen und anderen helfen, die Nutzung zu erlernen und sich an die neuen Abläufe anzupassen. Superuser sollten aufgrund ihrer technischen Fertigkeiten und ihres guten Verhältnisses zum Rest des Teams ausgewählt werden. Vielleicht bieten sich auch Personen als Superuser an, die zuvor für die Einführung des Tools argumentiert haben und sich wahrscheinlich besonders für das Projekt begeistern können.

Superuser sollten schon früh einbezogen werden, idealerweise bereits beim Softwareauswahlprozess. Gib ihnen die Gelegenheit, an Produktdemonstrationen teilzunehmen, und beziehe sie in die Endnutzerschulung ein.

Während der Implementierung sollten die Superuser über alle Updates, Probleme oder technische Pannen auf dem Laufenden gehalten werden und als Bindeglied zwischen Management und Endnutzern dienen. Nach der Implementierung können sie neuen Teammitgliedern oder Nutzern helfen, schnell mit der Software zurechtzukommen, und auch langfristig bei Fragen zur Verfügung stehen.

5. Den Software-Einführungsplan formell dokumentieren

Zum Dokumentieren eines relativ einfachen Software-Einführungsplans kann ein kostenloses Tool wie

6. Offen mit Endnutzern kommunizieren

Eine gute Kommunikation ist für die erfolgreiche Software-Einführung entscheidend. Erkläre deinen Teams im Detail die Gründe für die Veränderung. Entspricht eure vorherige Software nicht mehr den aktuellen Ansprüchen und muss durch eine robustere ersetzt werden, oder braucht ihr eine ganz neue Lösung für Probleme, die in der letzten Zeit aufgekommen sind?

Erläutere deinen Angestellten, wie genau sie von der neuen Software profitieren werden und wie das Tool ihre Arbeit erleichtert. Passe deine Kommunikation an die einzelnen Abteilungen an, abhängig davon, wie sie die Software einsetzen werden.

Wenn du die Gründe für die Umstellung gut erklärst und die erwarteten Vorteile herausstellst, kannst du skeptische Personen beruhigen und diejenigen überzeugen, die mit der alten Vorgehensweise zufrieden waren und nichts ändern wollten.

Die Software-Einführung ist nicht nur einfach

Die Anpassung an neue Software bringt immer eine gewisse Frustration mit sich. Es lohnt sich nicht, den Übergang zu einem neuen System als völlig reibungslos zu beschönigen, denn dadurch entstehen überzogene Erwartungen und das Personal verliert die Motivation, wenn nicht alles gleich so läuft wie angekündigt. Präsentiere die Umstellung stattdessen als bewältigbare Herausforderung, die dein Team zusammenbringt.

Auf unseren Software-Kategorieseiten findest du Softwaretools, die den Einführungsprozess erleichtern, sowie Produktbeschreibungen und Nutzerbewertungen, die dir helfen, die Benutzerfreundlichkeit verschiedener Tools einzuschätzen.

Weitere Ressourcen

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Haftungsausschluss

Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.