5 Apps mit Spitzenbewertungen für die Projektzeiterfassung im Team

Veröffentlicht am 11.3.2019 von Ankita Singh und Ines Bahr

Artikel teilen

5 Apps zur Projektzeiterfassung

Die Stunden, die man mit seinem Team an einem Projekt arbeitet, manuell zu berechnen, ist nicht unmöglich, aber auch nicht ohne Risiko: Schlimmstenfalls verrechnet man sich und sendet dem Kunden eine falsche Zahl. Ist sie zu niedrig, verliert man Geld. Ist sie zu hoch, muss man eine Übersicht einreichen und Rechenschaft über die eigene Projektzeiterfassung ablegen. Und möglicherweise bekommt der Projektmanager Ärger.

Solche Situationen schädigen die Beziehungen und das Vertrauensverhältnis zu den eigenen Kunden. Schlimmstenfalls verliert man sogar einen.

Jedes kleine Unternehmen, das etwas auf seinen Ruf gibt, sollte alles daran setzen, Fehler bei der Projektzeiterfassung zu vermeiden. Jedoch erfassen immer noch 62 Prozent der kleinen Unternehmen mit Mitarbeiter*innen auf Stundenbasis die Projektzeit auf Papier oder mithilfe von Tabellenkalkulationen, die ein hohes Fehlerrisiko mit sich bringen.

Wer der Konkurrenz einen Schritt voraus bleiben und teure Fehler vermeiden will, benötigt Projektmanagement-Software zur Projektzeiterfassung. Dadurch wird nicht nur der Workflow gestreamlined, sondern auch genau festgehalten, wie viele Stunden an einem Projekt gearbeitet wurden. Ungenauigkeiten kosten letztendlich Geld und schaden dem Ruf und der Beziehung zu Kunden.

Wir haben eine Liste der fünf am höchsten bewerteten Apps zur projektbezogenen Zeiterfassung zusammengestellt (in alphabetischer Reihenfolge basierend auf GetApp-Nutzerbewertungen), damit Unternehmen nicht in die Zeitfalle geraten. Weitere Informationen zu unserer Vorgehensweise stehen am Ende des Artikels.

ActiveCollab: Stundensätze festlegen und Zeit erfassen

ActiveCollab ist ein Projektmanagement-Tool mit Funktionen zur Aufgabenverwaltung und -planung, zur Zusammenarbeit sowie zur Zeit- und Budgetverfolgung. Nutzer*innen können Anfangsdaten, Deadlines, Labels und mehr hinzufügen und so sicherstellen, dass alle Aufgaben termingerecht erledigt werden.

So funktioniert die Projektzeiterfassung mit ActiveCollab:

  • Über die Registerkarte „Time“ können die Arbeitszeit und eine Beschreibung der Aufgabe hinzugefügt werden. Wird diese Registerkarte über das Dashboardmenü geöffnet, werden alle gespeicherten Einträge angezeigt, anhand derer korrekte Rechnungen geschrieben werden können.
  • Die Timer-App für Projekte und Arbeit kann jederzeit gestartet, pausiert oder angehalten werden. Die App funktioniert wie eine Stoppuhr und läuft im Hintergrund. Alle Aufgaben werden in einer Liste zusammengefasst, die auch angezeigt wird, ohne dass man sich bei der Haupt-App von ActiveCollab anmelden muss.
  • Die Zeiterfassung wird in alle Projekte umfassenden Berichten festgehalten, in denen die abrechenbaren Zeiten hervorgehoben werden können. Weiterhin gibt es Berichte für abgeschlossene und laufende Projekte sortiert nach Tag, Woche, Monat oder Jahr.
  • Aufgrund des geschätzten Arbeitsaufwands für ein Projekt kann ein Kostenvoranschlag erstellt werden. Nach Beginn des Projekts lässt sich diese Schätzung in ein Projekt umwandeln, ohne dass die ganzen Angaben erneut eingegeben werden müssen.
  • Anhand der einsehbaren noch nicht in Rechnung gestellten Stunden lässt sich der Effektivverdienst berechnen: Eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiter zu motivieren, da sie so den tatsächlichen Wert ihrer Zeit erfahren.

