Die Vorstellung, ein Unternehmen zu führen, ohne vor Ort zu sein, ist in vieler Hinsicht durchaus attraktiv. Allerdings muss man ein bisschen aufpassen, weil es schnell in eine Belastung umschlagen kann. Die eigene Firma in die Hände einer Führungsriege zu legen, erfordert viel Vertrauen – aber der Zweifel bleibt. Und lenkt im schlimmsten Fall von dem ab, was man eigentlich stattdessen tun wollte. Kommen die Angestellten eigentlich zur Arbeit? Sind die Finanzen in Ordnung? Fühlen sich die Mitarbeiter*innen wohl?
Glücklicherweise kann eine Vielzahl leistungsfähiger Cloud-Lösungen helfen, diese Sorgen zu vertreiben und die Herausforderungen zu meistern. In diesem Artikel wollen wir 5 essentielle Business-Apps vorstellen, mit denen sich ein Unternehmen aus der Ferne führen lässt. Speziell wenden wir uns folgenden Bereichen zu: Recruitment, Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung, Mitarbeiterbeurteilung, Buchhaltung und Auftragsverwaltung.
Recruitment: Breezy HR
ist ein leistungsstarkes HR-Tool, das eine breite Palette von HR-Aufgaben übernehmen kann und viele Features vereint, mit denen sich ein leistungsstarkes Team zusammenstellen lässt. Es umfasst Bewerbermanagement, Stellenausschreibung, Personalbeschaffung und eine automatisierte Referenzprüfung.
Die Lösung bietet Pipelines, mit denen sich der Fortschritt von Kandidat*innen verfolgen lässt und die gezielt an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können. Mit Breezy HR kann man E-Mails an Bewerber*innen schreiben, Bewerbungsgespräche vereinbaren und erfolgreichen Kandidat*innen sogar Stellenangebote unterbreiten. Außerdem lässt sich die Reichweite von Stellenausschreibungen vergrößern, da sie direkt auf Portalen wie Glassdoor, Jobrapido oder LinkedIn veröffentlicht werden können, die mit einem Klick erreichbar sind.
Zu Breezy HR gehört unter anderem eine Funktion für Videokonferenzen, mit der auch aus der Ferne Bewerbungsgespräche durchgeführt werden können, und mit der Chrome-Erweiterung lassen sich Bewerberprofile aus Portalen wie LinkedIn, Xing und AngelList bei Breezy importieren. Ebenso praktisch ist eine Funktion, die sogar unformatierte Lebensläufe in schlanke, durchsuchbare Bewerberprofile umwandeln kann.
Dank Apps für iOS und Android lassen sich die Teamkommunikation und der Kontakt zu den Bewerbern von überall einsehen und verwalten, auch der Fortschritt einzelner Kandidaten kann vom Smartphone aus gezielt eingesehen werden.
Außerdem lässt sich Breezy HR mit Twitter, BambooHR, G Suite, LinkedIn, Google Analytics, Facebook, Microsoft Outlook, Google Calendar, Slack, Gmail, Zapier, 1Password und Namely verbinden, um nur einige zu nennen.
Preise: Es gibt eine Single-User-Version, mit der die Verwaltung unbegrenzt vieler Kontakte kostenlos möglich ist. Auf ein paar der beschriebenen Funktionen muss man allerdings verzichten. Mit dem Startup-Paket kann man für 149 USD/Jahr (bei jährlicher Einmalzahlung, bei monatlicher Zahlung sind es 171 USD/Jahr) unbegrenzt viele offene Stellen bearbeiten.
So schneidet Breezy HR im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.
Personaleinsatzplanung: TSheets
Mit
lassen sich die eigenen Angestellten im Auge behalten. So kann sichergestellt werden, dass sie zur richtigen Zeit an der richtigen Aufgabe arbeiten. Arbeitszeiten, aktueller Aufenthaltsort einzelner Personen, Arbeitsaufträge, Urlaubszeiten, Projekt-Zwischenstände: Mit TSheets hat man alles immer im Blick. Darüber hinaus haben Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, ihre Stundenzettel mit einfachen Textnachrichten flexibel anzupassen.Mit der Crew-App lassen sich sogar die Zeiten der ganzen Belegschaft auf einen Blick anzeigen. Auch Kranken- und Urlaubstage sowie bezahlte Freistellungen können erfasst werden. Ebenso interessant ist die Tatsache, dass die Terminplanung mit der Zeiterfassung verknüpft ist. So lassen sich Zeitpläne für einzelne Kollegen leicht erstellen und überarbeiten. Es ist zudem möglich, Teammitglieder per SMS, E-Mail oder Push-Benachrichtigung über Änderungen zu informieren. Wenn eine Schicht oder Aufgabe nicht wie geplant begonnen wird, ergehen automatisierte Benachrichtigungen.
Es gibt Apps für iOS und Android, in denen sich Angestellte an- und abmelden, Stundenzettel einreichen, Pausen festhalten können und mehr, ganz einfach von ihrem Smartphone aus. Es gibt sogar eine GPS-Tracking-Funktion, mit der sich der aktuelle Aufenthaltsort Einzelner bestimmen lässt, auch das kann sehr praktisch sein.
