Du brauchst ein neues Projektmanagement-Tool? Mit diesen 5 Schritten gelingt die Projektmanagement Software Einführung

Veröffentlicht am 20.2.2019 von Ankita Singh und Ines Bahr

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Du brauchst eine neue Projektmanagement-Software

Stehen du und deine Mitarbeiter vor einem Produktivitätsproblem? Hast du den Eindruck, dein Projektmanagement-Tool hält nicht, was es verspricht? Wenn du jetzt zweimal mit „ja‟ geantwortet hast, ist die Zeit vermutlich reif für die Einführung einer neuen Projektmanagement Software, die besser auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten ist.

Unsere Umfrage über die wichtigsten Herausforderungen für kleine Unternehmen bei der Investition in Software (s. u.) zeigt, dass die Produktivitätssteigerung einer der Hauptgründe ist, in neue Technologien zu investieren. An zweiter Stelle gaben kleine Unternehmen an, der Software, die sie verwenden, irgendwann zu entwachsen.

Doch die Entscheidung, dein bisheriges PM-Tool durch ein neues zu ersetzen, stellt dich und deine Projektmanager unweigerlich vor neue und erhebliche Herausforderungen: So muss man entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für den Kauf der neuen Software gekommen ist, und sich auf Widerstand der Mitarbeiter gegen die neue Technologie gefasst machen.

Kleine Unternehmen benötigen einen Plan für die Projektmanagement Software Einführung, in den alle Mitarbeiter eingebunden sind. So vermeidet man, dass es aufgrund von Schwierigkeiten im Projektablauf zu teilweise erheblichen finanziellen Einbußen kommt. Der eingesparte Betrag kann somit effizient woanders eingesetzt werden.

Dieser Artikel zielt darauf ab, kleine Unternehmen bei der Einführung einer neuen Projektmanagement-Software zu unterstützen. Die neue Anwendung soll ein effizienter Ersatz für die alte sein und die Produktivität des gesamten Teams steigern.

Auf diese Punkte werden wir eingehen:

  • Checkliste: Ist die Zeit reif für den Umstieg auf ein neues Projektmanagement-Tool?
  • 5 Schritte, um die neue Projektmanagement-Software zu implementieren
  • Andere wichtige Gesichtspunkte für eine reibungslose Umstellung
  • Nächste Schritte und empfohlene Ressourcen

Checkliste: Ist die Zeit reif für die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software?

Eine aktuelle PMI-Studie besagt, dass durch schlechtes Projektmanagement rund 10 Prozent jedes investierten Dollars vergeudet werden. Kommt dir das bekannt vor? Dann könnte es an der Zeit sein, auf ein neues PM-Tool umzusteigen.

Die wichtigste Erwartung an die neue Software sollte sein, dass sie zu deinen Unternehmensabläufen passt und die Produktivität der Mitarbeiter ankurbelt.  

Wir wissen, wie erdrückend und verwirrend der Entscheidungsprozess sein kann, ob man eine neue Software braucht oder nicht. Hier kommt also unsere Checkliste, die kleinen Unternehmen bei der Überlegung helfen soll, ob der Zeitpunkt günstig ist, um die bisherige PM-Software gegen eine neue auszutauschen.

Checkliste: Richtige Zeitpunkt für einen Umstieg

5 Schritte, um die neue Projektmananagement-Software zu implementieren

Hast du die Entscheidung getroffen, dein Unternehmen auf die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software vorzubereiten, musst du dafür sorgen, jeglichem Widerstand zu begegnen, der dir vonseiten deiner Mitarbeiter höchstwahrscheinlich entgegenschlagen wird.

