Seien wir mal ehrlich. Ein gutes Projektmanagement und ein pünktlicher Projektabschluss sind natürlich wichtig, aber etwas anderes ist viel wichtiger: Passen die Projekte nicht in die Unternehmensstrategie, war der ganze Aufwand für die Katz. Wenn jedoch mehrere Projekte gleichzeitig in Arbeit sind, kann es eine echte Herausforderung sein, das eigene Handeln konstant an der langfristigen Strategie auszurichten.
Dieser Herausforderung kann man durch eine gute Organisation natürlich Herr werden. Und das geht am besten, wenn man die richtige Software dafür hat. Glücklicherweise gibt es Lösungen, die vielbeschäftigten Projektmanager*innen das Leben erleichtern. Projektportfoliomanagement-Systeme (kurz: PPM-Systeme) zum Beispiel helfen, Projekte über die gesamte Pipeline hinweg zu analysieren, Prioritäten in Echtzeit anzupassen und alle Aspekte eines jeden Projektes mit der langfristigen Unternehmensstrategie abzugleichen.
Fortgeschrittene PPM-Systeme verbessern die Teamarbeit und das Projektmanagement und helfen dabei, sicherzustellen, dass wirklich das gesamte Team an einem Strang zieht.
Diese Systeme sind besonders hilfreich für Teams, die in den Bereichen Finanz-, Ressourcen- und Risikomanagement tätig sind. Der Grund dafür ist einfach: Einige von ihnen verwenden Algorithmen, die speziell an das jeweilige Unternehmen angepasst werden und dann jedes Projekt einzeln auswerten können.
Als Hilfestellung für die Auswahl eines gut zugeschnittenen Systems mit einem sinnvollen Preis-Leistungsverhältnis haben wir hier eine Liste mit 5 cloudbasierten Anwendungen für das Projektportfoliomanagement zusammengestellt.
Asana
Das erklärte Ziel von Asana ist es, Nutzer*innen beim Anlegen von Projekten und beim Verwalten von Aufgaben aus diesen Projekten zu unterstützen. Hierfür bietet es eine Menge praktischer Funktionen, die die E-Mail-Posteingänge der Teammitglieder entlasten. Benachrichtigungen über Aufgaben und Projektfortschritt gehen stattdessen an die Asana-Inbox.
Aufgaben können mit Notizen versehen, zusammengefasst oder nach Priorität sortiert werden, man kann ein Fälligkeitsdatum eintragen und bestimmten Aufgaben folgen (und ihnen sogar Follower hinzufügen) sowie Benachrichtigungen erhalten, wenn sich Aufgaben ändern oder abgeschlossen sind. Das beste von allem: Mit Asana können verschiedene Teams unabhängig voneinander verwaltet werden, es gibt eigene, abgeschlossene Arbeitsbereiche für Projekte und Aufgaben. Das erhöht nicht nur die Transparenz, es vermeidet gleichzeitig Überschneidungen. Außerdem schön: Asana ist auf Deutsch verfügbar.
Preis: Es gibt drei Modelle von der kostenlosen Basisvariante bis hin zur Enterprise-Version. Den Preis für die Enterprise-Version erhält man auf Anfrage.
KeyedIn Projects
Der Schwerpunkt von
liegt auf dem Projekt- und Ressourcenmanagement. Deadlines einsehen, Dokumente ablegen, Probleme aufzeigen und im Blick behalten, sich im Team beraten: KeyedIn will eine zentrale Anlaufstelle für PPM-Teams sein.Das Tool überwacht Zeit, Kosten und Budget. Nutzer*innen können Projekthierarchien einsehen, über den Stand eines Projektes berichten, Szenarien entwickeln und Gantt-Diagramme erstellen.
Preis: Preisinformationen erhält man direkt von KeyedIn.
Wrike
Wrike ist eine zentrale Plattform für Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Dort können Projektpläne angelegt – und später angepasst – werden, Anforderungen und Daten hinterlegt und Änderungen nachverfolgt werden. Ist die Arbeit einmal erledigt, lassen sich außerdem Berichte ausgeben, mit denen Stakeholder über den Projektfortschritt informiert werden können.
Updates und persönliche Dashboards werden in Echtzeit aktualisiert, sodass die Teammitglieder sich nicht mit ihren überlaufenden E-Mail-Posteingängen auseinandersetzen müssen. Außerdem stehen Funktionen für das Ressourcen-, Vorlagen- und Workflow-Management zur Verfügung. Das Beste: Wiederkehrende Aufgaben und Projekte können automatisiert werden, sodass Teams mehr Zeit haben, sich mit strategischen Fragen zu beschäftigen.
Preis: Es gibt fünf Versionen, von der kostenloses Basisversion für 5 Personen bis hin zur Enterprise-Version mit unendlich vielen Nutzer*innen. Den Preis für die Enterprise-Version erhält man auf Anfrage.
Projectplace
Projectplace ist eine zentrale Schnittstelle für Projekte. Hier laufen Dateien, Diskussionen und Berichte zusammen und die Nutzer*innen erhalten eine geordnete Übersicht über ihre Projektportfolios. Mit einer praktischen Benutzeroberfläche können Portfolios, Aufgaben, Dokumente, Zeit und Auslastung verwaltet werden.
Außerdem bietet Projectplace Kooperationsmöglichkeiten für Teilprojekte. Sobald ein Projektplan erstellt ist, können bestimmte Punkte mit Aktivitäten und Zwischenzielen verknüpft werden. Mit Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen können alle Teammitglieder jederzeit Arbeitsabläufe und Projektziele visuell abgleichen und das Feature zum Workload-Management erlaubt es Projektmanager*innen, Aufgaben und Verpflichtungen in allen Projekten im Blick zu behalten.
Preis: 29 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Clarizen
Mit Clarizen kann ein Projektportfolio-Team so organisiert werden, dass die Produktivität im Mittelpunkt steht. Das gelingt, indem soziale Features und leistungsstarkes Projektmanagement miteinander verzahnt werden.
fasst Gespräche, Aufgaben und Projekte zusammen – und das in einer einzigen Lösung. Zu den Funktionen gehören gemeinsames Planen, Ressourcenmanagement und ein genauer Überblick über Zeit, Kosten und Probleme.
Preis: Die Preise für beide Versionen können direkt auf der Website angefragt werden.
In unserem Softwareverzeichnis kannst du Software für das Projektportfoliomanagement vergleichen und unabhängige Nutzermeinungen lesen, um herauszufinden, welche PPM-Lösung für dein Unternehmen am besten passt.