Projektzeiterfassung mit ActiveCollab

 

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen gefällt die Desktop-App zur Zeiterfassung, in der zugewiesene Aufgaben an einem Ort aufgelistet werden und sie deren Zeitaufwand festhalten können.
  • Sie berichten positiv, dass sie für jedes Projekt Stunden eingeben, die Projekte visuell im Kalender nachverfolgen sowie Kosten und Stunden überprüfen können.
  • Einige Nutzer*innen finden, dass die App langsam lädt und sie deswegen Zeit verlieren. Weiterhin wünschen sie sich eine Verbesserung der Benachrichtigungsfunktion, sodass sie daran erinnert werden, wenn ein Projekt sich dem Ende nähert.
  • Andere Nutzer*innen würden gerne erweitere Funktionen zur Berichterstellung sehen, da es zurzeit schwierig ist, die Zeit für einen Kunden in einem Bericht zusammenzufassen.

Wer sollte ActiveCollab nutzen?

ActiveCollab eignet sich am besten für Außendienstmitarbeiter*innen, da sie unterschiedliche Stundensätze für verschiedene Arten von Aufträgen eingeben können. Sie haben die Möglichkeit, die erbrachte Zeit für einzelne Aufgaben festzuhalten, um so korrekte Zahlungen basierend auf den Standardpreisen eines Unternehmens zu erhalten.

 

Weiterhin passt die Lösung auch zu kleinen, kreativen Unternehmen, die z. B. Jobs in den Bereichen Design, Texten und Werbung an Selbstständige auslagern. Diese wiederum können mühelos ihre Zeiten erfassen und ihre Budgets verwalten.

Everhour: Zeitlimits für Projekte festlegen und Budgetüberschreitungen vermeiden

Everhour ist eine cloudbasierte Software zur Zeiterfassung, die das Projektmanagement im gesamten Projektlebenszyklus unterstützt. Es gibt Funktionen für Aufgabenverwaltung, Budgetierung, Ressourcenplanung, Ausgabenüberwachung und Rechnungsstellung. Teams können den Projektfortschritt überwachen und mit einem Blick feststellen, wie das Projekt voranschreitet.

Funktionen zur Zeiterfassung in Everhour:

  • Die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit kann in jedem Browser festgehalten werden (z. B. Safari, Chrome, Firefox). Dafür muss man einfach den Timer starten und die verbrachte Zeit einem Projekt hinzufügen. Dies ist möglich, ohne zwischen verschiedenen Apps zu wechseln.
  • Mit nur einem Klick kann auf Basis abrechenbarer Zeit eine Rechnung erstellt werden. Auch an den Kunden können fehlerfreie elektronische Rechnungen geschickt werden.
  • Über das Live-Dashboard lässt sich jederzeit feststellen, wer seine Zeit nicht festgehalten hat und wer wann an welchem Projekt arbeitet. In den Mitgliederprofilen sieht man, woran jedes Mitglied gearbeitet hat, sowie Details zu den einzelnen Zeiteinträgen.
  • In der Projektübersicht können die aufgewendete Zeit und die Kosten angezeigt werden. Hier kann der Gewinn berechnet werden, genau wie die Zeit, die jedes Mitglied bis zum Abschluss einer zugewiesenen Aufgabe aufgewendet hat. Mithilfe dieser Informationen können u. U. Schritte zur Verbesserung und Optimierung einzelner Mitglieder unternommen werden.
  • Vergisst ein Mitglied, vor dem Wechsel zu einer neuen Aufgabe seinen Timer anzuhalten und dann neu zu starten, wird eine Benachrichtigung versendet. Weiterhin wird eine automatische Erinnerung verschickt, wenn ein Timer für ein Projekt nicht gestartet wird.
  • Um zu vermeiden, dass das Budget überschritten wird, kann ein Zeitlimit für einen Nutzer, ein Projekt oder einen Kunden festgelegt werden.
  • Mithilfe von Filtern für Zeitspannen, Projektnamen und Teammitglieder ist es möglich, auch individuell angepasste Berichte zu erstellen. Zur besseren Lesbarkeit lassen sich die Zeiten zum nächsten Wert runden. Die Daten sollten jederzeit aktualisiert werden, sodass das Tool für das Projektmanagement immer auf dem neusten Stand ist.
Projektzeiterfassung mit Everhour
Manuelle Zeiterfassung in Everhour

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen gefällt die Integration von Everhour in Asana, wobei der Timer eingebettet wird und die Zeit für einzelne Projekte so jederzeit einfach festgehalten werden kann.
  • Nutzer*innen haben den Eindruck, dass ihre Zeit korrekt aufgezeichnet wird, was sie bei der Rechnungsstellung unterstützt. Weiterhin gefällt ihnen die Funktion zur Schätzung des Zeitaufwandes und somit der Kosten.
  • Einige Nutzer*innen wünschen sich einen Eintrag für eine Pauschale.
  • Einige wünschen sich eine Version für Einzelpersonen, die ihre Zeit erfassen und die Arbeitszeit in Echtzeit überblicken möchten.