In dieser Sektion führen wir Schritte auf, die man befolgen sollte, damit die Umstellung auf das neue Tool reibungslos verläuft. So kann man für höchste Zufriedenheit unter den Mitarbeitern seines kleinen Unternehmens sorgen:

1. Bereite das Mitarbeiterteam auf die Projektmanagement Software Einführung vor

Die Angestellten sind im Umgang mit der derzeitigen Software vertraut. Daher brauchen sie wahrscheinlich eine Weile, um sich mit der Entscheidung anzufreunden, auf ein neues System umzusteigen. Bereite sie deshalb schon im Vorfeld darauf vor – zum Beispiel auf diese Weise:

  • Halte Besprechungen in kleinen Gruppen ab, um die Diskussionen besser managen zu können. Es ist besser, die Sitzungen  über ein paar Tage zu verteilen, als alles in ein Meeting zu packen.
  • Geh auf die Bedenken deiner Mitarbeiter ein und sprich offen jede Form von Widerstand an. Wahrscheinlich sind sie besorgt, dass sich ihre Arbeitsprozesse ändern werden. Versichere ihnen, dass du ihre Bedenken ernstnimmst und alles tun wirst, damit es ein sanfter Übergang wird.
  • Organisiere fortlaufend Anschlussbesprechungen, um zu überprüfen, wie es deinem Team mit der Umstellung ergeht. Das führt dazu, dass ihre Bedenken mit der Zeit nachlassen.
  • Führe sie durch die neue PM-Software hindurch und hebe den Produktivitätsgewinn hervor. Vergleiche die neue Software mit der alten und demonstriere die Vorteile, Ähnlichkeiten und Unterschiede, um alle Restzweifel auszuräumen.
  • Sprich offen über jegliche zusätzliche Arbeit, die deine Mitarbeiter eventuell auf sich nehmen müssen, um sich mit der neuen Anwendung vertraut zu machen. Geh außerdem darauf ein, wie man von Mobilgeräten und aus dem Internet auf die neue Software zugreifen kann.
  • Biete deinem Team Rund-um-die-Uhr-Support mithilfe von Trainingsmodulen, Unterlagen, Demos etc.

Der Vorteil 

Dank dieser Vorgehensweise können sich die Mitarbeiter schrittweise an die Veränderung gewöhnen und werden rechtzeitig darauf vorbereitet. Die Gruppengespräche geben ihnen zudem das Gefühl, bei der Entscheidung und dem Implementationsprozess gleichberechtigte Partner zu sein.

2. Sorge dafür, dass die Führungskräfte volles Engagement zeigen

Eine Vielzahl von Meetings zu organisieren, bedeutet für die leitenden Angestellten eine Menge Arbeit. Doch die Besprechungen sind unerlässlich, um den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie mit der vollen Unterstützung ihrer Vorgesetzten rechnen können. Hier ein paar Vorschläge, wie man es seinen Managern erleichtern kann, diese Umstellung leichter zu handhaben:

  • Halte die Augen nach Führungskräften auf, die gern am Umstellungsprozess auf die neue Software beteiligt wären.
  • Bitte leitende Angestellte, ihre eigenen Vorbehalte gegenüber der neuen Software aufzulisten und sie offen und ehrlich mit dem Mitarbeiterteam zu besprechen, um gemeinsam Lösungen zu entwickeln.
  • Sammle die gemeinschaftlich erarbeiteten Lösungsvorschläge und binde sie in den finalen Plan ein, um für eine reibungslose Implementierung der Software zu sorgen. Auf diese Weise werden sich sowohl die Führungskräfte als auch der Rest der Belegschaft eng in den Prozess eingebunden fühlen und mit mehr Engagement an das neue Tool herangehen.

Der Vorteil 

Dieser Schritt wird die Kommunikationsbarrieren überbrücken, die sich häufig zwischen Führungskräften und Angestellten auftun, wenn es um wichtige Geschäftsentscheidungen geht. In diesem Stadium sollte das Ziel darin bestehen, Vertrauen zwischen seinen Angestellten und Führungskräften zu schaffen und vollkommene Transparenz zu gewährleisten.