Zu guter Letzt: TSheets lässt sich in Anwendungen wie Quickbooks, Microsoft Outlook, Google Calendar und mehr integrieren.
Preise: Die monatliche Mindestgebühr beträgt 16 USD plus 4 USD für jeden User. Außerdem gibt es eine kostenlose Variante für einen Nutzer bzw. eine Nutzerin, mit der beliebig viele Projekte betreut werden können.
So schneidet TSheets im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.
Mitarbeiterbeurteilung: Trakstar
ist eine Cloud-Lösung für die Mitarbeiterbeurteilung und liefert alle Informationen, die zu einer effizienten Leistungsbeurteilung nötig sind. Zu den grundlegenden Funktionen gehören 360-Grad-Feedback, die Verwaltung von Personalakten, ein Editor zur Prozesserstellung und Berichte über die Voreingenommenheit der Bewertenden.
Letztere helfen Führungskräften dabei, die jeweilige Leistung unvoreingenommen und sorgfältig zu bewerten. Die Echtzeitberichte liefern Einsichten, helfen bei der Auswertung der Leistung einzelner Angestellter und identifizieren Leistungsträger. Mit der Anwendung lassen sich eigene Bewertungsbögen erstellen, SMART-Ziele für Mitarbeiter*innen festlegen und flexible Arbeitsabläufe kreieren. Zusätzlich gibt es eine Option, mit der Führungskräfte und Belegschaft Ziele zu ihren Bewertungen hinzufügen und ihren Fortschritt auf dem Weg dorthin festlegen können.
Ebenfalls sehr hilfreich ist der Prozess-Editor, mit dem sich jederzeit sehen lässt, wie weit der Bewertungszyklus fortgeschritten ist.
Trakstar bietet unter anderem Integrationen mit Okta, OneLogin und der G Suite.
Preise: Das Jashresabo kostet bei bis zu 25 Mitarbeiter*innen 3.800 USD.
So schneidet Trakstar im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.
Buchhaltung: Zoho Books
ist eine Online-Buchhaltungslösung und wurde speziell dafür entwickelt, die Finanzen einer Firma immer und überall im Blick behalten und verwalten zu können. Das Tool ermöglicht einen besseren Überblick über getätigte Ausgaben, indem es sie in fakturierbare und nicht-fakturierbare Ausgaben unterteilt. Außerdem legt es Rechnungen, Kostenvoranschläge und Gutschriften ab. Angebote lassen sich mit nur einem Klick in Rechnungen umwandeln.
Zu den besten Eigenschaften von Zoho Books gehört definitiv die Tatsache, dass es sich in Zahlungssysteme wie PayPal, Worldpay oder Stripe integrieren lässt. Auch Bank- und Kreditkartenkonten lassen sich einbinden, sodass alle Buchungsvorgänge im Blick bleiben, ganz gleich, ob Einzahlungen, Überweisungen, Abgänge oder andere. Für grenzüberschreitende Zahlungen können außerdem andere Währungen und Wechselkurse im Zoho-Konto hinterlegt werden.
Mit Apps für Android und iOS lassen sich Rechnungen und Angebote direkt vom Mobilgerät aus versenden. Eine mit Apple Maps verknüpfte GPS-Integration ermöglicht außerdem die Berechnung zurückgelegter Strecken und der damit verbundenen Kosten. Auch Fotos von Belegen wie Spesenquittungen lassen sich vom Smartphone aus hochladen und sofort mit der entsprechenden Ausgabe verknüpfen.
Preise: Das Basispaket ist für 9 € pro Organisation und Monat erhältlich, das beliebteste Paket (Standard) für 19 € pro Organisation und Monat.
So schneidet Zoho Books im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.
Auftragsverwaltung: SpringCM
ist dazu da, Aufträge, Verträge und andere Dokumente einfach zu verwalten. Die Software automatisiert Prozesse und Nutzer*innen können aus bereits genehmigten Vorlagen schnell und einfach neue Verträge erstellen. Diese können dann gemeinsam bewilligt und unterzeichnet werden, die Unterstützung elektronischer Signaturen beschleunigt den Vorgang zusätzlich.
SpringCM legt zentrale Archive an, was die Verknüpfung von ortsfesten und mobilen Geräten erleichtert. Die Dokumentenhistorie bleibt nachvollziehbar und bei Bedarf kann auf ältere Versionen zurückgegriffen werden. Hierbei sind ausführliche Kommentare möglich, zudem können Benachrichtigungen ausgelöst werden, um andere Teammitglieder von Vertragsänderungen in Kenntnis zu setzen.
Darüber hinaus lässt sich SpringCM mit einer ganzen Reihe an Business-Software verknüpfen, unter anderem mit Salesforce und Office 365. Über die REST API-Schnittstelle kann außerdem auf eine Reihe von Onlinediensten zugegriffen werden.
Preise: Das Basispaket ist für 29 USD pro Nutzer*in und Monat erhältlich.
So schneidet SpringCM im Vergleich zu anderen Business-Apps ab.