Wer sollte Everhour nutzen?

Everhour eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen, die mit Freiberuflern und Auftragnehmern arbeiten. Das Tool bietet die Möglichkeit, eine Obergrenze für die Zeit festzulegen, die Nutzer*innen oder ein Team an einem Projekt verbringen dürfen, sodass bei zeitlich gebundenen Projekten und Projekten mit kleinem Budget die Kosten nicht überschritten werden.

Mavenlink: Zeiten von Teammitgliedern in Projekten erfassen

Mavenlink ist eine SaaS-basierte Software für das Projektmanagement und die Ressourcenplanung, die auch Funktionen für Projektabrechnung, Teamzusammenarbeit und Analyse umfasst.

Folgende Zeiterfassungs-Features in der App erleichtern das Projektmanagement:

  • Über die Registerkarte „Track Time“ im Header „Menü“ kann die Zeit für ein Projekt erfasst werden. Diese kann während der Arbeit an einem Projekt oder am Ende des Tages/der Woche eingegeben werden.
  • Anhand von Stundenzetteln erhalten Nutzer*innen eine Tabellenübersicht über die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden einer Woche. Diese Übersicht kann auch dem Kunden vor der Rechnungsstellung zum Einverständnis vorgelegt werden. Einträge in den Stundenzettel können jederzeit gelöscht, geändert und gespeichert werden.
  • Über die Funktion zur Berichterstellung sehen Nutzer*innen die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, die Gesamtzeiten einzelner Personen, die tatsächlich verbrachte Zeit im Vergleich zur geschätzten, die projektübergreifende Internetauslastung (vorteilhaft für die Optimierung der Bandbreite) und weiteres. So kann auch festgestellt werden, wer geschätzte Zeiten überschritten hat, damit zukünftige Projekte entsprechend angepasst werden.
  • Mithilfe der „Rate Cards“, auf denen Stundensätze für einzelne Aufgaben basierend auf dem Marktstandard verzeichnet sind, können Abrechnungssätze über Rollen und Währungen hinweg standardisiert werden. Durch die Zeiterfassung behält man die Ausfallquote für das Projekt im Blick und hilft Mitarbeitern, ihren Gewinn zu berechnen.
  • Wenn die Projektleitung zustimmt, können zusätzliche Mitglieder zu einem Projekt hinzugefügt werden.
Projektzeiterfassung mit Mavenlink
Geschätzte und tatsächlich aufgewendete Arbeitszeit in Mavenlink erfassen

Trends beim User-Feedback

  • Nutzer*innen wissen den Bedienkomfort von Mavenlink zu schätzen, genau wie die einfache Erstellung von Rechnungen und die Unterstützung bei der Lohnabrechnung.
  • Nutzer*innen mögen auch die Zeiterfassung über das Chrome-Plug-in. Sie müssen so nicht die Website der Software besuchen und können trotzdem ihre Stundenzettel ausfüllen und Zeiten für bestimmte Aufgaben hinzufügen.
  • Einige Nutzer*innen wünschen sich einen mehrstufigen Genehmigungsprozess für den Stundenzettel. Weiterhin sollte der Button für die Zeiterfassung größer und besser sichtbar sein.
  • Andere Rezensenten würden gerne die Zeit an einem Projekt pausieren und zu einem anderen Projekt wechseln können, d. h. die Zeit für mehrere Projekte separat festhalten.

Wer sollte Mavenlink nutzen?

Mavenlink ist ideal für global verteilte Teams oder Personen, die ständig unterwegs sind (z. B. im Vertrieb oder Support). Projektleiter*innen oder Manager*innen können Stunden für Teammitglieder hinzufügen. So ist das Projekt immer auf dem neusten Stand, ohne dass einzelne Mitglieder ihre Stunden eingeben müssen (besonders, wenn sie unterwegs sind).

Teamwork Projects: Tags zur visuellen Kategorisierung

Teamwork Projects ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Lösung mit einem Dashboard, über das Teams ihren Fortschritt und ihre Deadlines nachverfolgen, ihre Aufgaben planen und mithilfe von Chats, Nachrichten und Kalendern zusammenarbeiten können. Das Tool hat auch Funktionen zur Zeiterfassung und Rechnungsstellung basierend auf protokollierten Stunden.