3. Wähle Testanwender und ein Projekt zu Demonstrationszwecken aus

Als kleines Unternehmen heißt es vorsichtig und wohlüberlegt zu handeln, wenn man sein Kapital in das passende PM-Tool investieren möchte — und das bereits zum zweiten Mal. Wer die folgenden Schritte beherzigt, vermeidet, Geld für eine Anwendung zu vergeuden, die auf lange Sicht nicht für das Unternehmen geeignet ist:

  • Nimm zwei bis fünf PM-Tools in die engere Auswahl, die deine Kriterien erfüllen. Nutze kostenlose Testversionen und Software-Demos, um abzuwägen, ob sich die Anwendungen für dein Unternehmen eignen.
  • Bestimme Kurz- und Langzeitprojekte, um die ausgewählten Tools zu testen.
  • Sorge dafür, dass dein Test-Team ein Basis-Training für die ausgewählten Softwarelösungen erhält, um sie effizient testen zu können.
  • Trage das Feedback deiner Testpersonen zusammen, um dir ein Bild von ihren Hauptbedenken und positiven Einschätzungen der Anwendungen zu machen. Nachdem das Test-Projekt oder die Test-Projekte abgeschlossen sind, kann man eine Situation aus dem Geschäftsalltag als Beispielszenario verwenden, um den Rest der Belegschaft von seinem Plan zu überzeugen, die Software zu wechseln.

Der Vorteil 

Der hauptsächliche Vorteil dieser Übung besteht darin, innerhalb der Firma Mitstreiter zu finden, die den Umstellungsprozess positiv beeinflussen. Ein Kern-Team, das bereits Erfahrung mit dem Tool hat und als interne Anlaufstelle für Fragen dient, wird allen anderen Mitarbeitern die Umstellung erleichtern.

4. Während der Umstellung Empathie zeigen, um sein Team zu unterstützen

Sich auf ein neues PM-Tool umzustellen, bedeutet auch eine persönliche Veränderung, denn es beeinflusst den Arbeitsablauf und Arbeitsstil eines jeden Mitarbeiters. Der Übergang kann mithilfe der folgenden Schritte sanfter gestaltet werden:

  • Erkläre deinen Mitarbeitern während der Umstellung, was du dir von der neuen Software erhoffst. Führe die angestrebten Ziele und die Vorteile der neuen Anwendung auf, damit es deinen Angestellten leichter fällt, deine Entscheidung zu verstehen.
  • Sobald du die Entscheidung verkündest, auf ein neues PM-Tool umzusteigen, wird dir von deinen Mitarbeitern gewisser Widerstand entgegenschlagen. Um eine volle Unterstützung durch dein Team zu erreichen, veranschauliche anhand schwieriger Situationen aus dem Arbeitsalltag, wie man sie mithilfe der neuen Anwendung bewältigen kann. Außerdem solltest du mit deinen Projektmanagern Treffen unter vier Augen anberaumen, um zu erfahren, mit welchen Schwierigkeiten sie bei der Projektverwaltung derzeit zu kämpfen haben.   

Der Vorteil 

Diese Schritte geben dir Rückendeckung, wenn du die Vorteile des Software-Wechsels herausstellst; deine Motivation wird sich besser auf deine Mitarbeiter übertragen.

5. Übergang zur neuen Software in überschaubaren Schritten

Der Hauptgrund für den stufenweisen Wechsel zu einer neuen PM-Anwendung ist, den Aneignungsprozess entspannter zu gestalten. Der Umstieg sollte für die Mitarbeiter nicht aus heiterem Himmel kommen. Untergliedere ihn in so viele Schritte wie möglich.

  • Der Wechsel sollte nicht stattfinden, während gerade an einem Projekt gearbeitet wird. Es gilt dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter nicht in Stress geraten, weil sie sich eine neue Software aneignen und zugleich auf knappe Abgabetermine hinarbeiten müssen.  
  • Die Implementierung sollte in einzelne Phasen gegliedert werden. Entwirf einen Zeitplan für die Projekte und starte mit neuen, unkomplizierten Projekten, die keine eng gesteckten Fristen haben. Informiere dein Team darüber, dass das alte und das neue System nebeneinander bestehen bleiben, bis das Training vollständig abgeschlossen ist und alles zu hundert Prozent rundläuft.
  • Stelle deinen Mitarbeitern zu Beginn der Umstellung Hilfe vor Ort zur Verfügung, um jeglichem Widerstand während der Lernphase vorzubeugen.
  • Setze Trainingszeiten für deine Mitarbeiterteams fest und sorge dafür, dass ausreichend Zeit für den Onboarding-Prozess zur Verfügung steht, auch wenn sie an fortlaufenden Projekten arbeiten.

Der Vorteil 

Die Software-Umstellung zeitlich zu planen, macht den gesamten Prozess für die Angestellten weniger überwältigend. Auf diese Weise sind sie viel eher gewillt, einen über die gesamte Dauer der Umstellung zu unterstützen.

Andere wichtige Gesichtspunkte für eine reibungslose Umstellung

Sobald du für den Umstieg auf ein neues Projektmanagement-Tool bereit bist, gilt es noch zwei wesentliche Dinge zu überdenken:

  • Die Kosten des Umstiegs kalkulieren. Um versteckte Kosten zu vermeiden, ist es wichtig, sich einen Überblick über die Gesamtkosten für die Umstellung auf die neue Anwendung zu verschaffen. Zu den Gesamtkosten zählen neben dem Preis der neuen Software die Ausgaben für das Training der Mitarbeiter, die Kosten für die Projektabwicklung und die Kosten für die Verzögerungen im Arbeitsablauf während der Übergangsphase.
  • Datensicherheit und nahtlosen Datentransfer gewährleisten. Sorge dafür, dass das neue System mit dem alten kompatibel ist, sodass du alle Unternehmensdaten nahtlos übertragen, synchronisieren und an einem sicheren Ort speichern kannst. So stellt man sicher, dass Projektdaten nicht verloren gehen.

Nächste Schritte und empfohlene Ressourcen

Mit diesen Ideen kannst du Schwung in den Software-Umstieg deines Unternehmens bringen:

  • Ernenne Mitarbeiter zu Botschaftern für die Projektmigration. Wähle Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen aus und mache sie zu kompetenten Ansprechpartnern, um die Umstellung zu meistern. Sie können beim Bewältigen der Probleme und Risiken helfen, die währenddessen auftauchen. Zudem können sie Rückfragen der Mitarbeiter beantworten, um zu verhindern, dass sie die Motivation verlieren.
  • Den Rahmen feststecken. Die Fristen jeder Phase der Implementierung und Umstellung auf die neue Software sollten der gesamten Belegschaft mitgeteilt werden, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen. Trage die Erwartungen aller Mitarbeiter an die neue Anwendung hinsichtlich der Technologie, Zeit und Kosten zusammen.
  • Den Erfolg der Umstellung testen. Nach Beendigung eines jeden Projekts sollten regelmäßige Tests durchgeführt und alle Probleme festgehalten werden, mit denen die Mitarbeiter konfrontiert worden sind. Leite diese Informationen an den Händler weiter, damit die Software entsprechend aufgerüstet oder angepasst werden kann.  
  • Den Mitarbeitern Anreize für die gelungene Umstellung bieten. Man sollte unbedingt Anreize für den nahtlosen Übergang und das Erlernen der neuen Software bieten. So kann man beispielsweise das Team küren, das die besten Tipps und Tricks auf Lager hat, um mit dem neuen Tool erfolgreiches Projektmanagement zu betreiben.

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Gartners Umfrage zu den Top-Technologie-Trends

Gartner hat die Primärforschung von Juli bis September 2018 unter 715 Befragten in den USA online durchgeführt. Die Ergebnisse der Forschung und der Umfrage basieren auf Gartners Studie, welche die Herausforderungen und Herangehensweise kleiner Unternehmen bei Investitionen in Software untersucht hat. Die Unternehmen wurden nach ihrer Größe, der Anzahl ihrer Mitarbeiter (zwei bis 249 Angestellte) und dem unternehmensweiten Jahreserlös (unter 100 Millionen USD) gefiltert.

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