Teamwork Projects bietet folgende Features zur Zeiterfassung:

  • Die Zeit für jedes Projekt kann geschätzt werden, um den Ressourcenbedarf zu planen. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, wird die tatsächlich aufgewendete Zeit manuell eingegeben. Über die Option „Billable hours“ nutzt das System die eingegebene Zeit zur Abrechnung. Die hinterlegten Zeiten können unterteilt nach Projekt angezeigt, gefiltert und bearbeitet werden.
  • Der Timer arbeitet im Hintergrund über den Browser und kann jederzeit pausiert werden. Es ist möglich, mehrere Timer für verschiedene Projekte zu haben, jedoch läuft immer nur einer, um die Zeit für ein bestimmtes Projekt festzuhalten und abzuspeichern. Der Timer pausiert automatisch, wenn sich der Computer im Ruhezustand befindet.
  • Den erfassten Zeiten können Tags hinzugefügt werden, sodass sie einfach zu identifizieren und nach Aktivitäten zu sortieren sind.
  • Übersichten zu Kunden geben Einblick in den Zeitaufwand, den ein einzelnes Teammitglied oder ein gesamtes Team für ein Projekt geleistet hat. Diese Berichte können als CSV- oder PDF-Datei exportiert und mit den Teammitgliedern geteilt werden.
Projektzeiterfassung mit Teamwork Projects
Feature zur automatischen Pausierung in Teamwork Projects

Trends beim User-Feedback

  • Die Teamwork Projects-Funktionen für die Zeiterfassung werden als benutzerfreundlich angesehen und zeigen für jede Aufgabe auch die geschätzten Stunden an. Nutzer*innen können in einer umfassenden Übersicht alle ihre Projekte anzeigen und ihren Fortschritt im Auge behalten.
  • Rezensenten gefallen die anpassbaren Berichte zu ihrer Zeit und ihrem Arbeitspensum. Sie erhalten so einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben und können ihre Ressourcen gezielt einsetzen.
  • Beim Feature zur Zeiterfassung wünschen sich Nutzer*innen detailliertere Daten, benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten und eine bessere visuelle/grafische Darstellung.
  • Die Abrechnungs- und Kalenderfunktionen werden als nicht hilfreich und benutzerunfreundlich empfunden. Weiterhin sollten die Stunden nach Abrechnungen aufgeteilt werden können.

Wer sollte Teamwork Projects nutzen?

Teamwork Projects eignet sich hervorragend für Teams mit mehreren Projekten. Mithilfe der Funktion zur Zeiterfassung kann ein Projektmanager das Projekt von Anfang bis Ende betreuen.

Auch kleine Unternehmen auf der Suche nach einer Projektmanagement-Suite sollten Teamwork Projects in Betracht ziehen. Sie können damit Kosten sparen, da sie nicht in verschiedene Tools für die Projektzeiterfassung und die einzelnen Aspekte des Projektmanagements investieren müssen.

Wrike: Zeit erfassen und mehrere Projekte leicht verwalten

Wrike ist eine Projektmanagement- und Kollaborationslösung, mit der Projekte in einem zentralen Arbeitsbereich organisiert werden. Nutzer*innen können Projektaktualisierungen über den Activity Feed für Gruppen anzeigen, wichtige Dateien mit ihren Teams teilen und eine Übersicht über alle Aufgaben erhalten sowie die Zeit für Projekte erfassen, um die termingerechte Lieferung sicherzustellen.

In Wrike bietet das Feature zur Zeiterfassung folgende Möglichkeiten:

  • Einträge können manuell hinzugefügt, Stunden oder Minuten eingetragen und eine kurze Beschreibung der ausgeführten Aufgaben hinterlassen werden. Alle Einträge werden in Aktivitätenstreams aufgezeichnet, die in einer Timelog-Ansicht zur Verfügung stehen. In dieser Ansicht werden auch alle Einträge den Aufgaben oder Unteraufgaben zugeordnet.
  • Zeit wird automatisch mit dem Timer erfasst. Dieser kann pausiert, gestartet und angehalten werden, sobald das Projekt/die Aufgabe abgeschlossen ist. Wird zu einer anderen Aufgabe gewechselt, pausiert der Timer die aktuelle Aufgabe und erfasst dann die neue.
  • Der Report-Generator erstellt benutzerdefinierte Berichte für die einzelnen Projekte basierend auf den eingetragenen Zeiteingaben. Berichte können nach Bedarf geteilt, bearbeitet und gelöscht werden.
Projektzeiterfassung mit Wrike
Manuelle Zeiterfassung in Wrike

Trends beim User-Feedback

  • Einige Nutzer*innen erwähnen die Zeitleiste, in der der Projektfortschritt angezeigt wird. Hier können die Projektzeitleisten angepasst und, basierend auf vorhandenen und möglichen Problemen, die Gesamtzeit geschätzt werden.
  • Anderen Nutzer*innen gefällt, dass sie die Stunden für interne und externe Teammitglieder verwalten und die Aufgabenansicht nach Stunde benutzerdefiniert anpassen können.
  • Positiv hervorgehoben wird, dass in Berichten die Zeit für Einzelpersonen und Teams getrennt festgehalten werden kann. Jedoch wünschen sich manche, dass ihre Angestellten die Zeit erfassen können, ohne dass sie mit ihnen die Lizenz zum Erstellen oder Bearbeiten von Aufgaben teilen müssen.
  • Einige Nutzer*innen merken an, dass die Zeiterfassung einfacher sein könnte und es eine Weile dauert, bis man sich an die Benutzeroberfläche gewöhnt hat. Weiterhin würden sie gerne die Zeit ändern können, die einer Aufgabe hinzugefügt wurde, ohne alles zu löschen und von vorne anfangen zu müssen.

Wer sollte Wrike nutzen?

Die Funktionen für die Zeiterfassung sind beschränkt, jedoch verfügt Write über umfassende Funktionen für das Projektmanagement und die Zusammenarbeit. Es eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen und wachsende Teams, die ein Tool mit Grundfunktionen bei der Zeiterfassung und umfassender Funktionalität im Projektmanagement benötigen.

Nächste Schritte bei der Projektzeiterfassung

Die Zeiterfassung ist eine äußerst wichtige Komponente für den Erfolg eines Projekts. Unternehmen sollten daher sorgfältig ein Tool für die projektbezogene Zeiterfassung auswählen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden effizient nutzen.

Bei der Wahl einer Software zur Projektzeiterfassung empfiehlt es sich, auf folgende Punkte zu achten:

  • Zuerst sollten Informationen über verschiedene Lösungen eingeholt und dann zwei bis drei Optionen in die engere Auswahl genommen werden, um diese vor dem Kauf mit den Stakeholdern zu besprechen. Demos, kostenlose Test- und Freemium-Versionen geben Einblick in die einzelnen Produkte und zeigen Vor- und Nachteile auf.
  • Sind einige Softwarelösungen in der engeren Auswahl, muss auch unbedingt noch ein Blick auf die Preismodelle erfolgen, sodass nach dem Kauf keine unerwarteten Kosten auftreten. Installationskosten müssen hierbei genauso berücksichtigt werden wie die Skalierbarkeit des Produkts. (Insidertipp: Hierauf unbedingt achten, die Lösung sollte skalierbar sein.)
  • Es ist von Vorteil, wenn das neue Tool sich in vorhandene Software integrieren lässt. So spart man Zeit, da beim Arbeiten nicht zwischen verschiedenen Apps gewechselt werden muss und die Synchronisation der Daten automatisch verläuft.
  • Auch für Training und Support fallen weitere Kosten an und es gibt eine Vielzahl an Angeboten, z. B. 24-Stunden-Support über Telefon, Chat oder E-Mail. Je steiler die Lernkurve, desto mehr Zeit und Geld müssen investiert werden. Hier muss in Betracht gezogen werden, welchen Bedarf das Unternehmen hat und welche Mittel dafür zur Verfügung stehen.

VORGEHENSWEISE

Die in diesem Artikel vorgestellten Lösungen sind Softwaresysteme für das Projektmanagement mit Funktionen zur Zeiterfassung. Zum Zeitpunkt der Entstehung dieses Artikels (die Woche vom 4. Dezember 2018) hatten sie von allen rezensierten Produkten die besten Bewertungen erhalten. Die Liste der am höchsten bewerteten Apps wurde folgendermaßen zusammengestellt:

  • Es wurde nach Projektmanagement-Produkten gefiltert, die über Funktionen zur Zeiterfassung verfügen. Die Liste der 50 Produkte wurde dann in absteigender Reihenfolge sortiert, d. h. die Produkte mit den meisten Rezensionen standen oben. Von den 10 Produkten mit der höchsten Anzahl an Bewertungen wurden die fünf mit den besten Rezensionen in die engere Auswahl genommen.
  • Der in diesem Artikel für jedes Produkt erwähnte Abschnitt „Trends beim User-Feedback“ basiert auf der Analyse der Reviews, die Nutzer*innen des Produkts bei GetApp hinterlassen haben.
  • Weitere Informationen in diesem Artikel wurden auf den Websites der Anbieter und, wo erwähnt, über sekundäre Quellen gesammelt.

Artikel teilen


Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten.